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Automatización de facturas de proveedores

Agiliza los flujos de aprobación de las facturas de tus proveedores

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Automatización cuentas por pagar

Ayuda a tu equipo a mejorar la gestión de las facturas de proveedores, agilizar los flujos de aprobación y aumentar la visibilidad.

1. Por qué no funciona el modelo de procesamiento de facturas manual

La gestión de facturas dentro de una empresa es una tarea imprescindible, pero poco agradecida. Necesitamos llevar un control exhaustivo del pago y cobro de facturas para ajustar nuestra contabilidad y conseguir que la empresa se mantenga y crezca en sus ambiciones y objetivos.

Al mismo tiempo, organizar y supervisar el estado de la facturación puede ser tedioso y robar tiempo a los equipos de gestión de pago de facturas, tiempo valioso que podrían dedicar a tareas más productivas.

¿A qué problemas te enfrentas con un proceso manual?

1. Coste elevado del procesamiento de facturas

La mayor parte de los costes del procesamiento de facturas de proveedores está relacionado con el tiempo dedicado a gestionar, aprobar y reembolsar esas facturas. Éstas primero deben recibirse e introducirse en el sistema y continuación, deben codificarse adecuadamente, presentarse para la aprobación del responsable del presupuesto y luego introducirse en el sistema ERP para su aprobación.

2. Falta de control sobre las facturas de proveedores

El procesamiento manual de las facturas hace que sea especialmente difícil controlar el gasto y controlar el cumplimiento de las directrices de la empresa.

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3. Visibilidad insuficiente

Esta falta de visibilidad del equipo financiero puede conducir a otros muchos problemas: que las facturas se pierdan o caigan en el olvido antes de llegar al departamento de finanzas; que los retrasos conduzcan a que se emitan y procesen facturas duplicadas; que se omitan los procesos correctos de aprobación; etc. Por otra parte, los directivos no pueden acceder fácilmente a la información que necesitan para realizar previsiones financieras, gestión de costes y cumplimiento y comparar sus niveles específicos de gastos.

 

4. Otros costes

A todo esto, puede que se sumen otros costes: los proveedores podrían imponer recargos por pagos atrasados o cargos por intereses; las facturas duplicadas podrían pagarse dos veces; podrían desaprovecharse oportunidades de descuento por pago anticipado, etc.

Estos son solo algunos de los problemas más tangibles generados del proceso manual de gestión de facturas. ¿Quieres saber cómo resolverlos?

2. Beneficios de la automatización de cuentas por pagar

HubSpot Video

Consigue visibilidad completa en todo el proceso

Aprueba o rechaza facturas de forma ágil y eficiente

Gana precisión en el proceso de compra

Nunca más perderás de vista una factura

Acelerar el proceso de gestión conlleva ahorrar costes directos e indirectos

Paga siempre a tiempo a tus proveedores y fortalece vuestra relación

Elimina los pagos duplicados de facturas

Eliminación de las sanciones por pago fuera de plazo

Aumenta en eficiencia, agilidad y visibilidad

Homologación por parte de la AEAT

Permite que tu equipo gane agilidad y se centre en tareas de más valor

Información más productiva

3. Flujo del proceso de gestión de facturas automatizado
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1. El proveedor envía una factura por e-mail.

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El OCR extrae los datos del encabezado para crear un registro de la factura.

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2. Se añaden líneas de conceptos y partidas.

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El motor de normas valida su conformidad y la remite al responsable de aprobación.

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3. El responsable de aprobación la aprueba y se remite a Contabilidad para su revisión.

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Se exportan los datos y se crea el recibo(s).

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4. Se contabiliza, llega a vencimiento y se paga al proveedor.

Paso número 1

Subida de la factura y lectura automática

Los usuarios pueden subir una factura desde el móvil, tablet o pc, a través del portal web o por correo electrónico.

El motor OCR lee los datos de las facturas de forma automática y el usuario añade información adicional.

Funcionalidades

Lectura automática de datos

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Extrae automáticamente la información necesaria de tus facturas.

Paso número 2

Alertas de conformidad + aprobación

Subida de la factura y lectura automáticaLa factura pasa por el flujo de aprobación estipulado en base a la política de la empresa.

Los flujos pueden ser simples o complejos dependiendo el importe, tipología de gasto, etc. y pasarán por tantas aprobaciones como sea necesario.

Funcionalidades

Flujos de aprobación simples o complejos

Crea flujos de aprobación en base a su autoridad, proyecto, importe, etc.

Flujos de control

Flujos de control automatizados con alertas configurables para obtener el cumplimiento reduciendo las posibilidades de fraude interno.

Proceso de aprobación

Proceso de aprobación sencillo, directamente desde tu correo electrónico con alertas y notificaciones en el momento en el que cambia el estado de una factura.

Allí dónde estés

Los usuarios pueden aprobar las facturas vía email, web y mediante smartphone.

Paso número 3

Encaje de órdenes de compra

El sistema consta de reglas que funcionan con el fin de relacionar la orden de compra y la información de la factura para asegurar que solo pagas por los bienes y servicios recibidos.

Funcionalidades

Gestión de compras

Integra Emburse con tu herramienta de gestión de compras y pedidos.

Integración y gestión de las órdenes de compra

Capacidad de correlacionar órdenes de compra de forma bidireccional y tridireccional, para mayor tranquilidad. Crear solicitudes de compra y envíalas para aprobación y conversión en órdenes de compra listas para los proveedores.

Paso número 4

Integración y analítica

Integración con los sistemas contables de la empresa. Seguimiento a través del panel de control donde se muestra el estado de cada factura y se pueden realizar reportes a medida.

Funcionalidades

Planifica cuidadosamente tus gastos con toda confianza, sabiendo que cumplen con las políticas y procedimientos de compras de tu organización.
HubSpot Video

En este video, Álex Martínez, Product Manager de Emburse Captio, resuelve las preguntas más frecuentes sobre nuestra solución de gestión de facturas

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