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El 27 % de las notas de gastos superan el importe asignado

Comprueba automáticamente que cada gasto se adhiere a la normativa de tu empresa.

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Controla los gastos con una política digital y automatizada

Comprueba automáticamente que cada gasto de empresa se adhiere a la normativa de tu empresa, elimina el fraude interno y ahorra costes.

1. El 82 % de las  empresas espera dedicar menos tiempo a crear y aprobar informes de gastos

Según el Informe de tendencias en la gestión de gastos, el 79 % de las empresas encuestadas dispone de políticas de gastos de viaje y representación por escrito. Sin embargo, el 72 % de esas empresas deja el cumplimiento en manos de los empleados o realiza revisiones manuales respecto a esas políticas. Puedes ver el Informe completo sobre las tendencias en la gestión de gastos de viaje y representación aquí.

  • El 82 % de las empresas espera dedicar menos tiempo a crear y aprobar los informes de gastos y a reembolsar a los viajeros de negocios gracias a la automatización.

2. Un 15 % de los gastos de empresa no cumplen con la política de gastos

Por lo que respecta a los tipos de posibles fraudes detectados, la distribución de las irregularidades es la siguiente:

Alerta Media General
Superar el importe máximo por gasto 27%
Pasar gastos antiguos 23%
Editar la información del justificante 22%
Efectuar gastos en fin de semana 9%
Falta el justificante del gasto 7%
Pasar el mismo tique varias veces 7%

3. Beneficios de una política de gastos automatizada

La digitalización de procesos en cualquier área siempre tiene efectos positivos. El proceso de digitalización de una compañía tiene como consecuencia su transformación digital, que supone un cambio de paradigma y una nueva cultura organizativa.

Una empresa con 300 empleados ahorra 102.000 € al año con una política automatizada

Beneficios financieros
  • Gana eficiencia en la gestión de procesos.
  • Optimización de los pagos visibilidad.
  • Datos reales tratados de forma inteligente con los que tomar acciones correctivas.
  • Control y prevención del fraude.
  • Recuperación del IVA.
Aumento de la productividad
  • Agilización y automatización de procesos.
  • Ahorro del tiempo de gestión.
  • Localización inmediata de facturas y datos.
  • Agilización de la toma de decisiones.
Empleados más felices
  • Tus empleados sabrán cuáles son las reglas, para que puedan cumplir y ser reembolsados más rápidamente.
  • La facilidad de uso de herramientas digitales permite mayor focalización en labores prioritarias.
  • Menos estrés para el empleado.
Validez legal
  • Homologación según país.
  • Ahorro del archivo de custodia de los tiques.

4.Toma decisiones asertivas, basadas en números

  • Visualiza, predice y cambia las dinámicas de gasto que pueden mejorar.
  • Negocia descuentos y conviértelos en bonos para los empleados conociendo los proveedores más frecuentes.
  • Decide sobre si incluir o no ciertos gastos como parte de las estructuras salariales de los empleados.
  • Obtén información detalladas por país, tipología de gasto, departamentos,
    proyectos, picos de consumo, etc.
  • Descubre tendencias en base las alertas o gastos superfluos.

5. Pasos para crear tu política de gastos perfecta

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1. Escucha a tus empleados

Cuando hablamos de implementar una herramienta a nivel interno y que afecta, en mayor o menor medida, a todos los empleados de la misma, es de suma importancia hablar con el equipo. La escucha es una parte fundamental que te dará insights del camino a seguir. Además, fortalecerá los lazos comunicativos dentro de la organización y dará peso en el proceso a los empleados con más movilidad.

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2. Analiza los datos

  • ¿Cuál es nuestro objetivo con la nueva política de gastos? ¿Y el alcance?
  • ¿Cuánto invertimos en Gastos de viajes?
  • ¿Existen distintos roles dentro de la organización con gastos distintos?
  • ¿Cómo se pasan los gastos a día de hoy?
  • Cuál es la opinión de nuestros empleados en movilidad, sabemos que les frustra?
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3. Define punto a punto los siguientes conceptos

  • Dietas y kilometraje
  • Los métodos de pago de tus empleados
  • Límites y tratamiento de tiques
  • La política en viajes internacionales
  • Establecer aprobaciones con roles de supervisión
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4. Integra y automatiza

Con el fin de digitalizar el máximo de acciones y así liberar tiempo de todos los empleados de la organización, integra tu herramienta de control de gastos con el ERP de tu empresa y con todas las herramientas internas de gestión. Además, automatiza los flujos de aprobación y alertas para hacer cumplir la política de gastos en tiempo real.

6. Te ayudamos a hacer cumplir tu política de gastos

Con la solución de Emburse Captio podrás establecer controles eficaces para hacer cumplir la política de gastos de tu empresa.

Aplica hasta 16 tipologías de controles en tu normativa

La plataforma permite establecer controles y alertas automáticas por cada gasto de empresa:

Tique repetido

Gasto en día festivo

Importe máximo del tique

Tique atrasado

Tique editado

Tique atrasado

Falta un comprobante obligatorio

Importe máximo de la fecha

Importe máximo del informe

Revisión de gastos basados en roles (Workflows)

La fase de revisión de gastos de empresa de Emburse Captio se basa en workflows. El usuario supervisor recibe informes enviados por su equipo de usuarios reportadores de gastos para su validación. El supervisor decide si aprobar los gastos, rechazarlos o aprobarlos parcialmente.

Aprobar

El usuario supervisor aprueba el informe porque cumple con la política de gastos de la empresa.

Denegar

El usuario supervisor denega el informe porque no cumple con la política de gastos de la empresa.

Aprobación parcial

Si hay algún tique que no está bien justificado o no cumple la normativa de gastos de la empresa, se puede eliminar sin necesidad de crear un nuevo informe.

HubSpot Video

“Conocer en tiempo real el gasto del equipo nos permite ceñirnos mejor al presupuesto”

Erik Lütken Director financiero en SQM Iberian

Integra la gestión de gastos con el resto de sistemas de tu empresa

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Cada empresa tiene sus casuísticas y desafíos. Deja que nuestros expertos modernicen la gestión de gastos y viajes con nuestras soluciones personalizadas.