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Todas las respuestas sobre las dietas y el kilometraje

Posteado por: Rosa Castellnou | 03/04/2018 | Categorias: Gestión de gastos, Gastos de representación

Los costes que un empleado genera al realizar sus tareas profesionales en un lugar distinto a su puesto de trabajo habitual son conocidos como gastos de viaje o de empresa. En este artículo respondemos a algunas preguntas habituales relacionadas con los dos conceptos especialmente comunes dentro de los gastos de viaje de empresa: las dietas y el kilometraje. 

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1. Conceptos básicos
2. Modelos básicos
3. Justificación, reclamación y liquidación
4. Regulación
5. Importes
6. Diferencias entre gastos de representación y gastos de viaje
7. Buenas prácticas
8. Herramientas para una gestión más eficiente

1. Conceptos básicos

Cuando los trabajadores se ven obligados a desplazarse o realizar tareas fuera de su lugar habitual de trabajo, es importante que tengan claro en qué casos la empresa debe pagar un complemento salarial o no por ese motivo. De una forma muy concreta, esto sucede con los llamados gastos de dietas y kilometraje

dietas-y-kilometraje.png¿Qué es una dieta?

Una dieta es la cantidad económica que la empresa destina a cubrir los gastos relacionados con la manutención y con la estancia que el empleado incurre durante un viaje por trabajo. En muchos casos, la dieta es una agrupación de conceptos que cubre de forma genérica los gastos generados. La empresa paga una cantidad fija por un concepto en vez
de una cantidad exacta por cada gasto.

Las dietas agrupan dos conceptos fundamentales:

  • Manutención: gastos destinados a la manutención del empleado.
  • Gastos de estancia: gastos relacionados con el alojamiento.

¿Qué es el kilometraje?

El kilometraje es el importe económico con el que la empresa compensa al empleado por el uso de su vehículo privado con finalidades relacionadas con el negocio. Cubre tod aquellos gastos que se derivan del uso del vehículo por motivos laborales: combustible, desgaste, impuestos, seguro, etc. Por otro lado, no cubre gastos adicionales como peajes y parkings ya que se pagan a parte.

2. Modelos básicos

Cada empresa debe elegir el modelo que mejor se adapte a sus intereses y a los intereses de sus trabajadores. Entre los modelos de gestión de este tipo de gastos encontramos tres destacados:

  • Modelo fijo. En este caso la empresa fija una cantidad para uno o un conjunto de gastos. De esta forma, la compañía dietas-y-kilometraje-regulacion.pngrenuncia a un control exacto del gasto para facilitar las tareas relacionadas con la revisión y validación de los gastos de viaje. La dieta se convierte en una asignación máxima de la que el trabajador puede disponer para sufragar un gasto de empresa.

  • Modelo por gasto. En este caso, el gasto se debe justificar mediante un comprobante y/o factura. Por tanto, existe mayor visibilidad sobre la cantidad del gasto y se reembolsa de forma exacta, pero las tareas de revisión se complican, ya que es necesaria la gestión de todo este material adicional que sirve como comprobante.

  • Modelos mixtos. En algunos casos, algunos gastos se gestionan con dietas y otros en base a comprobantes. Otro caso es aquel en que hay una dieta establecida pero se ha de justificar con un conjunto de tiques. La empresa elige si remunera por la cantidad exacta que conforma la agrupación o redondea la cifra a la cantidad concreta que supone una dieta que, por otra parte, marca la cifra máxima que el gasto puede alcanzar.

3. Justificación, reclamación y liquidación

El proceso a seguir para la reclamación de los gastos de dietas y kilometraje debe quedar perfectamente aclarado en la política de gastos de viaje. Es aconsejable informarse sobre las políticas de empresa en cuanto a gastos de viaje, ya que será el marco que establece la empresa en cuanto a proceso y elementos necesarios para la justificación de cualquier gasto de viaje.

dietas-y-kilometraje-dieta.pngEs conveniente detallar todo el proceso de principio a fin, empezando con todos los elementos necesarios para su justificación y detallando los pasos que se seguirán para su reclamación, aprobación y liquidación.


