Son muchos los trabajadores que utilizan su propio vehículo para desplazamientos relacionados con su actividad profesional. Esto genera una serie de gastos que la empresa compensa con el pago del kilometraje. Pero saber qué gastos exactamente están incluidos en este kilometraje es una duda habitual, que te ayudamos a resolver en este artículo.
¿Eres de los que necesitas tu propio vehículo para ir a trabajar? Los desplazamientos por motivos laborales generan unos gastos que normalmente la empresa compensa más adelante con el pago del kilometraje. Si tenías dudas sobre qué gastos están incluidos en el kilometraje y qué puede pagar tu empresa por kilómetro recorrido, este es tu artículo. Te explicamos cuáles son los principales gastos de kilometraje que deben reembolsarse.
Los gastos de kilometraje: qué son
Los gastos de kilometraje son un tipo de gasto de locomoción que se genera en el desplazamiento de un trabajador con su vehículo privado fuera de su centro habitual para desempeñar su actividad laboral. Esta modalidad de gasto debe ser compensada por tu empresa, es decir, este gasto que tiene carácter compensatorio se debe reembolsar. Así que los gastos de kilometraje son todos aquellos relacionados con su vehículo privado cuando lo utiliza con fines laborales, como el carburante o el mantenimiento.
¿Con qué otros gastos no hay que confundirlos?
Muy a menudo pueden confundirse los tipos de gastos relacionados con el kilometraje. A veces, las diferencias pueden ser mínimas según el context. Así que es fundamental no confundir los conceptos de gastos de locomoción, gastos de kilometraje y pluses de transporte. A continuación tratamos de definirlos para aclarar dudas:
- Los gastos de locomoción cubren todas las inversiones en transporte, público o privado, que necesita un trabajador para trasladarse fuera de su lugar habitual de trabajo en el ejercicio de sus funciones laborales. Son, en definitiva, aquellos desplazamientos adicionales que exige la actividad profesional y que la empresa reembolsa para asegurar la movilidad laboral.
- Los gastos de kilometraje representan un tipo específico de gasto de locomoción, aplicable a aquellos trabajadores que deben usar su propio vehículo para trasladarse fuera del centro de trabajo por motivos profesionales. Estos gastos cubren la distancia recorrida, permitiendo que el trabajador no asuma de su bolsillo el coste del uso de su coche personal.
- Los pluses de transporte son una compensación en la nómina destinada a cubrir los gastos diarios del trabajador para ir desde su casa hasta su lugar de trabajo y regresar. Este beneficio ayuda a aliviar el coste del desplazamiento diario, facilitando que el empleado pueda cumplir con su jornada sin que el traslado afecte a su economía personal.
¿Qué gastos hay que tener en cuenta en el kilometraje?
El kilometraje está destinado a cubrir el desgaste y consumo que el vehículo genere durante un desplazamiento de tipo profesional. El primer gasto a tener en cuenta es seguramente el más obvio: la gasolina y el combustible, que representa la parte más importante del gasto generado, y se consumen en los desplazamientos profesionales.
El desgaste del coche es otro gasto a tener en cuenta. Esto engloba varios aspectos: el desgaste de los neumáticos y de las piezas mecánicas, averías, la limpieza, el aceite, etc. O sea, cualquier elemento del coche que se vaya consumiendo o usando, los gastos de reparación y mantenimiento.
Otro gasto importante es el seguro. El kilometraje tiene que cubrir la parte proporcional del precio del seguro, sobre todo teniendo en cuenta las implicaciones legales en caso de accidente. También se tiene que tener en cuenta la parte proporcional de los impuestos relacionado con el vehículo, como el de matriculación o circulación.
En general, los gastos de kilometraje integran cualquier factor relacionado con los llamados gastos de locomoción que agrupan cualquier concepto económico relacionado con el transporte del trabajador. Así tenemos los que se derivan de los costes del servicio: desplazamientos en transporte público como billetes de tren, bus, avión o barco, costes de taxi, entre otros; y los que proceden de los costes del consumo y mantenimiento: desplazamientos en vehículo privado como combustible, desgastes, seguros, entre otros.
¿Qué no incluye el kilometraje?
