Los gastos de kilometraje pueden convertirse en un quebradero de cabeza para el trabajador en movilidad pero también para el departamento de administración. Descubre cómo Emburse Captio puede ayudarte a hacer una gestión más ágil y eficiente del kilometraje.
Para el trabajador en movilidad durante la jornada laboral la gestión del kilometraje forma parte de su día a día. Una tarea que suele acumularse a final de mes, cuando se pasan los gastos, y que habitualmente se encuentra con dificultades como la pérdida de tiques.
En cambio, el hecho de contar con una plataforma digital de gestión de gastos de los empleados, como Emburse Captio, agiliza todo el flujo de gestión de los gastos de kilometraje desde el inicio hasta la validación por parte del departamento de administración.
Todo empieza con la sencilla captura del tique desde el smartphone, a través del sistema OCR, el justificante queda automáticamente guardado en la nube de la plataforma. Por tanto, ordenado y listo para poder formar parte de una nota de gastos cuándo y dónde se quiera a través de la app. Además, al ser una plataforma de gestión de gastos de empresa homologada por la Agencia Tributaria, no es necesario guardar el tique original en papel porque la copia digital es válida a todos los efectos legales. Para reportar gastos asociados con el kilometraje, el trabajador en movilidad tiene la opción de añadir el número de kilómetros recorridos y el sistema calcula directamente el precio final en base a la tasa de pago del kilometraje establecida por la empresa.
Por otro lado, desde el punto de vista de la supervisión, Emburse Captio ofrece la posibilidad de implementar alertas, en concordancia con la política de gastos de viaje de la empresa. De esta manera, la supervisión se convierte en una tarea mucho más ágil.
Finalmente, en el último paso de la gestión del kilometraje, es decir, la validación desde el departamento de administración, que supone el reembolso para el trabajador que se encuentra en movilidad, Emburse Captio mejora la rapidez y aporta orden, control y flexibilidad. Y es que además permite la integración de los gastos con el sistema contable de la empresa.
Emburse Captio y Google Maps
Emburse Captio, para mejorar la experiencia del usuario, ha incorporado la posibilidad de reportar los gastos de kilometraje mediante Google Maps en la app de Captio. Es tan sencillo como ingresar el punto de partida y de llegada, así como paradas intermedias. Además, también ofrece la posibilidad de seleccionar si el viaje es de ida y vuelta. De esta manera, Google Maps mostrará automáticamente la distancia y Emburse Captio calculará el importe total en base la tarifa de kilometraje de cada empresa.
En el caso de que la empresa tenga trayectos predefinidos se puede seleccionar el que coincida con la ruta.
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