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Facturas de proveedores

Mejora la gestión y agiliza los flujos de aprobación de las facturas de tus proveedores. Di adiós a las montañas de papeles, los recargos por pagos atrasados y la falta de visibilidad.
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¿Cómo funciona?

Subida de la factura + lectura automática

Los usuarios pueden subir una factura desde el móvil, tablet o pc, a través el portal web o por correo electrónico.

El motor OCR lee los datos de las facturas de forma automática y el usuario añade información adicional.

Alertas de conformidad + aprobación

La factura pasa por el flujo de aprobación estipulado en base a la política de la empresa. Los flujos pueden ser simples o complejos dependiendo el importe, tipología de gasto, etc. y pasarán por tantas aprobaciones como sea necesarias.

Encaje de órdenes de compra

El sistema consta de reglas que funcionan con el fin de relacionar la orden de compra y la información de la factura para asegurar que solo pagas por los bienes y servicios recibidos.

Integración y analítica

Integración con los sistema contables de la empresa. Seguimiento a través del panel de control donde se muestra el estado de cada factura y se pueden realizar reportes a medida.

Beneficios

Con el uso de Chrome River Invoice, las empresas tienen la oportunidad de pasar de 8 días en procesar una factura a 3 días.

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Homologación por la AEAT

Funcionalidades principales

Creación de la orden de compra, envío, y aprobación

  • Añade imágenes, notas, ítems por líneas y asignaciones.
  • Las órdenes de compra también pueden obedecer a flujos de aprobación
  • Las órdenes de compra pueden ser aprobadas desde cualquier dispositivo
  • Gestión avanzada mediante el dashboard habilitado.
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Introducción de facturas desde el móvil, web o email

Los usuarios pueden:

  • Subir una imagen de una factura desde el móvil o tablet.
  • Subir o arrastrar la factura a través del portal web.
  • Enviar imágenes como archivos adjuntos de correo electrónico a un email habilitado. Este email también puede ser facilitado al proveedor para que suba la factura directamente al sistema.
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Lectura y validación de los datos mediante OCR

Chrome River Invoice escanea y extrae automáticamente los datos de imágenes de las facturas.

También se puede añadir información complementaria como:

  • Urgencia de la factura
  • Departamento que realizó el gasto
  • Aportar comprobantes
  • Especificar recogida de la factura
  • Modificar flujos y ajustar normas
  • Añadir nuevas líneas de conceptos
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Flujos de aprobación simples o complejos.

Se pueden crear flujos de aprobación en base autoridad, proyecto, importe, etc. En un flujo de aprobación simple se envía al superior de la persona que la ha presentado y luego a Contabilidad.

En un caso complejo, sin embargo, puede que se precise un flujo de aprobación más ámplio, ya que será un proceso automático. Varios flujos y aprobadores en base, concepto, categoría, importe, etc.

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Canales de aprobación

Los usuarios pueden aprobar las facturas vía email, web y mediante smartphone. También recibirán una notificación por correo electrónico para cada factura que necesite su aprobación.

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2 way & 3 way Matching

Los importes facturados, los precios unitarios, los precios extendidos y las cantidades se comparan y se casan con los importes aprobados de la orden de compra.

Las facturas que no coinciden (ya sea exactamente o dentro de las tolerancias de coincidencia específicas del cliente) se pueden enviar dentro del mismo sistema a la parte correspondiente, al comprador, receptor o al solicitante para resolver cualquier excepción de coincidencia.

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Panel de gestión de facturas y Analítica

Obtenga una imagen clara y precisa del gasto, los volúmenes y los tiempos de ciclo de las facturas de su organización, que permite a tu equipo de AP negociar con los proveedores y tomar decisiones basadas en datos.

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