¿Sabes a cuánto pagan el kilometraje las empresas españolas? El precio del kilometraje se estipula en el convenio colectivo de cada empresa, o en su defecto, en el del sector. Además, ahora la reforma de 2023 influye ligeramente en el precio. Sin embargo, el cálculo realizado para llegar a esa cifra es habitualmente desconocido y por eso suele despertar preguntas. Te las respondemos en la nueva edición 2024 del Informe Anual del Kilometraje.
Nota del autor: Este artículo ha sido actualizado el 25/09/2024 y es un extracto del «Informe de Emburse Captio del Kilometraje 2024». ¿Quieres saber el precio medio del kilometraje en España y resolver todas las dudas que tengas acerca de este tema? Descárgate el Informe Emburse Captio del Kilometraje 2024.
La finalidad de la tasa de kilometraje es de carácter compensatoria. Es decir, está pensada para remunerar todos los gastos relacionados con el vehículo particular de un trabajador cuando este se destina a usos laborales, por supuesto el combustible, pero también otros factores como el desgaste, los impuestos o los seguros.
Hay que tener en cuenta que no hay un estándar en cuanto al precio del kilometraje. De hecho, influyen múltiples factores. Uno de los esenciales es la política particular en cuanto a los gastos de viaje que marca cada empresa. Y es que el precio del kilometraje como gasto de locomoción debe estar especificado en el Convenio de la empresa, o en el del sector en su defecto.
Para valorar la tasa de tu empresa, lo primero que deberías hacer es calcular el coste de cada kilómetro que haces con tu vehículo. Sin embargo, esto puede no ser tarea fácil y lo cierto es que comparar siempre resulta útil para poner en perspectiva la información.
¿Qué gastos incluye el kilometraje de los desplazamientos profesionales?
Los gastos que la empresa cubre en relación con el kilometraje están pensados para cubrir cualquier tipo de desgaste y consumo que el vehículo haya tenido durante la realización de un viaje relacionado con el trabajo.
Son muchos los trabajadores que utilizan su propio vehículo para desplazamientos relacionados con su actividad profesional. Esto genera una serie de gastos que la empresa compensa con el pago del kilometraje.
Cabe aquí marcar la diferencia entre los "gastos de kilometraje" y los “pluses de transporte”. Los primeros cubren gastos que ocurren en el desempeño de las funciones laborales del trabajador mientras que los segundos compensan los gastos generados por la distancia que el trabajador recorre desde su domicilio hasta el lugar de trabajo y viceversa. La cuantía de estas remuneraciones suele negociarse como parte del Convenio Colectivo de la empresa. El kilometraje está destinado a cubrir el desgaste y consumo que el vehículo genere durante un desplazamiento de tipo profesional:
- El primer gasto a tener en cuenta es seguramente el más obvio: el combustible, que representa la parte más importante del gasto generado, pero solamente se trata de una. Algunos estudios establecen su cuantía en torno al 60 % de los gastos de kilometraje.
- Un segundo campo que engloba varios elementos es los gastos relacionados con el desgaste ocasionado al vehículo y averías. Neumáticos que se van desgastando, aceite que se va ensuciando, piezas mecánicas que acusan el uso y que haya que renovar. En definitiva, cualquier elemento mecánico en el vehículo que se vaya consumiendo debido a los viajes y que haya que sustituir.
- Otro gasto importante es el seguro. El kilometraje debe cubrir la parte proporcional del precio del seguro, sobre todo teniendo en cuenta las implicaciones legales en caso de accidente.
- También hay que tener en cuenta la parte proporcional de los impuestos relacionados con el vehículo, como el de matriculación o circulación.
¿Qué no se incluye en los gastos de kilometraje?
Hay otros gastos que no están incluidos en el precio del kilometraje. Por ejemplo, las multas que reciba el conductor mientras realiza el desplazamiento, ya sea de tráfico o de aparcamiento. Obviamente, es el trabajador quien tiene la responsabilidad de esas multas y quien tiene que pagarlas. Además, en caso de recibir una multa de tráfico de un vehículo de empresa, la compañía está obligada a identificar al conductor, quien recibirá directamente la multa.
Otros gastos como los peajes tampoco están incluidos en el kilometraje. Cuidado, esto no significa que la empresa no tenga que compensarlos, simplemente es que se trata de otro tipo de gastos que el trabajador tendrá que incluir en su nota de gastos según la política de la empresa (importes, justificantes, etc.). Lo mismo ocurre con el aparcamiento, a pesar de no formar parte del kilometraje, la empresa puede compensarlo tras presentar un informe de gastos.
El precio del kilometraje en 2023
Emburse Captio ha actualizado el Informe del Kilometraje anual con datos del 2023 en base a nuestra base de datos para ver a cuánto se paga el kilometraje en las empresas españolas. Además, en él podrás ver su evolución desde el 2014.
Recordemos que Emburse Captio es una plataforma que permite a las empresas gestionar los gastos de los empleados (entre ellos los de kilometraje), así que disponemos de un puñado de buenos datos para analizar.
