Aunque es cierto, que nos encontramos en un contexto complicado a causa de la pandemia, hay muchas empresas que tienen trabajadores que viajan de forma más o menos habitualmente por motivos laborales. Por tanto, crear una política de gastos ayudará a que estas empresas den el salto a la eficiencia corporativa.
Crear una política de gastos puede parecer complejo pero solo se tiene que tener todo el conocimiento sobre los gastos que reporta tu equipo por escrito: explorar el abanico de situaciones posibles, poner cifras exactas a cada punto, marcar bien los límites, etc.
A continuación te exponemos las principales políticas para la gestión de gastos de viaje. Sin embargo, según el sector de cada empresa podrán establecerse otras normativas propias más adecuadas a su ámbito de negocio. Es muy importante para evitar conflictos que cada trabajador conozca de antemano todas estas políticas y las tenga en cuenta a la hora de viajar.
1. Política de gastos de viaje sobre kilometraje
Si el trabajador no dispone de coche de empresa para desplazarse puede pactarse un precio por kilometraje. Normalmente, las empresas definen en su política de gastos pagar un precio de kilometraje distinto según el cargo o el departamento a que pertenece cada trabajador.
2. Política de gastos de viaje sobre las normativas
Este tipo de políticas son propias de cada empresa y pueden decidir cuantas normativas quieren fijar. Cada compañía podrá marcar políticas en diferentes categorías para llevar un mejor control de los gastos de viaje.
Por ejemplo, en la sección de dietas y restaurantes habrá empresas que establecerán el precio por dieta de, máximo, 15 € mientras que en otras será de 25 €. También, en la misma empresa, un comercial puede gastar hasta 12 € en una comida y un directivo 20 €.
3. Politica de reembolso de gastos de viajes
Cada empresa tiene una manera de gestionar el procesamiento y control de los tiques generados. Por ejemplo, la empresa puede decidir no reembolsar aquellos gastos cuyos tiques justificantes se han extraviado. Lo que sí es un denominador común a todas las empresas, en lo que a reembolso de los gastos de viaje se refiere, es la necesidad del control sobre los gastos. Un control que además, en realidad, es sinónimo de necesidad de aumentar la eficiencia en todo el flujo de gestión de los gastos. Este control y eficiencia es muy difícil conseguirlo realizando un proceso manual. Por este motivo, la digitalización es la mejor opción.
4. Política de gastos de viaje internacionales
En este tipo de políticas entran en juego tres factores:
- El primero es el cambio de divisa, sobre todo si hay alguien trabajando en otro país de manera permanente. Hay que plantearse en qué moneda se le va a pagar y cómo se le va a reembolsar.
- El segundo es la contratación de seguros, tanto médico como de viaje, necesarios para aquel trabajador que realiza viajes largos al extranjero (para los que es necesario manejar el concepto de cross cultural).
- Como tercer punto se debe tener en cuenta la diferencia de costes de cada país ya que puede suponer grandes diferencias. Por ejemplo, el transporte público en Londres cuesta más del doble que en Madrid.
Consejos útiles para redactar la política de gastos de tu empresa
La base es ser claro y conciso: una buena política de gastos debe ser fácil de entender y de recordar. Una cosa que suele funcionar es estructurarla en secciones. Es decir, puedes crear una sección para hoteles, dietes, etc. Esto te hará más sencillo recopilar posibles escenarios y regularlos, y será más fácil de recordar para todos.
Es útil añadir una sección específica para gastos no reembolsables partiendo de tu experiencia: ¿Qué elementos no reembolsables te suelen llegar con las notas de gastos de tu equipo? Un ejemplo frecuente son las comidas con acompañantes, gastos que se han producido fuera de la jornada laboral, entre otros.
Un punto interesante a incluir es hacer saber al equipo qué medidas se van a tomar para asegurar el cumplimiento de la política de gastos. No está de más dar a conocer que las notas de gastos serán revisadas una por una cuidadosamente por un responsable; y que pueden ser revocadas si no se adaptan a las reglas descritas.
Otra cosa importante a tener en cuenta es que si te decides a oficializar una política de gastos de empresa es necesario que la controles. Sé concienzudo revisando los informes de gastos, si acabas no haciéndolo, probablemente notarás un relajamiento en el cumplimiento de las reglas.
Por último, la política de gastos de empresa no tiene porque ser un documento cerrado. Es un documento que debe ser creado desde un punto de vista flexible, teniendo en cuenta la celeridad con la que cambian los contextos sociales, y en consecuencia empresariales, en el siglo XXI.
