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Dietas y kilometraje:  gestión en las grandes empresas

Gestión de gastos timer 5 min.
Olga Tomàs
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El COVID-19 ha supuesto un momento de pausa para muchos empleados en movilidad que se han convertido en empleados con teletrabajo.  Aunque hay determinados puestos de trabajo en el seno de la empresa que implican desplazarse del lugar habitual de trabajo para desempeñar con garantías su cometido. Sobre todo este es el caso de las grandes empresas. Por tanto, la correcta gestión de las dietas y kilometraje continúa siendo una prioridad.

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Según el Informe Captio del Kilometraje 2021, las restricciones que han acompañado la crisis sanitaria del COVID-19 han hecho que se registre un menor número de kilómetros por trayecto. Es decir, los trayectos han sido más cortos. Y es que la pandemia ha redibujado el mapa de la movilidad anual. Una muestra más de ello, según los datos aportados por Captio, es que las grandes empresas instauraron con gran celeridad el teletrabajo como medida de seguridad para sus empleados. Como consecuencia han sido el tipo de empresas donde la movilidad ha quedado más reducida. De hecho, los gastos por teletrabajo se han multiplicado por 10 durante el 2020.

Aunque sí es cierto que la tendencia a los registros habituales es un leitmotiv cada vez que se suavizan las restricciones en movilidad. Por tanto, las grandes empresas no deben perder de vista que la suma del gasto de dietas y kilometraje es muy elevado. Por ese motivo, es muy importante tener claro qué entra dentro de estos conceptos y hacer un esfuerzo para gestionarlos eficazmente.

Contar con una política de viajes de empresa efectiva es una actuación indispensable, del mismo modo que lo es encargar la gestión de los desplazamientos a un travel manager. No obstante, muchos de los gastos de dietas y kilometraje se producen en el día a día.

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Tipos de dietas en las grandes empresas

Atendiendo a la casuística concreta de las grandes empresas, las dietas deberían estar contempladas en el convenio colectivo. Por regla general, existen dos tipos de dietas:

1. Manutención

La cantidad destinada varía en función de la empresa, de la duración del viaje o el destino. Según diversos estudios, copan un 9% de los gastos de viaje. Dependiendo de las características del desplazamiento, esta puede cubrir todos los gastos de alimentación o solo una parte:

  • Dieta completa: incluye los gastos de desayuno, comida y cena. Puede ser una asignación total o establecer un límite en función de cada comida (por ejemplo, 10 euros para el desayuno, 20 para la comida y 25 más para la cena).
  • Media dieta: cubre la comida o la cena. Eso no quiere decir que el importe sea la mitad de la anterior. De hecho, el promedio de las medias dietas se sitúa entre los 8 y los 25 euros, mientras que las cantidades de las dietas completas oscilan entre los 33 y los 90 euros.

Las dietas por manutención oscilan, por tanto, entre los 8 y los 90 euros. No obstante, solo están exentas de pagar el IRPF si son inferiores a 53,34 euros al día para territorio nacional y 91,35 euros en el extranjero con pernocta. Sin pernocta, los límites son de 26,67 euros diarios en España y 48,08 euros en el extranjero.

2. Gastos de estancia

Son los gastos relacionados con el alojamiento, es decir, la dieta destinada a pagar el hotel cuando el trabajador debe pasar la noche fuera de casa. Como en el caso anterior, el importe varía en función del convenio colectivo de cada empresa.

Generalmente, las grandes empresas cuentan con un convenio colectivo en el que se establece la política para el abono de dietas y kilometraje. Pagan una cantidad fija a sus trabajadores y ellos mismos se administran. En caso que no exista en la empresa, el empleado debe adelantar los gastos y pedir el reembolso a posteriori aportando todos los justificantes.

¿A cuánto se pagan el kilometraje en las grandes empresas?

Aparte de la dieta, las grandes empresas deben compensar a sus trabajadores por los gastos de transporte y/o de kilometraje. En el caso de que los empleados tengan que coger un transporte público, la empresa tiene que pagar el precio completo del billete.

En cambio, cuando el trabajador pone su vehículo privado, cobra una cantidad según el convenio colectivo o, en su defecto, el convenio del sector. Según el Informe Captio del Kilometraje 2021, en las empresas de menor tamaño, el precio medio del kilometraje baja a 0,21 euros. Por tanto, un ligero descenso respecto a los 0,26 euros registrados en el Informe del Kilometraje 2020. Una cantidad algo inferior a la que pagan las grandes empresas (0,25 euros), aunque refleja la tendencia del promedio del precio del kilometraje que se establece, como se ha remarcado anteriormente, en 0,20 euros. En cambio, las empresas medianas se mueven en los 0,13 euros en lo que a precio del kilometraje se refiere.

gastos-dietas-y-kilometraje-1Los importes mencionados están destinados a cubrir tanto el precio de la gasolina como el desgaste del vehículo y la parte proporcional del seguro. No se consideran gastos de kilometraje las multas de tráfico, los peajes, los tiques de aparcamiento ni la movilidad con el vehículo no relacionada con el negocio.

Ventajas de una gestión adecuada de las dietas y el kilometraje

Pese al elevado coste que supone para las grandes compañías la movilidad de sus trabajadores, solo una de cada cuatro cuenta con un departamento específico dedicado a gestionar los viajes. Recursos Humanos, Finanzas y Compras suelen realizar esta labor, cuando lo más eficiente sería contratar a alguien que gestione los viajes. De hecho, este sería el perfil de un Travel Manager. 

Otra forma de gestionar adecuadamente las dietas y el kilometraje adoptada por las compañías de más de 100 trabajadores ha sido implementar una plataforma digital. Ahorran tiempo a los empleados y dinero a las empresas. Con ellas se puede saber si ha habido algún error o irregularidad en las notas de gastos o detectar posibles fraudes internos es cuestión de segundos. ¿Quieres saber cómo Emburse Captio puede ayudarte en este cometido? Solicita una demo.

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