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Las dietas y kilometraje se pueden gestionar más y mejor

Posteado por: Sandra Teruel | 15/09/2016 | Categorias: Gestión de gastos

Las dietas y el kilometraje de los empleados por motivos laborales son dos de los conceptos de gastos más importantes a los que tiene que hacer frente una empresa. Por lo tanto, su correcta gestión a todos los niveles: control de los costes, tratamiento fiscal, etc., es un factor básico para lograr equilibrar positivamente el balance económico de cualquier compañía.

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Las dietas pueden estar exentas de irpf

gestionar los gastos de dietas y kilometraje

 

Por otra parte, los gastos de kilometraje integran cualquier factor relacionado con la locomoción: billetes de tren, avión u otro transporte público, combustible y desgaste del vehículo en caso de que el empleado utilice su propio coche o moto.

Obviamente, tanto las dietas como los kilómetros son gastos que tienen lugar en todos los viajes de trabajo, por lo que en muchos casos pueden englobarse en un concepto más amplio, que serían los gastos de viaje o representación

Dietas exentas de IRPF

Una de las principales características de los gastos por dieta y viaje es que, al tratarse de una compensación de la empresa por unos gastos que el empleado tiene derivados de su trabajo, se trata de cantidades que, dentro de unos límites, no tributan a hacienda, o sea que se trata de dientas exentas de IRPF.

Las dietas y kilometraje están exentas de la retención por IRPF siempre que se ciñan a una serie de límites y obligaciones: un máximo de entre 53,24 euros y 91,34 euros en comidas por día en función de si el desplazamiento es por España o el extranjero, 0,19 euros por kilómetro recorrido en vehículos particulares, obligatoriedad de presentar facturas y billetes, etc.

Los modelos de gestión de las dietas y kilometrajes

Ahora que hemos visto en qué consisten a grandes rasgos los gastos de dietas y kilometrajes vamos a explicar los distintos modelos de gestión de los mismos.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que no existe un modelo único, sino que existen varios métodos y la empresa debe elegir el que mejor se adapte a sus intereses, necesidades, sector, características, tipo y asiduidad de los desplazamientos y viajes de sus empleados. Los principales son:

  • Modelo fijo. Se establece una cantidad fija para uno o un conjunto de gastos. En estos casos, la empresa renuncia a tener un control exhaustivo para agilizar el circuito, reduciendo el trabajo de elaboración y control de hojas de gasto.
  • Justificación de cada gasto. El empleado debe justificar todos los gastos mediante el consiguiente tique o factura y, una vez recibido el visto bueno de la empresa, se le abona la cantidad al cabo de un tiempo (normalmente entre 11 y 30 días).
  • Sistemas mixtos. A medio camino entre los dos modelos anteriores, existen infinidad de sistemas mixtos donde se combinan ambos modelos: obligatoriedad de justificar una parte de los gastos y otros no, fijación de cifras máximas para determinados conceptos, etc.

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El valor de una gestión adecuada

Independientemente del modelo elegido por la empresa, este debe gestionarse adecuadamente, ya que de esta forma se consigue: mejorar la eficacia de la empresa, ahorrar costes, beneficiarse de ventajas financieras y fiscales, integrar sistemas, aprender de los datos generados, detectar fraudes, ser más competitivos y mejorar el ambiente laboral.

El ahorro de como consecuencia de una gestión adecuada de dietas y kilometrajes se produce en dos esferas distintas: tiempo dedicado a tareas de elaboración de hojas de gasto y supervisión y ahorro directo por detección de fraude

Una de las mejores formas de optimizar la gestión de dietas y kilometrajes es la utilización de herramientas de gestión basadas en plataformas software específicas que automatizan los procesos, aportando eficacia, flexibilidad y control.

Estas aplicaciones tienen la gran ventaja de poder utilizarse en cualquier modelo de gestión y siempre se consiguen notables resultados, así como un rápida retorno de la inversión necesaria. Además, su efectividad y rentabilidad se multiplica si, a la utilización de estos programas, se le suman otras acciones, como la definición por parte de la empresa, en consenso con los trabajadores y sindicatos, de unos parámetros de gastos bien definidos.

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