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El proceso de digitalización de facturas: beneficios y herramientas adecuadas

Posteado por: Sandra Teruel | 31/07/2018 | Categorias: Digitalización certificada

La forma habitual de procesar facturas resulta un proceso demasiado laborioso, lento y, por lo tanto, ineficiente. La digitalización de facturas no es solamente una forma de eliminar papel y sus problemas asociados de archivo y gestión, ni de trabajar más cómodamente, sino que se ha convertido en un factor básico en la estrategia de ahorro de costes de las empresas.

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digitalizacion facturas

A simple vista, el proceso de digitalización con un software homologado puede parecer complejo pero, en realidad, no lo es porque por normativa de la propia AEAT el propio programa debe ser capaz de realizar automáticamente, sin que haya posibilidad de manipulación manual, determinadas acciones: optimización, inserción de metadatos y firma electrónica.

Además, algunos software de mayor sofisticación, como el de Captio, realizan también de forma automática acciones adicionales no obligatorias como la captura del tique o factura con el propio teléfono inteligente o tableta del empleado, como si se tomase una fotografía, o el cierre periódico de todas las facturas correspondientes a un periodo fiscal.

Para que una factura digital sea válida frente a cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria y, por lo tanto, debe estar homologada, es necesario que cumpla una serie de requisitos técnicos:

  • Utilizar un formato homologado, como ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF.

  • Escanear con una resolución mínima de 200 píxeles.

  • Incorporación de la firma digital del documento.

  • Utilización de un software homologado por la AEAT.

Una factura digital homologada tiene idéntico valor que una en papel, por lo que una vez guardada en un archivo digital se puede proceder a la eliminación de la factura original en papel.

Ventajas de la digitalización de facturas homologada

La digitalización de facturas, en el proceso de transformación hacia la oficina sin papel, se relaciona con el aumento de la productividad y la optimización en el almacenamiento y consulta de documentos:
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    Beneficios financieros: se calcula que el coste de una factura en papel con su correspondiente envío asciende a unos 17 € mientras que en formato digital es prácticamente inapreciable. Así, la disminución del volumen de papel y de los costes de los envíos puede reducir hasta una cuarta parte el coste de cada documento.

  • Aumento de la productividad: la solución digital evita la movilización del personal en tareas arduas relacionadas con el papeleo al evitarse horas de trabajo de escasa calidad en generación de notas de gasto y facturas a mano. Esto facilita la dedicación del trabajador a su cometido principal en la compañía.

  • Ahorro de tiempo evitando demoras en la transacción de documentos, cobros y pagos:

    • Gestión mucho más rápida y eficiente con posibilidad de integración con los sistemas centralizados de facturación y contabilidad de la empresa (ERP).

    • Localización inmediata de la factura o cualquiera de sus datos a disposición de cualquier empleado o cliente que lo solicite y de la administración fiscal.

    • Archivo y consulta: encontrar de forma rápida una factura requerida por un cliente o por la administración fiscal. Permite la consulta desde cualquier dispositivo móvil y facilita que no haya demoras en la transmisión de documentos, por lo que el cobro se efectúa de forma más rápida.

  • Las facturas electrónicas tienen un valor concluyente e irrefutable de acuerdo con la legislación específica de cada país.

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  • Homologación: las facturas electrónicas tienen un valor concluyente e irrefutable cuando se corresponden con la legislación de cada estado y sustituyen a todos los efectos la factura física.

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Soluciones de digitalización de facturas

Según las necesidades, la dimensión, el presupuesto y la actividad de la compañía se pueden implantar dos tipos de soluciones diferentes para elaborar facturas electrónicas:

  • Facturas estructuradas: este tipo de facturas se emiten conforme diferentes normas de intercambio de datos digitalizados que reconoce la administración fiscal en formatos que respetan la norma EDI, XML o similares. Este tipo de formatos ofrecen estructuras de sintaxis y de marcación que facilitan al usuario encontrar e identificar informaciones esenciales en una búsqueda (número de cliente, número de orden, importe del IVA, etc.). Es especialmente útil en caso de solicitud de la administración fiscal. Las ventajas que ofrece, además de la necesidad de pasar por uno o varios prestadores de servicio, hacen que sea más costosa.

  • Facturas no estructuradas: se envían en un formato electrónico no modificable, habitualmente PDF y JPEG. Este tipo de formato 'estático' imposibilita la opción de encontrar las informaciones contenidas en el documento con una búsqueda ya que el contenido no es interpretable informáticamente. Se deben evitar formatos como word/excel por su carácter modificable, motivo por el que no son homologados. Este tipo de factura resulta menos costosa y es más accesible para las empresas de una dimensión pequeña o mediana.

