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Digitalización del departamento financiero

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Gana visibilidad y control con una gestión de gastos y viajes automatizado

Ofrece a tus empleados una gestión de gastos y un proceso de reserva de viajes más sencillos y, al mismo tiempo, controla los gastos de la empresa antes o en el momento en que se realiza la operación del gasto.

1. Optimiza el tiempo del equipo, aumenta la productividad

La gestión de gastos y viajes de empresa es una tarea árdua. Por un lado,  los empleados deben guardar los tiques y hacer su nota de gastos en el formato que establece la empresa, con las reglas e información necesaria para justificar y gestionar adecuadamente los gastos en concepto de dietas. Por otro lado, el responsable de equipo debe controlar y supervisar de manera manual que los gastos sean reales y se ajusten a las políticas de gastos establecidas por la empresa.  El proceso termina cuando el equipo de administración y finanzas debe incorporar los datos en la contabilidad general de la empresa y a otros sistemas de gestión, para proceder posteriormente al reembolso de cada empleado. 

Aumenta la productividad y optimiza el tiempo para ti y tus empleados con la digitalización y automatización del proceso de gestión.

2. La gestión digital de viajes y gastos de empresa que se adapta a ti

Aunque parece casi imposible, a través de una plataforma de gestión de gastos de viaje de empresa se puede conseguir hacer fácil lo difícil y hacer más rápido el proceso tanto para el reportador de gastos como para el responsable de equipo. Uniendo en un solo flujo el reportador, revisor y contabilidad. Con un solo clic, el trabajador, desde su móvil, puede digitalizar los gastos y tenerlos ordenados y guardados para su nota de gastos. El revisor recibe los informes a tiempo y en contabilidad cuentan con un sistema totalmente integrado que les permite tener los gastos bajo control. ¿Cómo?

¿Cómo lo hacemos?

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Se sube el gasto

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Se reporta

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Entra en fase de revisión

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Se reembolsa y concilia

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Fase de análisis de datos

1. Digitalización de los tiques

Emburse Captio lee automáticamente los datos de los tiques de gastos desde el smartphone con un sistema OCR que lee los datos principales y el justificante queda automáticamente guardado en la nube de la plataforma.

2. Generación de notas de gastos en un solo clic

Los justificantes están ordenados y listos para poder formar parte de una nota de gastos cuándo y dónde se quiera a través de la aplicación. Además, al ser una plataforma de gestión de viajes homologada por la Agencia Tributaria no es necesario guardar el tique original en papel porque la copia digital es válida a todos los efectos legales.

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3. Supervisión con alertas automáticas

El responsable de equipo recibe los informes de gastos y los revisa dónde y cuándo quiera. Además, desde el punto de vista de la supervisión, Emburse Captio ofrece la posibilidad de implementar alertas en concordancia con la política de gastos de viaje de la empresa. De esta manera, la supervisión se convierte en una tarea mucho más ágil.

4. Reembolso de los gastos

En el último paso de la gestión de los gastos de empresa es la validación y reembolso desde el departamento de administración, que supone el reembolso para el trabajador que se encuentra en movilidad, Emburse Captio mejora la rapidez y aporta orden, control y flexibilidad. Una vez aprobado el informe, el viajero recibirá felizmente su reembolso.

¿Quieres saber más sobre un proceso de gestión de gastos digital?

Contacta con nosotros

Con un proceso de gestión de gastos automatizado ganarás en ahorro de tiempo gracias a la reducción de tareas manuales. Los viajeros de negocios no perderán tiempo buscando y recopilando tiques y los administradores de gastos agilizarán el proceso de aprobación de las notas de gastos porque todos los informes cumplen con la política de gastos. Además, con una gestión digital de los gastos de la empresa tendrás más información para tomar decisiones basadas en datos: podrás ver qué alertas de políticas de gastos saltan más, comparar tus gastos en el tiempo, conocer el consumo de proveedores y mucho más.

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Casó de éxito

“Hemos ganado sobretodo en agilidad en los flujos de aprobación de las notas de gasto y en la eliminación del papel”

Gonzalo Ochoa Responsable de administración y contabilidad en Mantequería Arias
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Deja que nuestra tecnología te guíe para que el equipo de finanzas tenga más visibilidad y tus empleados se dediquen a tareas de más valor.

Guía: Nota de gastos y cómo ganar eficiencia y control en el departamento financiero

3. Controla los gastos de empresa con una política de gastos automatizada

Hemos comprobado que un 15 % de los gastos de empresa no cumplen con la política de gastos de la empresa. Un 12 % en las grandes empresas. 1 uno de cada 4 gastos de empresa supera el importe máximo establecido por la compañía, lo que supone 181 €/año por de sobrecoste por empleado. Comprueba automáticamente que cada gasto se adhiere a la normativa de tu empresa, elimina el fraude interno y ahorra costes. 

4. Recupera el IVA los gastos de empresa y gana un pago extraodinario

Gran cantidad de empresas españolas deducen incorrectamente el IVA de sus gastos. En muchos casos ni siquiera piden la devolución del IVA de los tiques de gastos de sus empleados, dejando de recuperar una cantidad importante de dinero que les pertenece. Descúbrelo todo sobre la recuperación del IVA de los tiques de gatos y logra una recuperación media al 80 %  en IVA nacional y 100 % en internacional.

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Solicita una demostración de Emburse Captio para ver cómo te podemos ayudar a digitalizar el proceso de gestión de gastos

Cómo funciona

Reembolsos rápidos

Reembolsa a los empleados de forma rápida y segura.

Políticas de gastos a tu medida

Garantiza el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa.

Captura automática de gastos

Completa los datos de los recibos mediante la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Integración con tus herramientas

Conecta la gestión de gastos con todos tus sistemas de empresa.

Usabilidad inmejorable

Productos y equipo de soporte de primer nivel.

Conciliación bancaria automática

Relaciona automáticamente cada pago efectuado con una tarjeta de empresa con cada gasto.

Eliminación del papel

Emburse Captio está homologado por la AEAT, así que puedes deshacerte de los tiques en papel.
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Caso de éxito

Descubre cómo Mahou San Miguel modernizó la experiencia de informes de gastos tanto para viajeros como para equipos de finanzas

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Integra la gestión de gastos con el resto de sistemas de tu empresa

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Cada empresa tiene sus casuísticas y desafíos. Deja que nuestros expertos modernicen la gestión de gastos y viajes con nuestras soluciones personalizadas.