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Travel manager

Travel manager: consejos para ser mejor gestor de viajes corporativos

Posteado por: Rosa Castellnou | 13/07/2018 | Categorias: Viajes de empresa

El trabajo de travel manager no es sencillo, hay que saber gestionar presupuestos a la vez que gestionar personas. Equilibrar estas dos vertientes puede ser complicado y, más aún, si quien realiza estas labores no es una persona especializada, sino un asistente de dirección o personal de administración. Por eso te ofrecemos una serie de consejos que te pueden ayudar a mejorar tu trabajo de travel management.
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1. La importancia del travel management
2. El perfil del travel manager
3. El travel manager español tiene nombre de mujer
4. ¿Travel manager o agencia?
5. Políticas de viajes
6. Plan de movilidad
7. Duty of care
8. Negociación con proveedores
9. Buenas prácticas del travel management
10. Herramientas para el travel manager

 

1. La importancia del travel management

travel managerHasta hace unos años no existía la figura del travel manager como tal. El rol de gestor de viajes solía ser cubierto por el asistente de dirección o, incluso, por el personal de administración. Estos perfiles no suelen tener ni la formación ni los conocimientos específicos necesarios para lograr una gestión de desplazamientos corporativos de calidad.

El buen travel manager es el experto en gestión de viajes corporativos. No es una figura muy habitual en las empresas pese a los beneficios que puede suponer. Su trabajo, a grandes rasgos, consiste en:

  • Controlar los gastos en viajes corporativos.

  • Gestionar de forma óptima los costes para intentar reducir el presupuesto.

  • Analizar los datos y la información de la empresa sobre los gastos de viajes para encontrar las tendencias de los viajeros y posibles vías de mejora.

  • Negociación con los proveedores de servicios relacionado con los viajes para conseguir un servicio adecuado a las necesidades de la empresa con un coste mínimo.

  • Supervisar y revisar el contenido las políticas de viajes de la empresa para proponer mejoras, asesorar a los viajeros de empresa al respecto, etc.

  • Crear y gestionar el plan de crisis de viajes de empresa así como lo relativo a la seguridad y la gestión del riesgo.

Como puedes ver, no se trata de un trabajo fácil que cualquiera sin formación y experiencia especializada pueda realizar de forma eficiente. Un travel manager profesional te puede aportar muchos beneficios:

  • Más control sobre los costes y el presupuesto.

  • Mejora la calidad de los viajes aumentando la satisfacción y la productividad de los viajeros.

  • Mejor comunicación entre la dirección de la empresa y los empleados en movilidad.

  • Aplicación y control de las políticas de gastos.

  • Confianza y calidad en la gestión de crisis y situaciones que puedan afectar a la seguridad de los trabajadores en movilidad.

2. El perfil del travel manager

Los travel managers suelen ser profesionales con formación en turismo, especializado en turismo de negocios, o bien en administración de empresas, con especial hincapié en la gestión tanto de equipos como de recursos y presupuestos. Un especialista en viajes de empresa debe conocer en profundidad el entorno.

travel manager

El sector del turismo de negocios está cambiando mucho en los últimos años a un ritmo cada vez más rápido: las necesidades, las tendencias...

Además, la forma de viajar no es la misma que hace 10 años igual que tampoco será la misma dentro de 10 años, por lo que las necesidades de los viajeros también cambian y evolucionan. Así, es necesario estar en un proceso de actualización y formación de forma constante para travel managers .

El gestor de desplazamientos de una empresa tiene un trato directo con los viajeros, así como con los proveedores. Por un lado, lograr la satisfacción del business traveller no siempre es fácil pero resulta de gran ayuda un trato cordial y agradable, empático. Por otro lado, un buen trato con los proveedores también facilita las negociaciones y la relación entre proveedores y empresa. Y es que hay que estar en contacto directo con los “aliados”: los proveedores preferentes u homologados por la empresa, que pueden ser una ayuda en la organización de los viajes corporativos.

3. El travel manager español tiene nombre de mujer
Descarga el e-book: Retrato del Travel Manager Made in Spain

Este rol profesional, que ha ido cogiendo fuerza en los últimos años, está desarrollado por mujeres en más de un 70%  en el caso español. Una de las características de estas mujeres es la capacidad del multitasking, la empatía y la gestión de equipos, entre muchas otras.

