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Contabilidad de gestión y las mejoras prácticas aportadas a la empresa

Posteado por: Myriam Zanatta | 10/10/2018 | Categorias: Contabilidad y fiscalidad

La contabilidad de gestión no suele usarse o implementarse por no ser de carácter obligatorio pensando que sus beneficios son poco importantes o de poco valor. Pero este tipo de contabilidad es importante para no perder de vista los beneficios reales y las mejoras que puede suponer en las prácticas empresariales.

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contabilidad de gestion

Es frecuente que hablemos de la contabilidad de una empresa para referirnos a la gestión financiera pero, en realidad, no hay una sola contabilidad. Existe la contabilidad administrativa, la financiera y la de gestión.

Con la contabilidad financiera no es suficiente, necesitas una herramienta que desglose la información relevante y es ahí donde entra en juego la contabilidad de gestión añadiendo información para que conozcas todo lo necesario sobre tu negocio o tu empresa, desde los stocks hasta el control de la gestión, pasando por calcular los costes de todos los servicios, actividades y productos.

Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre. William Tholsom "Lord Kelvin", físico y matemático.

 

Aunque Lord Kelvin se refiriese a la termodinámica experimental, esta cita se puede aplicar perfectamente a la gestión empresarial. De ahí surge la importancia de la contabilidad de gestión o contabilidad directiva, que ayuda a la empresa a recabar información financiera y no financiera, a clasificarla, ordenarla y presentarla para mejorar la toma de decisiones, el control, la planificación y la gestión en general de la sociedad. Aún así, son muchas las empresas que todavía no tienen un modelo establecido de contabilidad de gestión por considerar que los beneficios que aporta son menores que los gastos de recursos que supone. 

Clasificación de la contabilidad de gestión

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Aunque la contabilidad de costes es una parte fundamental de la contabilidad de gestión existen grandes diferencias entre estos dos procesos. Se podría decir que la contabilidad de gestión se clasifica en dos tipos: contabilidad analítica y toma de decisiones. Pues bien, la contabilidad de costes es una parte de la contabilidad analítica.

Aquí es donde encontramos las primeras diferencias, pues una empresa puede realizar la contabilidad de costes sin necesidad de una contabilidad de gestión (le puede servir con la analítica simplemente). Sin embargo, la contabilidad de gestión necesita de un enfoque más amplio, por lo que no es posible llevarla a cabo sin tener la de costes.

Del mismo modo, las herramientas utilizadas para medir ambas contabilidades no son las mismas. A la contabilidad de gestión le sirve una que contribuya a la toma de decisiones como puede ser el Cuadro de Mando Integral. Los costes, en cambio, se pueden calcular a partir de los presupuestos, por ejemplo.

Analiza esta tabla comparativa.

El objetivo de la contabilidad de gestión

Otras diferencias están relacionadas con los objetivos que persiguen ambos tipos de contabilidades.

La contabilidad gerencial o de gestión registra las operaciones financieras y las reporta a los estados financieros de la compañía con tres finalidades:

  1. Conocer y controlar los costes.

  2. Ayudar en la toma de decisiones.

  3. Facilitar la planificación.

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Mientras, la contabilidad de costes se ocupa de los costes de la producción de bienes y servicios de la empresa. Esto permite valorar los activos, evaluar los rendimientos, analizar los resultados y controlar la gestión empresarial.

Para ello suele tener sus propios estándares internos de la empresa. Sin embargo, la contabilidad de costes sigue los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP por sus siglas en inglés), aunque no es obligatorio que lo haga.

Podemos ir más allá y decir que la contabilidad de gestión usa la información para decisiones estratégicas. Por su parte, la de costes está más enfocada al tema monetario, a optimizar los costes.

Período de tiempo de la contabilidad de gestión

La contabilidad de gestión se centra en el período de tiempo que quiere medir, ya sea semestral, trimestral, mensual, semanal, etc. Estos períodos están previamente definidos y se elegirán en función de las necesidades que vayan surgiendo. En cambio, la contabilidad de costes es un proceso continuo, por lo que la información que necesita y presenta no está tan limitada temporalmente hablando.

En resumen, se puede decir que la contabilidad de gestión tiene un enfoque más amplio que la contabilidad de costes que se centra solamente en los costes de producción de la empresa.

Mejora de la contabilidad de gestión de costes

Con la contabilidad directiva podremos agilizar mucho la clasificación de los gastos de la empresa por naturaleza. Es decir, estamos hablando de un detalle más exhaustivo de los gastos realizados para mejorar su control y su gestión.