El precio del kilometraje no está regulado en España, por lo que dependerá del criterio de la empresa y de sus políticas de gastos. Lo que sí que está regulado es la cotización y retención de estos pagos. Existe un máximo, que en 2022 ha sido de 3 € por kilómetro, que están exentos de tributación. Si la empresa paga un precio por kilómetro superior a este, cotizará el exceso. Por ejemplo, en caso de pagar 3,2 €/km, cotizará 0,09 €/km.
Para empezar con los datos del informe hablaremos de extremos: el precio mínimo del kilometraje en 2023 ha subido ligeramente a 0,05 euros. Por otra parte, el máximo fue de 2,10 euros, lo que supone una reducción de 0,9 euros con respecto al 2022. Esto quiere decir que la distancia entre ambas cifras cada vez se ha alejado poco.
Otro factor interesante que puedes analizar en este informe es lo que se paga por este concepto a distintos empleados en una misma empresa y país. Y es que dentro de una misma compañía, la antigüedad de los trabajadores y su responsabilidad, entre otros factores, pueden determinar el precio del kilometraje. En esta última edición, esta diferencia ha disminuido ligeramente y se ha situado a los 2,05 euros.
Por último, uno de los datos más destacados que estudia el informe es, sin duda, el precio medio del kilometraje de este año y su evolución desde 2014. Este 2023, el promedio del precio del kilometraje ha subido un poco, a 0,26 euros. El segundo año de normalidad en los desplazamientos de los trabajadores ha favorecido la subida de este y otros valores del informe. En esta nueva edición de 2024 te explicamos la evolución en detalle y apuntamos más en concreto las causas a que se puede deber.
Cabe destacar que las empresas pequeñas siguen registrando un mayor número de kilómetros por trayecto que en las medianas y grandes, pero se detecta un ligero descenso respecto al año anterio. El trayecto promedio aumenta de 101 a 106 kilómetros, pero en las empresas pequeñas disminuye de 154 a 124 , lo que reduce la brecha con las empresas medianas y grandes. También es interesante destacar que las empresas pequeñas acumulan más número de viajes por usuario: 39 viajes en 2023, es decir, 3,25 viajes por mes. En las más grandes, disminuye hasta 24 (2 por mes), lo que significa un 38,5 % menos.
¿Cómo influye la reforma de 2023 en el precio del kilometraje?
Desde el año 2005 hasta el 2023, el límite para aplicar la normativa tributaria y de la Seguridad Social había sido de 0,19 euros. No son importes obligatorios pero sí que funcionan como límite. Ahora, desde la reforma de 2023, la normativa establece un importe máximo de 0,26 euros que estará exento de tributación en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y de cotización en la Seguridad Social. Seguramente, el aumento de los precios de los carburantes ha favorecido el ajuste de precio de los gastos de viaje.
Cuando nos referimos a la exención en el IRPF queremos decir que el trabajador recibe un importe por los gastos de kilometraje que no se considerará un ingreso imponible para este impuesto. En otras palabras, el trabajador no debe pagar impuestos por esta cantidad ni la empresa le practicará retención de IRPF.
En el caso de la exención en la cotización a la Seguridad Social, el cambio incide en que los gastos de kilometraje no entran en el cálculo de las cotizaciones sociales, tanto los que asume la empresa como las del trabajador.
La importancia de la correcta gestión de los gastos de viaje de empresa
Todos estos datos que se pueden extraer gracias a una plataforma de gestión de gastos de viaje como Emburse Captio son decisivos para poder llevar un control exhaustivo de los gastos de los trabajadores en movilidad. De esta forma, la gestión del kilometraje es mucho más eficiente.
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Con la aplicación, los usuarios marcan los kilómetros realizados de sus viajes de empresa y ésta
calcula automáticamente el gasto correspondiente con la tasa de kilometraje de la empresa o
trayectos determinados. Además, desde el menú principal de la app, los empleados en movilidad también pueden reportar gastos de kilometraje a través de Google Maps. Todo ello permite tener bajo control los gastos realizados por desplazamientos.
El nuevo informe de Emburse Captio
Asimismo, el objetivo de este Informe Emburse Captio es responder a preguntas como: ¿a cuánto se paga el kilometraje? ¿ha subido o bajado en relación al año anterior? ¿se paga el mismo importe en todas las empresas? Pero en él también encontrarás el precio medio abonado por kilómetro en función del tamaño de la empresa o la clasificación de los sectores que mejor han pagado este año marcado por la pandemia.
Además, también podrás ver la tendencia de los meses en los que se ha concentrado más y menos movilidad por trabajo ligado a las restricciones de movilidad. Un informe que ofrece precios reales y actualizados extraídos directamente de la base de datos de Emburse Captio, la plataforma líder en el mercado español para la gestión de gastos de empresa.
Por tanto, si quieres saber todo sobre el precio del kilometraje en España descárgate a continuación el Informe Captio del Kilometraje 2024 donde encontrarás datos reales de este último año y su evolución desde el 2014.
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