Termina con el papeleo de los gastos en el business travel

Pasar los gastos a final del mes es una de la tareas recurrentes que los trabajadores en movilidad deben padecer. Y digo padecer porque aunque el business travel conlleva multitud de ventajas, también supone una generación de gastos de viaje que suele traducirse en un montón de papel.

1. Viajar por negocios
2. Tipos de viajes de empresa
3. Bleisure travel
4. Cómo te afecta viajar por negocios
5. Trucos para combatir los efectos
6. Transformación digital y viajero de negocios
7. La plataforma para el nuevo viajero de negocio

1. Viajar por negocios

Un viaje de negocios es un desplazamiento que se realiza para fines laborales o comerciales, a diferencia de los otros tipos de viajes que, por ejemplo, se producen en el tiempo libre. Cada año crece el número de trabajadores que pasa gran parte de su tiempo viajando por trabajo. Reuniones, congresos, conocer nuevas tendencias o la llamada expansión internacional, son solo algunos de los motivos por los que estos trabajadores se desplazan.  

2. Tipos de viajes de empresa

• Viaje comercial
  
  Desplazamiento que se hace para visitar clientes, preparar presupuestos, negociar contratos o renovarlos, etc. Como es lógico, lo suelen hacer los comerciales, aunque en el caso de grandes cuentas pueden ser incluso los directos.
• Viaje congresual
  
  Asistencia a ferias, congresos, jornadas especilizadas y otras actividades. Como empresa puedes asistir como oyente o visitante o tener un papel más activo como conferenciante o expositor. 

• Viaje de incentivos
  
  Premio o gratificación ofrecido por la empresa a sus empleados, clientes o proveedores. Normalmente suelen participar a este tipo de viajes los empleados que hayan alcanzado unos objetivos previamente definidos, los grandes clientes con una facturación mínima con la empresa, etc.

• Viaje por motivos internos

  Las reuniones internas, ya sea de todo el equipo, de un departamento o a nivel individual, también pueden provocar desplazamientos. Incluso a veces pueden ser desplazamientos por motivos como inauguraciones de nuevas instalaciones, cenas de empresa, etc.

• Viaje de formación
  
  No confundir con los viajes por motivos técnicos. En este caso, quien recibe la formación es el trabajador en movilidad. A veces puede mezclarse con el turismo congresual, cuando la asistencia a un evento o jornada tiene el objetivo de aumentar o mejorar la formación del asistente.
  

3. Bleisure travel

El bleisure travel es la mezcla de ocio y trabajo durante los viajes profesionales. La tendencia es ampliar los días de viajes para concederse unos días de ocio. Esta práctica del bleisure está siendo cada vez más frecuente en los últimos cinco años entre 6 de 10 viajeros de negocios.

Un estudio internacional realizado por Bridgestreed a 640 viajeres profesionales, muestra que el 83 % de los sondeados dice aprovechar sus viajes de empresa para conocer la ciudad en la que está. Incluso el 79 % de ellos aprovecha para cogerse unos días libres y quedarse en el lugar de destino. Incluso casi la mitad (el 46 %) lo hacen siempre que tienen un viaje profesional. De hecho, 6 de cada 10 viajeros corporativos está más dispuesto a mezclar trabajo y ocio durante sus viajes que hace 5 años. Y es que casi todos están de acuerdo en que les ayuda a ganar experiencia y conocimientos (el 97 %), y que les ayuda en los objetivos de negocio (el 79 %).

Según otro estudio realizado por Expedia, son los jóvenes los que más aprovechan los viajes de trabajo para dedicar tiempo al ocio: los viajeros profesionales de entre 18 y 30 años se cogen de media 4,2 días más de vacaciones en sus viajes de empresa, contra 2,9 días para los que tienen entre 31 y 45 años, y 3,2 días para los que tienen entre 46 y 65 años.