¿Quieres más acerca de cómo es el travel manager y qué cualidades tienel? Captio, basándose en el estudio "Radiografía del travel manager Español" realizado por la IBTA (Asociación Ibérica del Business Travel) ha dibujado esta infografía sobre el travel manager español de hoy. 

travel manager

4.¿Travel manger o agencia?

Llega un momento en toda empresa con trabajadores en movilidad en el que la organización de los desplazamientos corporativos llega a una complejidad, y a un volumen de trabajo, que se plantea la opción de contar con un profesional que se encargue de ello. Entonces se genera la duda: ¿recurrir a un travel manager que lo gestione de forma interna o contratar una agencia externa? Hay que tener en cuenta las características de ambas opciones antes de decidirse:

travel manager
  • El travel manager es un profesional de la organización y gestión de viajes. No se ocupa simplemente de hacer reservas de hoteles o vuelos para los trabajadores de su empresa que lo necesiten sino que va mucho más allá: políticas de gastos, negociación con proveedores, apoyo y contacto de los trabajadores durante los viajes, gestor de presupuestos…

  • Por contra, la agencia tendrá más facilidad en conseguir buenas tarifas. Al gestionar los viajes de varias empresas contará con personal especializado en cada área y puede contar con oficinas en el extranjero a las que pueden acudir los trabajadores durante sus viajes en caso por ejemplo de problemas con las reservas, entre otras cosas.

Las ventajas de ambas posibilidades son muchas. Por esto, muchas empresas optan por un modelo híbrido, es decir, contar con un travel manager que trabaje de la mano de una (o varias) agencias además de partners. De hecho, según un estudio realizado por Forum Business Travel (FBT) en 2014 y presentado en Madrid, sin la intermediación de las agencias el trabajo del gestor de viajes sería inviable.

Y es que ambas soluciones se complementan: aunque se contrate una agencia, siempre hará falta un enlace en la empresa que sea el responsable de esta área. Por lo tanto, nuestra recomendación es optar por este modelo mixto que, si bien a priori puede parecer que tenga un coste elevado, en realidad se puede traducir en reducción de costes y detección de nuevas oportunidades de ahorro.

5. Políticas de viajes

La política de viajes de la empresa es la biblia de la gestión de los gastos de viaje en el seno de la empresa y el travel manager la figura clave para interpretarla y optimizar los recursos destinados.

travel manager

La política de viajes de una empresa debe incluir las normas que permitan a la empresa realizar y controlar el conjunto del proceso de gestión de viajes, optimizando los recursos y garantizando la seguridad del viajero. El travel manager diseñará en detalle estas reglas que formarán la organización de los desplazamientos de la empresa, la asignación de determinadas categorías de hoteles a profesionales en función del puesto que ocupen en el organigrama de la empresa, la gestión del transporte, las dietas y otros muchos aspectos relacionados con el business travel. Todo esto regido por un objetivo claro: conseguir organizar los mejores viajes corporativos, relación calidad precio, y que resulten lo máximo de cómodos para el trabajador en movilidad para lograr una productividad real. 

No obstante, hay que tener claro que el travel manager no es quién controla la aplicación por parte de los viajeros de las políticas de gastos. Sin embargo, sí puede valorar si se están siguiendo o no, tener información de por qué no se aplican o si existe alguna justificación para que los viajeros no se ciñan a las líneas maestras diseñadas. 

Por otro lado, la empresa debe ser consciente de la necesaria flexibilidad de las políticas de viajes y el encargado de valorar y revisar estas políticas aportando su criterio profesional es el travel manager. De hecho, es el encargado de canalizar las opiniones tanto positivas como negativas de los viajeros para que se tengan en cuenta y buscar soluciones.

Además de aplicar estas "normas" a las gestiones que él o ella realiza, el travel manager también realiza una función de consulting con sus compañeros: en caso de duda pueden recurrir a esta figura para que los asesore sobre la aplicación de las reglas.