1/ Justificación

Para las dietas, la empresa puede exigir información contextual del viaje, como por ejemplo el nombre del cliente visitado, las personas que han asistido a la reunión o a la comida, el motivo del viaje, la aprobación del supervisor o incluso comprobantes específicos de los gastos realizados. Del mismo modo, e independientemente de su forma de liquidación, en algunos casos se requiere también la presentación de los documentos justificantes correspondientes.

Para los gastos relacionados con la locomoción o los recibos relacionados con peajes, aparcamiento, se suele informar de factores como el objetivo del viaje y el cliente visitado. Puede suceder que se use algún tipo de tarjeta de viajes que incluya conceptos como gasolina, reparaciones y peajes. En este caso, el proceso de gestión queda integrado, pero es usual tener que presentar el tique como comprobante.

Para la justificación de los kilómetros, se suele indicar simplemente el punto de origen y el de destino, sin ningún comprobante adicional.

2/ Estos justificantes fundamentan el proceso de reclamación. Como gastos de viaje, se incluyen en la liquidación del viaje u orden de pago.

3/ Liquidación

Tanto las dietas como el kilometraje tienen carácter compensatorio, por lo que su reembolso por la empresa queda excluido de la categoría de salario. La empresa puede abonar los gastos por orden de gasto, semanal o mensualmente en la nómina o con un pago fuera de ella. Hay que tener en cuenta que el tratamiento fiscal de la remuneración de estos gastos es particular, ya que bajo ciertos límites no tributan ni cotizan.

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4. Regulación

La política de gastos de empresa es una pieza clave en todo el proceso de gestión de gastos, ya que es el documento que recoge la normativa que regula cualquier factor o proceso relacionados con los gastos de viaje. Éste es el lugar natural donde definir los mecanismos de control que pongan orden en el campo de los gastos de viaje. Entre otros, debe incluir información sobre qué tipos de dietas dispone la empresa para sus trabajadores, condiciones para su reclamación, si se requiere algún tipo de aprobación por parte de un responsable y los mecanismos de justificación.

Dado que los gastos relacionados con las dietas y la locomoción afectan al trabajador se negocian con el comité de empresa y se incluyen en el Convenio Colectivo. Como afectan al viajero, también se incluyen en la política de viajes, normalmente en un anexo que es más flexible que la propia política de viajes. Los importes de dietas y kilometraje están sujetos  a modificaciones, ya sea por decisiones internas de la empresa o por causas externas como cambios en la legislación o en la fiscalidad. Se suelen fijar actualizaciones anuales o para varios años, añadiendo el incremento del IPC y a veces un porcentaje adicional.

5. Importes

En definitiva, hoy se incluye en las bases de la cotización conceptos que antes estaban exentos y se tienen que justificar dietas-y-kilometraje-alojamiento.pngcorrectamente cada uno de los gastos. Los conceptos que se incluyen en la base de cotización a la SS son los que están por encima de los siguientes límites:

  • Gastos de alojamiento: en municipio distinto, exceso del importe justificado.

  • Gastos de manutención con pernocta, en España: en municipio distinto, exceso de 53,34 €/día.

  • Gastos de manutención con pernocta, en el extranjero: exceso de 91,35 €/ día.

  • Gastos de manutención sin pernocta, en España: en municipio distinto, el exceso de 26,68 €/día 11.

  • Gastos de manutención sin pernocta, en el extranjero: exceso de 48,08 €/ día.

  • Kilometraje: exceso de 0,19 € / km. Es importante tener en cuenta el concepto de “municipio distinto”, ya que esto implica que cotiza la totalidad de los gastos de manutención y estancia de los empleados cuando desarrollan su trabajo en el mismo municipio que su lugar de trabajo habitual.

Además, hay que remarcar la importancia de la justificación de estos gastos. En caso, por ejemplo, de pagar a un trabajador un importe fijo y periódico, sin que existan justificantes y que no compense un desplazamiento en concreto, deberá cotizarse y tributarse por su totalidad, ya que se considerará como un complemento salarial más.

