Aprueba con nota tus procesos financieros con Emburse Captio

Ayudamos a tu institución a ahorrar tiempo y dinero en los flujos de trabajo de gestión de gastos y facturas.

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Aprueba con nota tus procesos financieros con Emburse Captio

Instituciones de todo el mundo hacen más humano su trabajo gracias a Emburse Captio

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Soluciones de gastos

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Una plataforma abierta que integra la información de programas de viajes y tarjetas

Emburse ofrece la posibilidad de elegir la empresa de gestión de viajes y la plataforma de tecnología de viajes que mejor encaja en tu institución para hacer circular la información de manera fluida. Y la flexibilidad no termina aquí: Emburse te permite integrar en un solo lugar todos tus programas de tarjetas. Ya sea una tarjeta de viaje, una tarjeta de compra o una tarjeta única, ahora puedes adjuntar el seguimiento y trazar el enrutamiento de aprobación en una misma solución.

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Gestión de viajes y gastos para grupos de investigación, viajes grupales y otras necesidades dentro de tu universidad

Administra las necesidades de generación de notas de gasto y viajes end-to-end tanto con Embalse Captio. Además, obtén una imagen nítida de todos los gastos en un solo lugar gracias a la capacidad de gestión de gasto departamental no relativo a viajes y la posibilidad de enlazar tarjetas de compra y otros programas de tarjetas. Tus equipos de gestión de viajes y finanzas ya no tendrán que auditar manualmente cada gasto gracias a las funciones automatizadas de control del cumplimiento, auditoría y flujos de aprobación. Con Analytics, la plataforma de análisis de datos de Emburse, tu organización podrá visibilizar de forma rápida, fácil e intuitiva en qué y de qué forma se producen los gastos y llevar a cabo ajustes para optimizar la gestión de sus fondos.

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Gastos por departamentos

Entre las funcionalidades de Emburse están la posibilidad de dividir gastos entre varios centros de coste y subvenciones o la asignación automática de gasto, que pre rellena las opciones de cuentas adecuadas y te permite olvidarte de engorrosos códigos de centros de coste etc. Emburse cuenta también con una función extensiva de dietas, que incluye una inmensa cantidad de opciones personalizadas de configuración para el manejo, o la opción de definir las reglas del cumplimento condicional y el enrutamiento de aprobación en función de la fuente que asumirá el gasto.

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Control de presupuestos

Emburse permite la preaprobación de viajes y proporciona una vista panorámica de los gastos antes de que se produzcan. Los presupuestos pueden reservarse en base a importes preautorizados y liquidarse una vez se haya producido el gasto real. Las reglas de negocio posibilitan la comprobación automática del remanente, tanto en el proceso de preautorización como en el de generación de notas de gasto.

"Hemos dejado de invertir más de 40 000 horas al año en procesar notas de gasto y operaciones con tarjetas de compra. Cada año ahorramos unos 3500 kilos de papel... ¡Nos hemos quitado un buen peso de encima!"

Sara
Directora de operaciones - Higher Ed

Gestión de proyectos e imputación de gastos

Menos estrés para los profesorado, administración e investigadores

A través de la integración con tu ERP o sistema de gestión,  realizaremos una exportación de los proyectos existentes con el fin de poder imputar cada gasto en el proyecto correspondiente.Se pueden crear campos personalizados de distinta naturaleza, de texto, numérico, de valores, de tipo si/no, campos anidados, etc.

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Gestión de proyectos e imputación de gastos

Así de simple es el proceso de gestión de gastos que te cambiará la vida

Captura el gasto

Captura el gasto

Se sube el gasto

Se sube el gasto

Entra en fase de revisión

Entra en fase de revisión

Se reembolsa y concilia

Se reembolsa y concilia

Funciones para hacer más humano el trabajo en la educación superior

No dejes que la complejidad en los procesos de gastos y facturación reduzca la capacidad de crecimiento de tu institución. La mayor visibilidad y control que ofrecen nuestras soluciones serán de ayuda a la hora de adaptarte a cualquier cambio.

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Preaprobación para cada gasto

Adelántate a lo que gastas con las opciones de preaprobación y personalización de presupuestos.

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Trabaja sin importar dónde

La tecnología mobile first permite a tu equipo trabajar en el mismo campus desde cualquier parte del mundo.

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Vincula el gastos a centros de coste, financiación, etc.

Genera notas sin esfuerzo vinculando y atribuyendo cada transacción a un centro de coste o subvención específicos.

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Mejora el cumplimiento

Los controles inteligentes garantizan el cumplimiento con la política de empresa y con la legislación.

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Simplifica los flujos de trabajo

Elimina el duro trabajo de enrutamiento de gastos y facturas para aprobaciones.

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Análisis de datos a tu alcance

Toma decisiones empresariales estratégicas e informadas con el apoyo de datos y no la mera intuición.

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Prioriza viajar

Mejora la experiencia de tus equipos, personal docente e «invitados visitantes» a la hora de hacer reservas.

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Usabilidad intuitiva

Diseños de producto galardonados y al alcance de todos los usuarios, para que nadie se quede fuera.

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    Necesitábamos optimizar y centralizar la gestión y los procesos de auditoría de gastos en una sola plataforma. Todo ello fue posible gracias a Emburse Audit, que se integró perfectamente con la solución de gasto de Emburse con la que ya contábamos.

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    Esta solución ha llevado los procesos de rendición de cuentas y auditoría a un nuevo nivel al que no era posible acceder con las herramientas con que contábamos hasta ahora. Ahora podemos realizar un seguimiento para comprobar si se están cumpliendo las reglas de compra y hemos podido reducir tanto la posibilidad de fraude que contamos con la aprobación de las entidades estatales de auditoría de viajes.

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    Estamos felices con la idea de no desperdiciar más papel. La plantilla está encantada de poder sacar una foto y listo. Nunca ha sido tan fácil y eficiente crear y procesar preaprobaciones y notas de gasto.

Crea tarjetas en segundos para ser usadas al instante

  • Gana control en tiempo real, antes y después de que se produzca el gasto.
  • Obtén una conciliación instantánea.
  • Aumenta la satisfacción de tus empleados, evita que tengan que realizar pagos con sus tarjetas.
  • Implementa tu política de gastos de principio a fin.

"Emburse nos ayudó a escoger una solución de gasto y a hacerla única y específica para nuestro contexto de educación superior. Este nivel de personalización, sumado a su sencilla e intuitiva interfaz han sido muy bien recibidas por todo el personal universitario, y nos hemos podido despedir de nuestros queridos (y engorrosos e ineficientes) procesos en papel"

Carrie Meyer
Responsable de administración, Universidad de Minnesota

Organiza de forma inteligente tu viaje. Destino: una gestión de gastos optimizada al 100%.

Comprende dónde te encuentras ahora para llegar a dónde quieres encontrarte en el futuro.

Aproveche nuestra experiencia implantando proyectos en el sector educativo

Independientemente de los desafíos de tu institución, tenemos soluciones personalizadas para ayudaros.