6. Plan de movilidad

travel managerUn plan de movilidad empresarial es un conjunto de acciones realizadas por la empresa en el ámbito de los desplazamientos laborales con la finalidad de garantizar la seguridad de los trabajadores, ya sea por las funciones propias de su puesto o para ir y volver desde su casa hacia el lugar donde estén desempeñando su trabajo. El caso es que la movilidad de los trabajadores comporta riesgos ,para reducir al máximo los accidentes laborales, una acción principal es el desarrollo y implementación del plan de movilidad empresarial.

El plan de movilidad de una empresa comporta 4 ventajas básicas: la reducción de la accidentalidad (este quizás el objetivo más visible y el de mayor peso), la reducción de costes, la facilitación de la movilidad y, por último, la motivación de los empleados, ya que los trabajadores ven como como la empresa toma una acción que muestra preocupación por ellos y mejora su percepción del interés que tiene la empresa en su seguridad.
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7. Duty of care

El plan de riesgos en la empresa ya no es una opción. El travel manager debe tomar medidas para garantizar la seguridad de los business travellers y gestionar la aplicación correcta de estas medidas. 

 

La gestión del riesgo debe comenzar con una evaluación del viaje y las posibles situaciones que se puedan dar durante el mismo. Posteriormente, es necesario diseñar políticas que reduzcan dichos riesgos y, finalmente, habrá que asegurar al viajero contra todos los riesgos que se pueden eliminar.

8. Negociación con proveedores

travel manager

Como hemos visto anteriormente, una de las tareas básicas de un travel manager es la negociación de las tarifas de vuelos, alojamientos y demás servicios para los business travellers a su cargo.

A continuación te presentamos algunos consejos que pueden ser útiles para lograr negociar el mejor precio posible. No siempre es fácil lograrlo, dependerá entre otros muchos factores de la habilidad del travel manager para la negociación. Pero hay algunas cosas que pueden ser tomadas en cuenta para asegurarse una tarifa interesante:

  • Intenta ser realitsta: antes de empezar la negociación tienes que conocer muy bien el mercado y saber hasta dónde puedes llegar en los precios, las condiciones, etc. Esto te permitirá apurar la negociación al máximo con tus proveedores.

  • Vigila con los cargos adicionales: en cualquier viaje, sea profesional o de ocio, hay que vigilar con los cargos adicionales que pueden aparecer: por facturar en un vuelo una maleta suplementaria, por consumiciones extra en el hotel, por la conexión al servicio wifi, etc. Intenta que se incluyan en el precio pactado con el proveedor, a poder ser sin (demasiados) costes adicionales, pero prevé una cantidad de dinero para los gastos extra que no hayas previsto.

  • Blinda el precio final: las tarifas de los servicios de viajes pueden oscilar un porcentaje considerable a lo largo del año, así que no está de más incluir en el contrato con el proveedor alguna cláusula o garantía conforme vuestro acuerdo no está sujeto a estos cambios, sobre todo cuando se negocia un gran volumen de servicios.

  • Busca fechas más favorables: cuando se trate de eventos internos, reuniones, etc. en que la fecha no dependa tanto de factores externos, intenta organizar los desplazamientos en momentos del año de temporada baja para lograr mejores precios. Si no hay elección intenta evitar los vuelos, trenes o alquiler de coches en fines de semana, puentes u operaciones salida de vacaciones.

  • Unifica tus proveedores: será más fácil negociar un volumen grande de operaciones con un solo proveedor que muchas operaciones más pequeñas con múltiples de ellos. Intenta hacer acuerdos globales siempre que sea posible.

9. Buenas prácticas del travel management

 Todo travel manager tiene sus secretos para conseguir una buena gestión de los viajes de negocios y garantizar la comodidad de los viajeros. Por la complejidad del trabajo, la profesionalización de la figura del travel manager puede ser muy beneficiosa para la empresa. A continuación tienes consejos que todo buen gestor de viajes corporativos debería seguir:

1. La importancia de la negociación

travel managerUna parte importante del trabajo del responsable de viajes de empresa está ligado a la negociación con los proveedores. Esto podrá afectar de forma indiscutible el gasto en viajes corporativos, pero también tendrá una incidencia importante en la satisfacción de los viajeros, la calidad de su entorno para poder desarrollar su trabajo, etc.