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Pongamos el ejemplo de una empresa con un elevado número de trabajadores en movilidad. La contabilidad financiera, la única de obligatorio requerimiento, nos dirá cuánto se gastan los empleados en viajes de empresa, en general. Como mucho, podrá especificar cuánto en alojamiento, cuánto en transporte, etc. La contabilidad de gestión va más allá y permite detallar mucho más el tipo de gastos en particular: cuánto en taxi, en transporte público, en kilometraje con coche particular, etc.

Siguiendo el ejemplo podemos descubrir que la partida de taxis resulta muy elevada y podremos estudiar nuevas posibilidades como llegar a un acuerdo con la compañía de taxis más utilizada o habitual, potenciar el uso del transporte público para desplazamientos de negocios, comprar vehículos de empresa para desplazamientos cortos o intraurbanos o, incluso proveer a los trabajadores de bicicletas.

Con información detallada y actualizada podremos adaptar las decisiones, políticas y acciones realizadas a la realidad de la empresa y las necesidades de sus trabajadores. La mejora de la gestión que se realiza de los costes pasa por un mejor control del cumplimiento del presupuesto. La ejecución presupuestaria puede seguirse al detalle para detectar problemas, desviaciones, malas prácticas, gastos no esperados, etc., y tener un control pleno del uso que se hacen de los recursos económicos de la sociedad.

Siguiendo el ejemplo anterior, en caso de un aumento del gasto en desplazamiento de los trabajadores será mucho más fácil detectar el origen: aumentan las tarifas de los taxis, sube el precio de la gasolina, etc.

Facilita el cálculo de la rentabilidad

La contabilidad de gestión también permite una mejor imputación de los gastos por departamentos, por centros de coste, incluso por clientes y proyectos. Con esta información se puede estudiar la rentabilidad del trabajo realizado, saber cuánto se ha ganado por cada cliente en particular, cada encargo, etc.

Esto también permite mejorar la eficiencia de la empresa: potenciar clientes o tipos de proyectos más rentables que otros, reorientar el negocio si es necesario, aumentar la rentabilidad con el análisis de los costes indirectos, etc.

Es igualmente aplicable a los departamentos o centros de costes de la empresa. Con la contabilidad de gestión podremos calcular la rentabilidad teniendo en cuenta otros factores, además de los puramente financieros como, en caso de tener varios establecimientos, saber cuál es más rentable o saber el retorno que genera el departamento de marketing o el departamento financiero, dos tipos de departamentos que, propiamente hablando, su productividad no tienen un retorno económico directo.

Semejanzas entre la contabilidad de gestión y la de costes

Ambos tipos tienen aspectos en común a pesar de las diferencias:

  • contabilidad de gestionSe trata de procesos para uso interno. Es decir, están enfocadas a la gestión, planificación y toma de decisiones en el seno de la empresa y no tienen uso fuera de ella.

  • Son dos procesos que no son de obligatorio requerimiento, sino que las empresas pueden decidir llevarlos a cabo de forma voluntaria.

  • En lo referente a los datos aportados, estos no tienen por qué ser exactos en ninguna de las dos contabilidades. Ambas pueden estar sujetas a oscilaciones derivadas de diferentes variables. Para la contabilidad de gestión, esas fluctuaciones sirven para hacer predicciones futuras.

  • Tanto una como otra previenen hechos que todavía no han ocurrido.

  • Las dos son muy importantes para las empresas ya que ayudan a los gerentes a tomar decisiones al más alto nivel.

  • Sendas contabilidades están enfocadas a la planificación, gestión y toma de decisiones dentro de la empresa.

  • Son complementarias. Si bien la contabilidad de gestión agrupa los costes por responsabilidad, productos, actividad, proyectos o función, la de costes aporta un inventario permanente que mejora esa información económica.

El conocimiento es poder

Con estos ejemplos queda claro lo que puede aportar la contabilidad de gestión a cualquier empresa. Pero a menudo el problema está en la dificultad por conseguir la información necesaria para lo que existen herramientas de gestión de gastos que pueden aportar datos muy importantes y ahorrar trabajo en la realización de un plan de contabilidad de gestión

Es el caso de Captio, que permite a sus usuarios una clasificación rápida, ágil y automática de los gastos de viajes de empresa según su tipo, pero también por departamentos, centros de coste o incluso trabajadores, formas de pago, etc. Toda esta información puede ser exportada por el usuario de manera que los datos pueden ser analizados y clasificados de la forma que sea conveniente.

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