¿Qué hacen los viajeros de empresa cuando disponen de tiempo libre durante sus desplazamientos? La actividad favorita que dicen hacer tres de cada cuatros sondeados es hacer turismo y conocer la ciudad (el 77,2 %), según BridgeStreet, seguido de ir a cenar (el 66,3 %), o disfrutar de alguna actividad cultural o relacionada con el arte (el 66 %). Algunos también aprovechan para salir de marcha (34,8 %), o hacer actividades en el exterior (33,9 %), como podría ser un paseo en bici o alguna excursión. La variedad de actividades es, pues, muy amplia: sean cuales sean sus gustos o aficiones, los business traveller pueden encontrar qué hacer durante sus viajes bleisure.

Finalmente, cabe destacar que, a pesar de todos estos datos, el 59 % de los viajeros de negocios admite que su empresa no dispone de políticas de viajes relativas a este ámbito, el 27 % no está seguro, y solamente 14 % dice tener algún tipo de política de empresa al respecto.

4. Cómo te afecta viajar por negocios

El business travel no es una práctica de riesgo para tu salud. Pero sí es cierto que si se realiza con frecuencia puede llevar ciertas consecuencias.  Así lo confirma un estudio publicado en la revista especializada Environment and Planning A. realizado por investigadores de la University of Surrey, en Reino Unido, y de la Linnaeus University, en Suecia.

De hecho, algunos de los síntomas, que derivan en problemas fisiológicos, vienen dados por el archiconocido jet lag . Frecuentemente, esta descompensación horaria es la culpable de los trastornos de sueño como el insomnio, y según apunta este estudio, también podría estar estrechamente relacionado con el envejecimiento prematuro.

Por otro lado, los afterworks y comidas no suelen propiciar una dieta saludable. Así que  a la larga el sobrepeso y el aumento de azúcar en sangre pueden ser otras de las consecuencias de los viajes de negocios frecuentes.

Los efectos psicológicos y emocionales son menos evidentes pero también se hacen notar. Trastornos como “la desorientación del viajero”, resultado de cambiar constantemente de lugar y zona horaria, son una realidad. Por otra parte, no es una novedad que el viaje en sí mismo ya es una fuente de estrés.

Por último, se producen los efectos sociales que afectan también a familiares y amigos del viajero. La distancia, la soledad y la carga de responsabilidades que tiene que asumir el miembro de la pareja que se queda en casa pueden tener efectos negativos en la relación.

Pero, ¿hasta qué punto los viajeros de negocios son conscientes de cómo les afectan estos desplazamientos profesionales? ¿Viajar les produce estrés? ¿Les afecta igual a los hombres que a las mujeres? Captio elabora su Informe anual de afectación personal del business travel que define hasta qué grado los viajeros sienten que sus desplazamientos influyen en su vida personal.

Como se puede ver en el gráfico, el 54 % de los más de 200 viajeros de negocios analizados responde que viajar le afecta bastante, y cerca del 7 % lo eleva a mucho. Por el contrario, las respuestas que relativizan la afectación personal suman cerca del 40 %.

Si quieres saber más detalles sobre las causas y los efectos de viajar por negocios, haz click aquí y descárgate el Informe de manera gratuita.

5. Trucos para combatir los efectos

Para combatir estos efectos del ir y venir con frecuencia por motivos de negocios podemos aplicar los siguientes consejos:

Claves para combatir los efectos del jet lag:

• Adaptarnos al nuevo horario una semana antes del viaje.

• Durante el viaje intentar, tanto como se pueda, comer sano.

• Bebe mucha agua, tanto en las horas previas del vuelvo como durante el vuelo.

• Duerme todo lo posible en el avión o al menos cierra los ojos y procura descansar.

• Desayuna alimentos ricos en proteínas.

Medidas para reducir el estrés:

• La planificación es el mejor aliado para evitar el estrés y la ansiedad.
  

• Reserva los vuelos con el menor número de escalas y procura dejar tiempo suficiente entre las conexiones. Así procuras minimizar el estrés que suponen las cancelaciones y retrasos.

