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informe del kilometraje 2018

Las dietas y kilometraje se pueden gestionar más y mejor

Posteado por: Mar Calvo | 10/09/2018 | Categorias: Gestión de gastos

A la hora de liquidar las dietas y los gastos de kilometraje de los desplazamientos por motivos laborales, que no están incluidos en las nóminas, es relevante saber si tienen carácter retributivo o compensatorio. La importancia radica en el hecho de que en uno u otro caso, el impacto del IRPF es diferente. Su correcta gestión a todos los niveles control de los costes, tratamiento fiscal, etc. es un factor básico para lograr equilibrar positivamente el balance económico de cualquier compañía.

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gestionar los gastos de dietas y kilometraje

dietas y kilometraje

Los gastos de kilometraje integran cualquier factor relacionado con los llamados gastos de locomoción que agrupan cualquier concepto económico relacionado con el transporte del trabajadorAsí, podemos dividir estos gastos en:

  • Costes del servicio: desplazamientos en transporte público como billetes de tren, avión, costes de taxi, entre otros.

  • Costes del consumo y mantenimiento: desplazamientos en vehículo privado como combustible, desgastes, seguros, entre otros.

Generalmente se pueden encontrar unos límites a lo que se considera kilometraje y lo que no. En este caso no se consideran gastos de kilometraje:

  • Multas de tráfico y aparcamiento.

  • Movilidad con el vehículo no relacionada con el negocio.

Por otro lado, una dieta es la cantidad económica que la empresa destina a retribuir los gastos relacionados que el empleado genera durante un viaje por trabajo. El concepto dieta se puede dividir en :

  • Manutención: gastos derivados de la manutención del empleado.

  • Estancia: gastos relacionados con el alojamiento.

No se consideran como dietas:

  • Aunque parezca obvio, las comidas y viajes no relacionados con el negocio.

  • En caso de recibir invitaciones las dietas no son acumulativas, se gastan o se pierden. Si el trabajador ha aceptado una invitación, pierde el derecho a la dieta que le hubiese correspondido.

  • Dietas extra a la manutención contratada.

  • Gastos personales que no son indispensables para desempeñar la labor profesional.

dietas y kilometrajeObviamente, tanto las dietas como los kilómetros son gastos que tienen lugar en todos los viajes de trabajo, por lo que en muchos casos pueden englobarse en un concepto más amplio, que serían los gastos de viaje o representación.

Los importes de dietas y kilometraje están sujetos a modificaciones –ya sea por decisiones internas de la empresa o por causas externas como cambios en la legislación o en la fiscalidad–. Se suelen fijar actualizaciones anuales o para varios años, añadiendo el incremento del IPC y a veces un porcentaje adicional.

Así que, en caso de querer saber más sobre la regulación de las dietas en la empresa, el trabajador debe remitirse al convenio colectivo en el marco de la política de viajes. Por otra parte, para conocer el precio del kilometraje de la empresa hay que remitirse, también, al convenio colectivo o, en su defecto, al convenio del sector

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Exenciones de IRPF de dietas y kilometraje

Para que los gastos por transporte, dietas laborales y gastos por manutención estén exentos de pagar IRPF, el desplazamiento debe producirse fuera del lugar habitual de trabajo y del de la residencia, tiene que llevarse a cabo por cuestiones profesionales y durante un período continuado inferior a nueve meses. En el supuesto de que el viaje se realice con un vehículo privado, el pago máximo es de 0,19 € por kilómetro para que se mantenga la exención del impuesto. Para los gastos de peaje y aparcamiento hará falta el comprobante. Cuando el desplazamiento sea en transporte público la dieta también estará exenta de pagar IRPF.

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La cuantía de los gastos de manutención (establecimientos hosteleros) y estancia (alojamientos), dependerá de lo establecido en el convenio de cada empresa. Estas oscilan entre los 8 y los 90 euros pero están exentos de pagar el IRPF si son inferiores a 53,34 euros al día para territorio nacional y 91,35 euros en el extranjero con pernocta. Sin pernocta, los límites son de 26,67 euros diarios en España y 48,08 euros en el extranjero. Los gastos de estancia no tienen limitación legal, debiendo solo acreditarse el gasto con factura o documento equivalente.

Junto con la factura, siempre hay que acreditar el día, el lugar y el motivo de desplazamiento. De esta forma, podrás demostrar que los desplazamientos son a un municipio diferente al del lugar de trabajo habitual y que no se alargan más de 9 meses de forma continuada. En caso de superar los límites fijados, habrá que declarar esos excesos. La siguiente tabla resume las condiciones límite mencionadas.

Debes tener en cuenta que, desde hace algunos años, una modificación en la Ley General de la Seguridad Social obliga a las empresas a declarar todos los conceptos retributivos de las nóminas de sus trabajadores. La comunicación debe llevarse a cabo a través del fichero CRA (Conceptos Retributivos Abonados) que se envía por el Sistema RED.

dietas y kilometraje

Esto ha provocado que ciertos pagos que las empresas obviaban incorporar en la nómina ahora deban declararse y, por lo tanto, estén gravados por el IRPF. De ahí la importancia de la justificación y los límites de gastos tan habituales en el funcionamiento de una empresa como son las dietas y kilometraje de sus trabajadores en desplazamiento.


Los modelos de gestión de las dietas y kilometrajes

dietas y kilometraje

Existen varios modelos de gestión de los mismos y la empresa debe elegir el que mejor se adapte a sus intereses, necesidades, sector, características, tipo y asiduidad de los desplazamientos y viajes de sus empleados. Los principales son:

  • Modelo fijo. Se establece una cantidad fija para uno o un conjunto de gastos. En estos casos, la empresa renuncia a tener un control exhaustivo para agilizar el circuito, reduciendo el trabajo de elaboración y control de hojas de gasto.
  • Justificación de cada gasto. El empleado debe justificar todos los gastos mediante el consiguiente tique o factura y, una vez recibido el visto bueno de la empresa, se le abona la cantidad al cabo de un tiempo (normalmente entre 11 y 30 días).
  • Sistemas mixtos. A medio camino entre los dos modelos anteriores, existen infinidad de sistemas mixtos donde se combinan ambos modelos: obligatoriedad de justificar una parte de los gastos y otros no, fijación de cifras máximas para determinados conceptos, etc.

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El valor de una gestión adecuada

Independientemente del modelo elegido por la empresa, este debe gestionarse adecuadamente, ya que de esta forma se consigue: mejorar la eficacia de la empresa, ahorrar costes, beneficiarse de ventajas financieras y fiscales, integrar sistemas, aprender de los datos generados, detectar fraudes, ser más competitivos y mejorar el ambiente laboral.

El ahorro de como consecuencia de una gestión adecuada de dietas y kilometrajes se produce en dos esferas distintas: tiempo dedicado a tareas de elaboración de hojas de gasto y supervisión y ahorro directo por detección de fraude

Una de las mejores formas de optimizar la gestión de dietas y kilometrajes es la utilización de herramientas de gestión basadas en plataformas software específicas que automatizan los procesos, aportando eficacia, flexibilidad y control.

Estas aplicaciones tienen la gran ventaja de poder utilizarse en cualquier modelo de gestión y siempre se consiguen notables resultados, así como un rápida retorno de la inversión necesaria. Además, su efectividad y rentabilidad se multiplica si, a la utilización de estos programas, se le suman otras acciones, como la definición por parte de la empresa, en consenso con los trabajadores y sindicatos, de unos parámetros de gastos bien definidos.

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