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Hay que tener en cuenta que existen dos modos de facturación. Es importante no confundir la facturación simple (el intercambio de facturas realizado por vía electrónica entre cliente y proveedor, cuya prueba jurídica es la factura en papel) con la digitalización fiscal. En este segundo caso el intercambio de facturas se efectua exclusivamente por vía electrónica: el documento digitalizado y certificado tiene valor de prueba y se evita la emisión redundante de una factura de papel. Para ello, los archivos deben estar normados y responder a las obligaciones de ejecución correspondientes para poder considerar la factura como prueba legal en caso de control de la administración fiscal.

Para la validez legal completa del procedimiento es necesario un conjunto de etapas además del acuerdo formal entre las empresas que efectúan el intercambio electrónico de facturas. Estas etapas son todavía más esenciales cuando las facturas intercambiadas no son intercambiables:
  • La firma electrónica de facturas proporcionada por una autoridad de certificación, lo que permite insertar un certificado electrónico a cada factura que se emite. De este modo se autentifica el firmante como emisor de los datos transmitidos. Las facturas pueden firmarse de forma individual o por bloques a un mismo emisario.

  • El archivo y la conservación de facturas: las empresas tienen el deber de conservar las facturas (ya sean digitales o en papel) durante un período de tiempo estipulado por la ley. Gracias a la digitalización fiscal, las empresas pueden conservar solo la copia electrónica de la factura cumpliendo con la autenticidad, la integridad y la perennidad durante el periodo de conservación.

Herramientas de digitalización de facturas

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    A nivel de hardware es necesario un escáner que permite cumplir con los requisitos establecidos por normativa en cuanto a a formato y resolución.

  • El software necesario debe ser alguno de los homologados por la AEAT.

  • Estos softwares especializados y homologados permiten, además de la digitalización efectiva de los documentos, otras funcionalidades adicionales de gran interés y eficacia, entre las que destacan: el uso de metadatos, la firma de ficheros o la catalogación de documentos y contenidos gracias al sistema de Reconocimiento Óptimo de caracteres (OCR).

La digitalización de facturas es una pieza clave en los circuitos de automatización de procesos a los que se están sumando cada vez más empresas para no perder el tren de la innovación, la optimización de tareas, la mejora continua de procesos y, sobre todo, la obtención de la rentabilidad necesaria que les permita operar con solvencia en un entorno de máxima competitividad.

Las 4 fases del proceso de digitalización de facturas y tiques con un software homologado

La utilización de un software homologado de digitalización de tiques y facturas por la Agencia Tributaria (AEAT) lleva aparejada importantes ventajas pero, también, la obligatoriedad de seguir un proceso dividido en cuatro fases fundamentales para, de esta forma, cumplir con la normativa y estar preparado ante cualquier requerimiento legal.

Cuando se utiliza un software que cumple todos los requisitos de la AEAT y, por lo tanto, homologado el papel deja de ser necesario. Entonces es posible cumplir con cualquier tipo de requerimiento de información de la Agencia u otro organismo, presentando la documentación en archivo digital.

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Pero para que estos documentos digitales tengan un valor plenamente sustitutivo es necesario seguir un proceso técnico dividido en cuatro acciones de carácter operativo y técnico de obligado cumplimiento:

Fase 1: captura y digitalización de la imagenMediante la propia aplicación o software homologado se hace una captura, que no deja de ser una fotografía con una serie de requisitos técnicos, con la cámara de un dispositivo móvil o un escáner.

Fase 2: mejora de las imágenes e inserción de metadatos y firma electrónica

Para conseguir la homologación la AEAT requiere que el software pueda realizar automáticamente las siguientes acciones:

  • Tratamiento de las imágenes para garantizar su legibilidad.

  • Inserción en cada factura de los metadatos obligatorios:

    • Referencia identificativa de la homologación.

    • Marca de tiempo.

    • Nombre y número de la solución tecnológica homologada.

  • Se añade la firma electrónica.

Fase 3: proceso de indexación

De forma normalmente manual se relacionan los datos obligatorios de la factura con la propia imagen obtenida.

Fase 4: consulta de información y cierre del periodo fiscal

Al cierre del período fiscal es obligatorio generar una base de datos documental con un registro de datos exigibles, firmada con alguno de los sistemas de firma electrónica contemplados en la normativa.

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Este articulo ha contado con la colaboración de:

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Fernando Pino

Licenciado en derecho y máster en tecnologías de la información y derecho, especialista en tecnologías de PKI y auditor CISA.

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