6. Diferencias entre gastos de representación y gastos de viaje

La diferencia fundamental entre los gastos de representación y los de viaje es que, mientras los primeros están destinados, como su propio nombre indica, a “representar” a la empresa ante clientes y proveedores, los gastos de viaje son los generados por la propia actividad de la fuerza de venta. Por lo tanto, ejemplos de gastos de viajes serían: los desplazamientos, las carreras de taxi, la manutención o el alojamiento de los empleados (en su mayor parte del departamento comercial).

Pese a que pertenecen a partidas presupuestarias diferentes, en ciertas ocasiones los gastos de representación y de viajes se solapan y confunden, como por ejemplo una cena con clientes después de un seminario.

Si quieres leer más sobre Gastos de Representación, descárgate nuestra guía en  PDF aquí.
 

7. Buenas prácticas

  • Marcar claramente las reglas del juego

La empresa debe tener definido en el convenio colectivo, en la política de gastos de viaje, qué acepta como dieta y kilometraje y qué no. Un convenio al que, evidentemente, tendrán acceso todos los trabajadores. De esta manera, se marcan de una manera clara las reglas del juego.

  • El presupuesto

Una vez reflejado en el convenio colectivo los límites de las dietas y los gastos por kilometraje, la empresa y, en concreto, el departamento de administración y finanzas debe marcar una partida presupuestaria para este tipo de gastos. De esta manera, cuando el trabajador deba realizar un desplazamiento corporativo conocerá los límites en su presupuesto. Hecho que probablemente ayudará a la contención de este tipo de gastos tanto desde el punto de vista de la empresa como del trabajador.

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  • Informar de los límites

Por tanto, el trabajador en movilidad recurrente conocerá la política de gastos de viaje de la empresa y los límites y supervisión que realiza habitualmente. Una dinámica fructífera en ambos lados de la moneda. Tanto desde la empresa como del trabajador, principal interesado en el reembolso justo de este tipo de gastos de viaje.

  • Llevar un control del listado de las facturas, pero también recoger y archivar adecuadamente recibos de todos ellos.

  • Digitalizar y automatizar el proceso de gestión de gastos de viaje

Para finalizar, contar con una plataforma de gestión de gastos de viaje que digitalice y automatice el proceso puede aportar múltiples ventajas. Por un lado, va a permitir tener  los gastos bajo control. Es decir, ordenados y que cumplan los límites establecidos por la empresa. Por otro, el report de los gastos de viaje a través de una solución digital de estas características aporta información a la empresa para planificar de una manera eficaz los viajes corporativos. Y, en definitiva, ayuda a conocer números reales, compararlos y evitar ser víctima de algún Lazarillo de Tormes.

8. Herramientas

Aunque parece casi imposible, a través de una plataforma de gestión de gastos de viaje de empresa se puede conseguir hacer fácil lo difícil. Es decir, unir en un solo flujo el reportador, revisor y contabilidad. Y es que con un solo click el trabajador, desde su móvil, puede digitalizar los gastos y tenerlos ordenados y guardados para su nota de gastos.
El revisor recibe los informes a tiempo y en contabilidad cuentan con sistema totalmente integrado que les permite tener los gastos bajo control.
 

Así es como Captio agiliza todo el flujo de gestión de los gastos de kilometraje desde el inicio hasta la validación desde eldietas-y-kilometraje-conceptos.png departamento de administración. Con la sencilla captura del tique desde el smartphone, a través del sistema OCR, el justificante queda automáticamente guardado en la nube de la plataforma. Por tanto, ordenado y listo para poder formar parte de una nota de gastos cuándo y dónde se quiera a través de la app. Además, al ser una plataforma de gestión de viajes homologada por la Agencia Tributaria, no es necesario guardar el tique original en papel porque la copia digital es válida a todos los efectos legales.

Por otro lado, desde el punto de vista de la supervisión, Captio ofrece la posibilidad de implementar alertas, en concordancia con la política de gastos de viaje de la empresa. De esta manera, la supervisión se convierte en una tarea mucho más ágil.

Finalmente, en el último paso de la gestión del kilometraje, es decir, la validación desde el departamento de administración, que supone el reembolso para el trabajador que se encuentra en movilidad, Captio mejora la rapidez y aporta orden, control y flexibilidad. Y es que además permite la integración de los gastos en el sistema contable de la empresa.


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