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Digitalización certificada homologada por la AEAT

Posteado por: Sandra Teruel | 15/05/2018 | Categorias: Digitalización certificada

Hoy en día las empresas pueden eliminar, de forma permanente y definitiva, el papel de sus tiques, facturas y otros documentos. Gracias a la digitalización certificada de facturas homologada por la Agencia Tributaria se puede preservar el valor legal de los tiques. Sus múltiples ventajas són: aumento de la eficacia y la fiabilidad, integración con otros sistemas o departamentos de la empresa y considerable ahorro de costes y personal en la clasificación, tratamiento y archivo en papel.

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digitalización certificada facturas

Para que una empresa pueda prescindir y destruir sus facturas y tiques en papel debe escanearlos y guardar en un formato de archivo digital que tengan una validez legal cumpliendo el proceso de digitalización con un software reconocido y homologado por la Agencia Tributaria.

De lo contrario, ante cualquier requerimiento que se le haga a la empresa por parte del fisco, se estaría incumpliendo la normativa (recogida principalmente en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007), lo que podría derivar en importantes multas y sanciones.

Aplicación de la Orden EHA/962/2007

La Resolución del 24 de octubre de 2007 sobre procedimiento de homologación de software de digitalización, determina la validez de:

Eliminar el papel es un paso evolutivo repleto de ventajas y que vale la pena llevar a cabo estudiando detenidamente:

  • digitalización certificada facturasLa necesidad de cambiar el método de gestión tradicional: el problema que representa el espacio que ocupan los archivos de papel, el volumen de facturas respecto a los recursos que podemos asignar para gestionarlas, el tiempo de tareas productivas que se pierde por archivar y buscar documentos.
  • El equipamiento necesario: la disponibilidad de algun hardware que permita afrontar el proceso de digitalización con garantías algun escáner con conectividad de red y bandeja alimentadora de documentos y capacidad para distribuirlos a través de la intranet una vez digitalizados.
  • Compatibilidad del software certificado con el actual sistema de gestión: ambos productos deben poderse integrar o complementarse (o, por lo menos, trabajar sin que se produzcan incompatibilidades).
  • Capacidad para afrontar los cambios necesarios: estudiar la dificultad que conllevarán las modificaciones necesarias y si el tiempo empleado en el proceso de digitalización compensa el que en la actualidad se pierde archivando.
  • Coste total del proceso del cambio: comparar los beneficios que se esperan obtener con el coste del software y el hardware necesario para la inversión.

Si se tienen en cuenta estos aspectos y se realiza un buen proceso de digitalización de facturas, se obtendrá un acceso rápido y sencillo a la documentación, además del ahorro de papel y el resto de ventajas que ofrece la informatización del proceso.

Requerimiento técnicos

digitalización certificada facturasEn el artículo 7 de dicha normativa se especifica que para que una empresa pueda sustituir el papel por un formato digital con validez legal ante cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria u otros organismos, debe contar con un software homologado con una serie de requisitos técnicos y funcionales de obligado cumplimiento.

Básicamente se trata de una serie de requisitos referidos por un lado a la continuidad del proceso, para imposibilitar posibles manipulaciones, y por otro a asegurar unos estándares de calidad de la imagen: resolución mínima, formatos, etc.

Integración de las tres fases del tratamiento del documento

Para poder ser homologado, el software debe garantizar un proceso continuo e ininterrumpido que englobe las tres fases del tratamiento del tique o factura: captura, digitalización y archivo en el sistema.

1. Calidad de la imagen

Para asegurar una óptima calidad de la imagen de cada documento, pudiendo así ser revisado e inspeccionado en caso necesario, la normativa exige una resolución mínima y unos formatos específicos:

  • Resolución mínima de 200 ppp.
  • PDF/A para el guardado a largo plazo de documentos electrónicos definido por la ISO 19005.
  • PNG, del inglés Portable Network Graphics, Gráficos de Red Portátiles.
  • JPEG 2000, estándar de compresión y codificación digital de imágenes
  • Acrobat 5 (PDF 1.4) o superior, se pueden abrir con Acrobat 3.0 y Acrobat Reader 3.0 y posterior.
  • TIFF 6.0 (Tagged Image File Format) o superior, formato de archivo informático para almacenar imágenes de mapa de bits.

2. Firma electrónica

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La Ley 59/2003, 19 de diciembre, de firma electrónica regula las características y condiciones legales de este tipo de firma, cuya inclusión es obligatoria. Debe aparecer asociada en cada una de las facturas o documentos sustitutivos y también al final del periodo fiscal.


3. Documentación y otras formalidades adicionales

Por otro lado, son necesarias una serie de formalidades y la entrega de unos documentos específicos para poder cumplir con la normativa y concluir con éxito el proceso de homologación de un software de DC:

  • Auditoría externa. Es obligatorio que un auditor independiente certifique que el software cumple con todos los requisitos legales.

  • Documento Técnico Descriptivo y Plan de Gestión de Calidad. Guías y manuales con las características técnicas, funcionalidades, recursos, etc. del programa informático, así como instrucciones de mantenimiento.


La comunicación electrónica como derecho de los ciudadanos

El «espíritu» de la normativa de digitalización certificada se encuentra en el derecho de todo ciudadano de nuestro país a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas. Ha sido reconocido y regulado explícitamente por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

En la práctica, este nuevo marco legal representa una extensión enorme del ámbito de aplicación de la digitalización certificada. Antes solo se utilizaba para facturas ordinarias, tiques y otros documentos sustitutivos, mientras que ahora queda incluida toda la documentación del ámbito público.


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Esté artículo ha contado con la colaboración de:

Fernando Pino    fernandopino_1334131940_23.jpg

Licenciado en Derecho y Máster en Tecnologías de la Información y Derecho,especialista en tecnologías de PKI y Auditor CISA.

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