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Los 5 tipos de fraude interno

Posteado por: Mar Calvo | 01/08/2018 | Categorias: Fraude interno

No todos los casos de fraude interno son iguales, por ejemplo, los hay que se producen por irregularidades en la documentación o en las fechas de expedición de la factura. En otras ocasiones, el problema consiste en que se han superado los límites establecidos para un supuesto determinado. Descubre en este artículo los diferentes tipos de fraude interno.

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El fraude interno es un problema del que pocas empresas se libran. Sobre todo, las pymesEn función de su origen, características y consecuencias, los fraudes que se dan internamente en las empresas pueden dividirse en cinco grandes grupos. De todos ellos hablaremos a lo largo de las siguientes líneas.

Tipo 1: fraude interno documental

Este tipo de fraude interno se da siempre que el documento aportado como justificante no cumpla las condiciones reglamentarias por parte del emisor para poder ser considerado una factura o tique válido.fraude interno

Para que se trate de un documento válido, una factura o tique debe cumplir los siguientes requisitos:

  • Numeración de la factura.
  • Datos completos del emisor de la factura: CIF o NIF, dirección completa, etc.
  • Importe con los impuestos obligatorios debidamente desglosados.
  • Fecha de emisión.
  • Lugar de emisión.
  • Descripción completa de los productos adquiridos.
  • Base imponible.
  • Tipo impositivo aplicado.
  • Cuota repercutida.
  • Moneda en la que se paga.

Además de todos estos datos, el documento no debe presentar deterioros y, por supuesto, tiene que ser perfectamente legible. Por lo tanto, el auditor o persona responsable de supervisar estos documentos debe examinar detenidamente la composición, estado y legibilidad los mismos.

En este mismo apartado podríamos incluir el fraude interno por tiques pasados más de una vez o por alterar la información de los mismos.

Tipo 2: fraude interno de tipo cronológico

Se trata de una falta de coincidencia de la fecha de la nota de pago con el día en que efectivamente tuvo lugar ese gasto. Casi siempre se trata de dietas, alojamientos y billetes que no coinciden en tiempo o lugar con el desplazamiento realmente realizado.

Tipo 3: fraude interno por exceso de gasto

fraude interno

En ocasiones, los gastos presentados por el empleado a través de una nota de pago no se ajustan a los límites marcados por las políticas de viaje de la empresa, excediendo del máximo autorizado. 

Dependiendo de la empresa, los límites fijados pueden ser por gasto, por día, por categoría (hoteles, restaurantes, gasolina, etc.) y/o por kilometraje.

Normalmente, las compañías disponen de unos anexos que el empleado debe rellenar con el fin de justificar el exceso de gasto. Pero en ocasiones no se rellenan o se hacen de forma incompleta o irregular.

Los software de detección de fraudes detectan estos excesos no explicados por los trabajadores y aquellos que no cumplen con las políticas de la empresa. Automáticamente, lo comunican al presunto infractor. Posteriormente, si este no es capaz de justificarlos, se considerará fraude a todos los efectos. Los tipos de fraudes que se dan con más asiduidad son los de tipo 2 y tipo 3. Es decir, las irregularidades de tipo cronológico y el exceso de gasto.

Concretamente, la posibilidad de sufrir un fraude interno relacionado con los gastos de desplazamiento es un asunto que preocupa a 3 de cada 4 empresas, según los estudios.

Hay otro tipo de fraude interno que también es muy común y que se podría incluir aquí: no tener en cuenta los anticipos hechos por la empresa.

Tipo 4: fraude interno por compra de artículos “no compliance”

Aunque no sea tan habitual como los fraudes producidos por una factura o tique deficiente, con cierta frecuencia la infracción se comete cuando el empleado adquiere un producto, por ejemplo un cargador de móvil sin autorización previa de la empresa.

En estos casos, más que la compra en sí el fraude se debe a que no se ha utilizado el cauce estipulado y se ha reflejado el gasto en una nota de viaje, cuando lo correcto, y normatizado por la empresa o compañía, hubiese sido adquirir este producto por otro canal u otra partida de gastos.

Tipo 5: fraude interno por presentación del gasto fuera de plazo

La mayoría de empresas tiene estipulado y convenientemente reflejado en su política de viajes un plazo o tiempo límite para que el empleado presente sus correspondiente notas de gastos. Dicho plazo es muy variable, pudiendo ser 15 días, 3 o 6 meses. Pero en cualquier caso debe tratarse de un tiempo razonable, determinado por la empresa, para que al empleado disponga del tiempo suficiente para elaborar y presentar sus notas de gasto.Todas las notas presentadas con posterioridad a estos plazos límite no pueden ser aceptadas como gastos reembolsables y deberán ser asumidos por el trabajador.

fraude

Del mismo modo, se consideran fraudes internos relacionados con la fecha todos aquellos gastos pasados como viaje de trabajo cuya fecha no coincide con ningún viaje, así como los gastos realizados en fines de semana o días festivos en los que no se haya trabajado.

Estos cinco tipos de irregularidades: problemas documentales, desfases cronológicos, gastos que se sitúan fuera de los límites, compra de artículos no autorizados y presentaciones fuera de plazo abarcan todo el abanico posible de fraudes en notas de viaje.

Aparte del coste económico para la empresa, suponen otro tipo de consecuencias, como una disminución de la competitividad (puede que haya que aumentar el precio de productos y servicios), la pérdida de reputación, un aumento de los costes indirectos para pagar los mecanismos de detección del fraude, la dificultad para tomar decisiones estratégicas asociadas a la contabilidad de costes e, incluso, un empeoramiento del clima laboral.

deteccion de fraude interno en una empresa

Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:

Pilar Navas

Pilar Navas

Controller con más de 10 años de experiencia en el sector de la tecnología médica y colaboradora habitual de Forum Business Travel

 

 

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