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Captio: revolucionando el business travel

Informe Captio del fraude interno 2018

3 trucos para implantar una política de gastos en empresas grandes

Posteado por: Mar Calvo | 19/10/2018

Cada viaje de negocios les cuesta a las empresas españolas más de 700 euros de media, lo que supone un gasto anual medio de casi 70.000 euros. Esa cifra aumenta cuando se trata de empresas de más de 150 empleados. Debido a que cada vez hay más viajes corporativos y a que los precios no paran de subir, es necesario tomar medidas para ahorrar costes.
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Establecer un presupuesto, controlar las facturas, elaborar informes, negociar con proveedores y gestionar las reservas politicas-de-gastoscon cuidado para conseguir las tarifas más baratas son los primeros pasos a seguir para controlar los gastos de viaje. Aunque si hay algo que hoy en día se hace imprescindible es la necesidad de implantar políticas de viajes corporativos entre los empleados de la compañía.

¿Quieres saber cómo puedes implementar dichas políticas de gastos? Te proponemos que empieces por llevar a cabo 3 acciones:

1. Permitir el uso de SBT

Está bien que las empresas cuenten con empleados que negocien con proveedores y consigan acuerdos para beneficiarse de descuentos en billetes de avión y hoteles. Pero no es suficiente. Cada vez son más las grandes empresas que emplean las SBT (Self Booking Tools), es decir, las herramientas de autoreserva online que permiten a los trabajadores reservar sus viajes. Esto es tremendamente eficaz, pues el trabajador puede elegir los horarios y alojamientos que más se ajustan a sus necesidades.

¿Nunca te ha pasado que te han reservado un hotel lejos del lugar donde tienes el evento? Como consecuencia, has tenido que coger taxis que suponen un gasto extra para tu empresa. Eso es solo un ejemplo de lo que se puede evitar si dejas que sea el propio trabajador el que gestiones sus reservas.


targetas-corporativas2. La clave está en las tarjetas de crédito corporativas

Todavía son muchas las empresas, incluso las grandes compañías, que dan el dinero en mano a sus trabajadores para que pague los gastos en los viajes corporativos. Esa medida implica que se pierda dinero en cambios de divisas, tiques que se extravían o en adelantos que no se computan cuando toca pagar las dietas. Asimismo, el trabajador pierde un tiempo muy valioso en recopilar los recibos para rellenar las notas de gastos.

Una forma sencilla de simplificar las cosas y que ayuda a un mejor control de los gastos empresariales son las tarjetas de crédito corporativas. Con ellas tendrás acceso en todo momento a cada uno de los movimientos realizados, con lugar, fecha y hora. 


3. Utiliza plataformas de control de gastos

Todas las políticas de gasto de las grandes empresas deberían incluir plataformas de control de gastos. Son la forma más sencilla de asegurarte de que tus empleados cumplen con la política de viajes de tu empresa. Herramientas como Captio te permiten establecer controles y dar de alta alertas automáticas para todos los gastos de empresa que incumplan la política de gastos de viaje de la empresa. De esta forma, el usuario que se haya designado como supervisor recibirá informes periódicos de gastos que podrá dar de paso, aprobar parcialmente o rechazar en función de si estos cumplen o no con la política de gastos de la empresa.

Por tanto, con estas plataformas es mucho más difícil que se den los fraudes internos más comunes, como puede ser el pasar gastos realizados en fin de semana o dar tiques duplicados. 

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