• Hacerse la maleta con tiempo y completar un cheklist para no olvidarse de nada.

• Tener una agenda de trabajo para una buena planificación de reuniones y gestionar con tiempo el itinerario del viaje.

Conciliación familiar y viajes de trabajo:

• La comunicación con tu familia es indispensable, antes, durante y después del viaje.

• Planifica tus actividades con tu familia y organiza tu trabajo para saber de antemano el tiempo del que dispones.

6. Transformación digital y viajero de negocios

Estar siempre conectado es uno de los retos del viajero de negocios contemporáneo y gracias a las TIC lo está consiguiendo. La transformación digital de las empresas ha incidido en la forma de trabajar, comunicarse y reportar del business traveller.

Uno de los avances decisivos en la transformación digital ha venido por el amplio abanico de posibilidades que ofrece el cloud, popularmente conocido como la nube, y la flexibilidad que puede ofrecer al viajero en movilidad. Y es que en el caso concreto del viajero de negocios la transformación digital en el seno de la empresa le ha afectado especialmente. Sobre todo desde un punto de vista positivo ganando eficiencia y flexibilidad.

De hecho, España es uno de los países europeos donde los trabajadores en movilidad utilizan más su smartphone para desarrollar su trabajo durante los desplazamientos corporativos. 

Así pues, el business traveller verá como la transformación digital, desde un concepto amplio del término, es más decisiva en sus desplazamientos corporativos. Y es que afecta y va a afectar todavía más a la forma de acceder a la documentación, a la comunicación con la oficina y los clientes, a la mejora de procesos internos como la gestión de gastos de viaje y mucho más. De hecho, uno de los principales puntos positivos del uso de las TIC es aumentar la eficiencia y en consecuencia la productividad.

7. La plataforma para el nuevo viajero de negocios

No es ningún secreto que vivimos en un mundo cambiante y que va a una velocidad trepidante. Un contexto que afecta también al business travel y al perfil del viajero de negocios. Hoy el business traveller concibe el viaje de negocios como una oportunidad profesional, y, además, necesita estar hiperconectado.

De hecho, prueba de esta nueva definición del viajero de negocios son los resultados del estudio YouGov de American Express. Entre las conclusiones destacadas sobresale el concepto de una integración más fluida de los viajes laborales en sus vidas. Así, lejos de considerar estresante el desplazamiento corporativo, los viajeros de negocios españoles, según el citado estudio, creen que les ayuda a realizar su trabajo de una manera mucho más efectiva. Lo afirman un 97 % de los encuestados. 

Pero, ¿te has preguntado como puede ayudarte tu móvil durante los desplazamientos y si le estás sacando todo el partido? Por otro lado, una de las cosas que nunca se apuntan en esta lista es la gestión de los gastos de viaje. Tiques acumulados en la cartera, arrugados y perdidos es una historia que se repite y que el business traveller no tiene en cuenta hasta que debe realizar la nota de gastos.

Si mezclas la potencialidad del smartphone, tecnología y gestión de gastos el cóctel que se obtiene se llama Captio. La plataforma digital de gestión de gastos de viaje que tiene como objetivo hacer fácil lo difícil en materia de gastos de viaje corporativos. Es decir, convierte un proceso tedioso y sin valor añadido en un proceso eficiente que permite agilizar el reporte y el control de dichos gastos.

Gestionar los gastos de viaje de empresa con Captio es tan fácil como hacer una foto con el móvil. Con un sencillo click, el viajero de negocios puede capturar los tiques y dejarlos guardados en la nube de Captio para cuando sea necesario hacer el informe de gastos. Además, como Captio está homologado por la AEAT la copia es válida a todos los efectos legales. Así, el tique original puede destruirse y dejar de ocupar lugar en la cartera. Por otro lado, los gastos viaje llegan ordenados y a punto al departamentos de finanzas cada final de mes.