Hay otros gastos que no están incluidos en el precio del kilometraje. Por un lado, las multas que reciba el conductor mientras realiza el desplazamiento, ya sea de tráfico o de aparcamiento. Obviamente, es el trabajador quién tiene la responsabilidad de esas multas, y quién tiene que pagarlas. Además, en caso de recibir una multa de tráfico de un vehículo de empresa, la compañía está obligada a identificar al conductor, que recibirá directamente la multa. Por otro lado, tampoco está incluido como gastos de kilometraje la movilidad con el vehículo no relacionada con el negocio, es decir, los desplazamientos fuera del ámbito laboral, de uso privado.
¿Hay un mínimo de kilómetros obligatorio para pedir el reembolso a tu empresa?
Lo único que hay que tener en cuenta es que el desplazamiento sea por motivos laborales o profesionales. Es la única obligatoriedad que pueden exigirte. No es importante la cantidad de kilómetros que necesitarás para desplazarte fuera de tu centro de trabajo habitual.
¿Cómo se reflejan los gastos del kilometraje en las declaraciones de IRPF?
Las empresas pueden deducir los reembolsos de los gastos del kilometraje. Sólo se trata de declarar el pago como gasto con los conceptos debidamente justificados. Para ello, es clave que la empresa incluya en su política de gastos de viaje el modo en el que hay que justificar estos desplazamientos, el plazo exacto de devolución y otros detalles importantes. Esto no solo facilita la gestión, sino que asegura una contabilidad transparente y beneficiosa para todos.
El precio oficial del kilometraje en España en 2024
El precio del kilometraje actual en 2024 es de 0,26 € por kilómetro recorrido. Esta cantidad permite justificar los gastos de aparcamiento y peajes. Según las últimas directrices de Tributos, este importe ha aumentado de 0,19 a 0,26 euros por kilómetro para los desplazamientos en transporte privado.
La Ley 35/2006, de 28 de noviembre, reguladora del IRPF, establecía que las dietas y asignaciones para gastos de viaje están exentas de IRPF, excepto los gastos de locomoción y los de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que establecen por su reglamento, es decir, límites establecidos para considerar exentas estas retribuciones.
Hasta el 16 de julio de 2023, la dieta exenta para los gastos de transporte privado fue de 0,19 euros, a partir del 17 de julio de 2023 se incrementa a 0,26 euros por kilómetro recorrido, a cuyo importe se le deben sumar los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. Para que se pueda aplicar la exención, es necesario que el trabajador se desplace fuera del lugar o centro de trabajo, para llevarlo a cabo en otro espacio distinto al habitual.
Otro importe que ha aumentado a 0,26 euros el kilómetro recorrido desde el 17 de julio de 2023 es el importe por el que podrán minorar sus ingresos (para la determinación del rendimiento neto) quienes presten sus servicios en el ámbito de una relación laboral especial dependiente, cuando los gastos no les sean compensados específicamente por la empresa. La regulación del resto de dietas, como la de mantención, se mantiene sin ninguna modificación.
Todas estas novedades pueden consultarse en el BOE, en la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio de 2023, por la que se revisa la cuantía de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, publicada por el Ministerio de Hacienda. Esta Orden entró en vigor el día de su publicación en el BOE, el 17 de julio de 2023 y en ella se elevó, como hemos mencionado anteriormente, de 0,19 € a 0,26 € el importe a deducir de sus ingresos, para la determinación de sus rendimientos netos por gastos de locomoción, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
Otros gastos como los peajes tampoco están incluidos en el kilometraje. Cuidado, esto no significa que la empresa no tiene que compensarlos. Simplemente es que se trata de otro tipo de gastos, que el trabajador tendrá que incluir en su nota de gastos según las políticas de la empresa (importes, justificantes, etc.). Lo mismo ocurre con el aparcamiento, a pesar de no formar parte del kilometraje, la empresa puede compensarlo tras presentar un informe de gastos.
Finalmente, cabe destacar que el precio del kilometraje no está regulado en España, por lo que dependerá del criterio de la empresa y de sus políticas de gastos. Lo que sí está regulado es la cotización y retención de estos pagos. Existe un máximo, que en 2022 fue de 3 € por kilómetro, que están exentos de tributación. Si la empresa paga un precio por kilómetro superior a este, cotizará el exceso. Por ejemplo, en caso de pagar 0,26 €/km, cotizará 0,07 €/km.
