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12 claves para afrontar tu primer viaje de negocios

Business traveller timer 7 min.
Mar Calvo
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Si te asignan tu primer viaje de negocios significa que la empresa para la que trabajas confía en ti para representarles. Este aspecto debería llenarte de orgullo, pero seguramente también de inquietudes. Para que todo vaya sobre ruedas debes tener en cuenta una serie de consejos que podrás trabajar previamente y que te mostramos a continuación.

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Los viajeros de negocios primerizos pueden verse inicialmente intimidados por algunas de las características que conforman al business travel. viajes-de-negociosLa interrupción de la rutina diaria, las reuniones con representantes internacionales y algunos aspectos que conforman el día a día del viajero de negocios pueden acabar generando estrés si no se gestionan correctamente. Por este motivo te proporcionamos 12 claves para mejorar esta primera experiencia.

  1. Define el objetivo de tu viaje de negocios: Antes de gestionar los diferentes aspectos relacionados con el traslado y el alojamiento, deberías plantearte qué es lo que quieres obtener de la visita. Por ejemplo, puedes acudir a una feria con el objetivo de aumentar las ventas, conseguir contactos, investigar un mercado o analizar la competencia. Estos objetivos determinarán el resto de tu viaje.

  2. Infórmate sobre la documentación y vacunas necesarias: Otro punto importante a tener en cuenta antes del viaje es la comprobación de los documentos necesarios. Si viajas fuera de la Unión Europea, necesitarás tener el pasaporte en vigor e incluso es probable que debas presentar un visado, lo que conlleva trámites que pueden alargarse varias semanas. Consulta en la embajada o consulado del país los documentos y la información requerida para obtenerlo. Si tienes que conducir, también deberías gestionar tu permiso de conducir internacional.

  3. Familiarízate con las costumbres y tradiciones del país al que vayas: Lo primero es conocer bien las leyes que rigen en el país de destino en cuanto a cuestiones tan básicas como la conducción o la entrada de alimentos y medicinas.

    Además, siempre podrás sacar un mayor rendimiento a tu viaje si conoces las costumbres y la cultura, sobre todo si tienes que negociar con una persona local. También estaría bien aprender un saludo en su idioma y saber si es obligatorio o no que le lleves un regalo (en países como Rusia es necesario).

    Nunca está de más hacer una pequeña investigación sobre horarios, códigos de vestimenta, formas correctas de saludo o normas de protocolo. De esta forma, evitarás meter la pana o cometer una falta de respeto por desconocimiento.

  4. Tramita un seguro de viaje: Ante cualquier incidencia, siempre es recomendable tener un buen seguro que te ofrezca una cobertura amplia. El extravío de equipaje y la pérdida de conexiones como consecuencia de retrasos de las aerolíneas son algunos de los percances más comunes de los business travellers. Ten en cuenta que en muchos países no existe la cobertura sanitaria universal, por lo que los gastos médicos pueden ser elevados en caso de una indisposición o accidente. Siempre es preferible tener un buen seguro que te proteja en situaciones complicadas.

  5. Reserva con antelación: Asegúrate de reservar el billete de avión con suficiente tiempo de antelación. Muchas veces los viajes de negocios no pueden planearse con meses de anterioridad, pero preocúpate de gestionar los billetes tan pronto sepas una fecha exacta. Y no olvides tu tarjeta de puntos, ya que las compañías aéreas ofrecen a sus usuarios planes de fidelización con descuentos y la posibilidad de disfrutar de servicios exclusivos.

  6. Limita el equipaje: Si no tienes previsto realizar un viaje de más de 3 o 4 días, limítate a llevar únicamente el equipaje de mano. Procura hacer la maleta de forma inteligente, seleccionando prendas formales pero de colores neutros para poder combinarlas entre ellas.