Tener información de calidad es importante en cualquier negociación y en este caso todavía más. Conseguir una tarifa muy reducida no representará siempre un ahorro para la empresa, sino que incluso puede darse el caso contrario. Si la rebaja del presupuesto se hace en detrimento de otros factores, como servicios adicionales, se puede dar el caso de tener que contratar estos servicios a parte suponiendo un gasto extra que puede ser más elevado que la rebaja conseguida en la tarifa. Es el caso, por ejemplo, de la conexión a internet, comidas y/o bebidas incluidas en el hotel, incluso hoteles o aeropuertos alejados del lugar de reunión, cosa que significará transporte adicional.

Por eso, el travel manager tiene que ser muy consciente de qué negocia y de las necesidades reales de los trabajadores a los que da servicio: qué necesitan y qué no en su día a día. 

Informe afectacion personal

2. Ten buen trato

Nunca hay que perder de vista que el trabajo del gestor de viajes tiene mucha incidencia en la vida de los trabajadores a los que da servicio, a nivel profesional pero incluso a nivel personal. Por eso es normal que puedan surgir tensiones en ciertos momentos. Tener buen trato, ser empático y agradable facilitará mucho el día a día del gestor de viajes de empresa.

Incluso en la negociación con los proveedores un buen trato cálido, más allá de la simple relación comercial estipulada, puede ser muy beneficiosa. Al fin y al cabo los proveedores son, o pueden llegar a ser, aliados del travel manager que pueden ayudarle a lograr una mejor gestión.

3. Formación contínua

El sector de los viajes corporativos cambia mucho y muy rápido. Surgen nuevas tendencias, nuevas herramientas para el ahorro en la gestión de gastos de viajes de empresa, nuevas necesidades… Lo que hoy sirve puede estar desfasado mañana y es bien sabido que los procesos anticuados muy a menudo suponen más gastos, más recursos y menos eficiencia. Así que es vital trabajar en la formación, no darlo todo por sentado, ser curioso de las novedades del sector, etc.

10. Herramientas para el travel manager

Las tareas del travel manager de una empresa contienen todo lo relacionado con los desplazamientos laborales. Esto incluye, obviamente, planificación de los viajes, gestión de equipos y optimización del tiempo. Estas tres características son totalmente compatibles con Captio, la plataforma para la gestión de gastos de viaje de empresa. 

travel manager

Captio integra un nuevo módulo de solicitud de viajes para facilitar y automatizar este proceso de planificar y gestionar las reservas correctamente. Además, la plataforma puede aumentar la eficiencia en la gestión del tiempo de los business travellers de la empresa.

Captio es una solución digital que te permite, con un sólo clic, capturar los tiques generados por los desplazamientos a través de la cámara de tu smartphoneguardarlos en la nube de Captio hasta que el trabajador en movilidad decida hacer un informe. que después se enviará de manera automática al supervisor y al departamento de finanzas, quienes realizarán la posterior aprobación. Así se construye un flujo de trabajo que permite optimizar al máximo el tiempo destinado a la gestión de los gastos de viaje

Además, Captio ofrece la posibilidad de olvidarte del papel ya que es una solución digital homologada por la Agencia Tributaria y, por tanto, la captura digital es válida a todos los efectos legales. De este modo se puede prescindir del original en papel.

Por otro lado, Captio no sólo facilita el reporte de los gastos de viaje de empresa sino que, además, hace más cómoda la supervisión ya que cuenta con un sistema de alertas que permite controlar qué gastos sobrepasan los límites establecidos por la política de viajes. De este modo se facilita la tarea al supervisor y al departamento de finanzas. Además, la solución digital Captio de gestión de gastos de viajes corporativos permite la integración de los datos con el sistema contable de la empresa.

Así pues, Captio mejora la optimización del tiempo y recursos destinados a la gestión de los gastos de los viajes de empresa convirtiéndose en una herramienta indispensable para el travel manager. ¿Quieres saber más? ¡Solicita una demo gratuita ahora!

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