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Gestión del IVA

Recupera el IVA los tiques de gastos de tus empleados

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Gran cantidad de empresas españolas deducen incorrectamente el IVA de sus gastos. En muchos casos ni siquiera piden la devolución del IVA de los tiques de gastos de sus empleados, dejando de recuperar una cantidad importante de dinero que les pertenece.

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Casó de éxito

"Con la recuperación del IVA nuestro proyecto con Emburse Captio ya está rentabilizado, porque el coste de la implementación queda cubierto"

​​Maribel Martín Desarrollo de proyectos financieros Leroy Merlin España

1. Requisitos para que el IVA soportado sea deducible y empezar a ahorrar dinero

El IVA soportado, es decir, el que la empresa o profesional abona al adquirir cualquier bien o determinados servicios, puede dividirse en dos categorías de vital importancia para las cuentas de la empresa: IVA deducible e IVA no deducible. Esto está regulado por la Ley 37/1992.

Se considera IVA deducible aquel derivado de operaciones gravadas realizadas en el interior del país y ligado a gastos relacionados con la actividad económica desarrollada. Además, se establece como requisito que estén debidamente justificados e incorporados a la contabilidad de la empresa.

La Agencia Tributaria remarca que sólo se podrá desgravar el IVA justificado mediante facturas completas en las que esté desglosado y detallado. Para que el IVA soportado sea deducible, se deben cumplir las siguientes condiciones:

  • Gasto vinculado a la actividad económica desarrollada
  • Gasto justificado: Para que los gastos sean considerados justificados se tiene que disponer de la factura original. Las facturas simplificadas ni otros documentos sustitutivos, como albaranes u hojas de pedido, son un justificante adecuado para la deducción del IVA porque falta una parte de la información mínima necesaria para que sea válida para este fin frente a Hacienda, aunque existe una excepción que veremos más adelante: se podrá desgravar el IVA justificado mediante facturas simplificadas que recojan gastos cuya tipología permita que se documenten en este formato y que, además, hagan constar los datos identificativos del destinatario de la factura así como el IVA desglosado.
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2. Beneficios de la recuperación del IVA

Uno de los principales y más evidentes beneficios de la recuperación del IVA de los gastos de empresa no deducibles es el beneficio económico. Y es que el IVA soportado en actividades empresariales puede restarse al IVA repercutido por la empresa. Por tanto, la cantidad a ingresar a Hacienda es menor.
  • Al practicar la deducción de las cuotas del IVA, el gasto empresarial se reduce, aumentando la rentabilidad de la actividad. Esto conlleva una mejora del beneficio, EBITDA y del resto de indicadores económicos.
  • La empresa cuenta con más liquidez para hacer frente a los gastos ordinarios.

El IVA generalmente supone el 10% o el 21% en los gastos de empresa, el margen de ganancia justifica organizar el proceso seriamente

  • Si la recuperación del IVA se realiza a través de un proceso bien estructurado, se pueden extraer patrones de los conceptos y actividades que engloban mayor número de gastos. Una información que puede condicionar la toma de decisiones de la empresa según los resultados de dicho análisis.
  • El proceso de deducción del IVA de los gastos no deducibles conlleva en sí mismo un mayor control de los gastos. Por tanto, es una inmejorable oportunidad para detectar posibles fraudes.
3. Proceso de recuperación del IVA nacional con Emburse Captio
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Volcado

Descargamos los tickets/facturas que los empleados han reportado en Captio
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Selección

Selección de los gastos susceptibles de recuperar el IVA
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Validación

Procesado de facturas y rectificación o emisión de las mismas. Contamos con una extensa red de proveedores
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Se sube el gasto

Elaboración de reportes contables en excel y envío de las facturas. Reporte en formato AEAT para el SII.
4. Proceso de recuperación del IVA internacional con Emburse Captio
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Volcado y selección

Revisión de las facturas conforme cumplen con los requisitos exigidos por cada Administración
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Procesado

Procesado de datos para la elaboración de la solicitud de devolución a través de un software especializado diseñado a medida.
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Presentación

Presentación de la solicitud de devolución a través del portal web de la Agencia Tributaria o directamente ante la Administración de destino.
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Se sube el gasto

Portal online diseñado para que el cliente pueda hacer seguimiento de sus solicitudes y acceder a su histórico de devoluciones
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Gestión de requerimientos

Gestión proactiva de requerimientos emitidos por las distintas autoridades y presentación de recursos, si procede, hasta la aprobación del expediente.

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“De cara a Hacienda Emburse Captio está certificado por la Agencia Tributaria, y con la obligación del envío del Suministro Inmediato de Información, esto era un requisito indispensable para nosotros”.

María Alonso Barbón Técnico contable Lacera

5. Cumple con el Suministro Inmediato de Información

La normativa para el Suministro Inmediato de Información (SII), consiste en el envío electrónico en tiempo real de todas las operaciones que deben figurar en los libros de registro del IVA.

Las empresas deberán remitir en un máximo de cuatro días a la AEAT los detalles de sus operaciones (facturas y tiques expedidos y recibidos).

¿A quién afecta?

Inicialmente, a los contribuyentes inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (Redeme), las empresas que cuenten con una facturación anual de más de 6 millones de euros y los grupos de IVA.

6. Extrae automáticamente la información para cumplir con el SII

El sistema OCR extrae automáticamente los datos de los tiques y facturas para cumplir con los requisitos del SII.

Con Emburse Captio todas las etapas del proceso de gestión se integran en un único flujo ágil y sincronizado.

Con la plataforma se gana rapidez en el soporte, supervisión, comprobación de las políticas de gasto y en la contabilización.

El sistema OCR extrae automáticamente los datos de los tiques y facturas para cumplir con los requisitos del SII.

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