    Además puedes ahorrar espacio evitando elementos de gran tamaño, siempre que no sean necesarios, como planchas del pelo, libros u ordenadores portátiles. Esto sí, recuerda llevar unos tapones para los oídos. No te ocuparán mucho espacio y pueden salvarte de un mal momento.

    Cuando necesites facturar, confirma el peso máximo que puedes llevar, puesto que este puede variar en función de la compañía y del destino. Si solo llevas ropa, lo más recomendable es optar por maletas blandas, pues suelen ser más livianas.

    El número de bultos permitidos como equipaje de mano también varía. No obstante, debes asegurarte de llevar siempre contigo el pasaporte, el móvil, la dirección y el nombre del hotel (en países como Estados Unidos te lo pedirán en la aduana), el número de teléfono de la empresa de transportes que te llevará del aeropuerto al hotel y algo de dinero en la moneda local.

  7. Lleva contigo un adaptador: Probablemente trabajarás desde tu portátil y el móvil será tu mejor amigo. Por ello, si viajas al extranjero infórmate sobre qué enchufes se utilizan en el país de destino y compra un adaptador si es necesario.  Por otro lado, aunque en la UE no se aplican recargos por el roaming,  fuera de ella sí. Consulta con tu compañía telefónica las tarifas aplicables. También puedes apagar el roaming y conectarte a la red de Wi-Fi del hotel o aeropuerto.

  8. Estudia tu itinerario y planifica con inteligencia: Aunque tengas los transportes reservados con anterioridad, estudia el itinerario que realizarás durante tu estancia. Conocer con suficiente exactitud la localización del alojamiento y las salas de reuniones a las que debes asistir te ahorrará tiempo al momento de desplazarte. 

    Infórmate también de los medios de transporte disponibles en la ciudad, por si tienes que escoger una alternativa a los previamente programados. Por otra parte, programa las reuniones y las citas con suficiente tiempo entre ambas, ya que el tiempo de viaje, el tráfico o cualquier otro contratiempo pueden jugar en tu contra.

  9. Escoge un hotel práctico: La elección del hotel correcto también es fundamental en un viaje de negocios. Por ejemplo, si vas a reunirte con clientes, debes optar por uno que tenga zonas en las que puedas tener una conversación privada.

    La ubicación es otro aspecto a tener en cuenta. ¿Vas a estar varios días? Lo recomendable es que esté bien comunicado para que puedas desplazarte a las reuniones. Para una estancia breve, lo mejor es que esté cerca del aeropuerto. ¿Vas a tener tiempo libre? Un hotel céntrico te permitirá hacer turismo.

    Asimismo, debes tener en cuenta que la categoría de los hoteles no es la misma en otros países. Asegúrate de que el alojamiento tiene todo lo necesario para una estancia confortable.

  10. Elimina los tiques de tu cartera: Evita el miedo de perder alguno de los justificantes de gasto guardando tus tiques en un sobre independiente. Además, si tu empresa cuenta con una aplicación para la digitalización de gastos, podrás olvidarte de guardar todos los papeles de los gastos que realizados durante el viaje, ya que con una fotografía bastará para que luego su empresa le ingrese el valor del gasto.

  11. Disfruta del viaje: Reduce tu nivel de estrés tomando descansos cuando tu agenda te lo permita, come sano y procura hacer ejercicio. Si tienes tiempo al final del día, puedes aprovechar para pasear y disfrutar del bleisure visitando los lugares de interés turístico de la ciudad.

  12. Mantente descansado: Muchos creen que dormir durante los viajes es una pérdida de tiempo, pero tu estás de viaje de negocios y debes tener en cuenta tu agenda. Ten en mente los eventos programados por la mañana, y a la hora que deberás levantarte. Para estar en plena forma durante los meetings es conveniente que descanses al menos 8 horas, y si esto significa que aquella noche deberás quedarte en tu habitación, hazlo.

Ahora ya no debes preocuparte por nada, porque con estas claves ya estás más que listo para embarcarte en tu primera aventura como business traveller.

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