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Cumplir con la política de gastos de empresa puede ser así de fácil

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Permite que la tecnología ayude a los empleados a cumplir con la normativa

Proporciona a los empleados autonomía y libertad en la reserva de viajes y gastos siempre cumpliendo con la política de empresa y sin realizar gastos fuera de la misma.

1. Optimiza el tiempo del equipo con la última tecnología a su servicio

El estudio The experience of work: the role of technology in productivity and engagement, en el que han participado 1.100 ejecutivos sénior de ocho países e industrias diferentes, revela que el principal motivo para mejorar la experiencia de trabajo de los empleados es aumentar su productividad y compromiso (señalado por un 40 % de directivos), fortalecer la experiencia y satisfacción del cliente (36 %), la rentabilidad (31 %) y la retención de talento (30 %).

Aunque parece casi imposible, a través de una plataforma de gestión de gastos de viaje de empresa se puede conseguir hacer fácil lo difícil y hacer más rápido y sencillo el proceso de gestión de gastos tanto para el reportador de gastos como para el responsable de equipo. Uniendo en un solo flujo el reportador, revisor y contabilidad. Con un solo clic, el empleado, desde su móvil, puede digitalizar los gastos y tenerlos ordenados y guardados para su nota de gastos sin perder más tiempo. Los managers reciben los informes a tiempo y las alertas automáticas le detectan si el informe está correcto para su aprobación o no; y en contabilidad cuentan con un sistema totalmente integrado que les permite tener los gastos bajo control. 

 

¿Cómo lo hacemos?

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Se sube el gasto

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Se reporta

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Entra en fase de revisión

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Se reembolsa y concilia

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Fase de análisis de datos

2. Haz cumplir la política de gastos de manera sencilla

Los usuarios suelen desconocer la política de viajes y gastos de la empresa y no cumplen con la misma. Como resultado, un 15 % de los gastos de empresa no cumplen con la política de gastos y un 82 % de las grandes empresas espera dedicar menos tiempo a crear y aprobar los informes de gastos y a reembolsar a los viajeros de negocios gracias a la automatización

Con una política de gestión de gastos automatizada podrás establecer controles eficaces para hacer cumplir la política de gastos de tu empresa y optimizar el tiempo de los revisores.

Aplica hasta 16 alertas y controles automáticos para cada tipo de empresa:

Tique repetido

Gasto en día festivo

Importe máximo del tique

Tique atrasado

Tique editado

Gasto en fin de semana

Falta un comprobante obligatorio

Importe máximo de la fecha

Importe máximo del informe

3. Consigue que la experiencia de viaje sea fácil para todos

El 37 % de los empleados afirman que los viajes profesionales afectan a su vida personal, razón de más para hacerles las cosas fáciles y generales menos estrés. Con una política de gastos automatizada sabrán cuáles son las normas, el reporte de gastos será mucho más rápido y el reembolso también. Además, los viajeros de negocios tendrán accesibilidad desde cualquier sitio a través desde su dispositivo móvil, el envío de notas de gastos será más ágil y a tiempo y generará menos estrés para el empleado.

Con la agilización y automatización del proceso, tanto reportadores de gastos como revisores ahorrarán tiempo en la gestión y aumentarán su productividad. 

¿Quieres saber más sobre un proceso de gestión de gastos digital?

Contacta con nosotros

4. Gana visibilidad en el proceso de gestión y garantiza la trazabilidad en los viajes

Los procesos de integración con los sistemas de administración de bases de datos son el presente y futuro del travel management. Con una proceso de gestión de gastos automatizado se garantiza la trazabilidad de los datos de solicitudes de reservas en todos los procesos involucrados.

Mejora la relación con el equipo gracias a los datos

Mejora la retención de los empleados, uno de los problemas más habituales de los empleados en movilidad. Gracias a los datos sabrás quién gasta qué y cuándo con total transparencia.

Gana visibilidad para la toma de decisiones

  • Conociendo los proveedores más frecuentes podrás negociar descuentos y convertirlos en bonos para los empleados.
  • Conoce patrones de comportamiento de los empleados. 
  • Toma decisiones sobre si incluir o no ciertos gastos como parte de las estructuras salariales de los empleados.

Controla los errores humanos y de fraude interno

Está comprobado que el 27 % de las notas de gasto superan el importe asignado. Con una plataforma de gestión de gastos con alertas automáticas podrás controlar y prevenir el fraude interno. No se pasará ningún gasto que no cumpla con la normativa.

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Casó de éxito

“Dedico 3 horas al día a la gestión de viajes de los empleados revisando y modificando viajes, eso con Emburse Captio está solucionado".

Cliente Emburse Captio
Contacta con nosotros

5. Sé una empresa responsable con la sociedad y el ecosistema

  • Reduce la Huella de Carbono

Conoce y controla el efecto de los viajes corporativos de tu empresa en la generación de CO2.

  • Elimina el papel

Elimina el papel de las notas de gasto y el gasto de almacenamiento del mismo.

 

Deja que la tecnología proporcione a los empleados autonomía y libertad en la reserva de viajes y gastos siempre cumpliendo con la política de gastos

Descubre cómo en esta hoja de producto
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Solicita una demostración de Emburse Captio para ver cómo te podemos ayudar a digitalizar el proceso de gestión de gastos

Cómo funciona

Reembolsos rápidos

Reembolsa a los empleados de forma rápida y segura.

Políticas de gastos a tu medida

Garantiza el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa.

Captura automática de gastos

Completa los datos de los recibos mediante la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Integración con tus herramientas

Conecta la gestión de gastos con todos tus sistemas de empresa.

Usabilidad inmejorable

Productos y equipo de soporte de primer nivel.

Conciliación bancaria automática

Relaciona automáticamente cada pago efectuado con una tarjeta de empresa con cada gasto.

Eliminación del papel

Emburse Captio está homologado por la AEAT, así que puedes deshacerte de los tiques en papel.
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Caso de éxito

Descubre cómo Mahou San Miguel modernizó la experiencia de informes de gastos tanto para los viajeros de negocios

Leer caso de éxito

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