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Cómo tener los gastos de kilometraje y dietas bajo control

Gestión de gastos timer 3 min.
Olga Tomàs
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La movilidad durante la jornada laboral suele ser la tónica general de muchos empleados. Las reuniones y visitas a clientes forman parte de la rutina. Todas las empresas tienen sus políticas de gastos pero a veces tener el kilometraje y dietas bajo control se hace especialmente complicado. Averigua cómo puedes conseguirlo en este post.

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El tener que desplazarse por motivos de trabajo forma parte del día a día de muchos trabajadores. Una lista de gastos interminable que va desde billetes de tren a facturas,  a tiques de taxi, a la gasolina, claro. Es decir, un conjunto de gastos de locomoción que suelen ir acompañados de dietas. Habitualmente el trabajador que debe desplazarse en su jornada laboral también genera gastos de manutención si se debe quedar a comer en un restaurante o a dormir a un hotel. Un suma y sigue que puede desbordar el balance económico de la empresa.

Algunas claves para tener los gastos de kilometraje y las dietas bajo control son:

A/Delimitar qué tipo de gastos de transporte y dietas tendrá cubiertos cada profesional, en qué condiciones y si hay un presupuesto limitado para ello. Así como fijar cuándo y qué hacer si hay que superarlo. Y es que la política de gastos de la empresa debe definir el proceso y elementos necesarios para la justificación de cualquier gasto de viaje. Para las dietas, la empresa puede exigir información contextual al viaje. Para los gastos relacionados con la locomoción o los recibos relacionados con peajes, aparcamiento, por ejemplo, se suele informar de factores como el objetivo del viaje y el cliente visitado.

B/Llevar un control del listado de las facturas, pero también recoger y archivar adecuadamente recibos de todos ellos.

C/ Digitalizar y automatizar el proceso. Dos tareas que  a priori requieren mucho tiempo sobre todo desde el equipo de finanzas encargado de la supervisión. Una solución práctica es contar con una plataforma digital que ayude a la gestión de gastos de viaje de la empresa. De esta manera se optimiza el tiempo destinado  a la supervisión de gastos y se gana en operatividad y eficiencia.

Así pues, una plataforma de gestión de los gastos de viaje como Emburse Captio es decisiva para poder llevar un control exhaustivo de los gastos de kilometraje y dietas. De esta forma, la gestión del  es mucho más eficiente.

Además, esta plataforma se puede utilizar como herramienta de análisis de los gastos ya que Captio Analytics aporta inteligencia de los datos. Por ejemplo, conocer la media de kilómetros recorridos por trabajador, así como identificar los meses en los que se concentra la mayor parte del gasto de kilometraje y ayudar a las empresas a tomar decisiones estratégicas sobre sus políticas de movilidad.

Por último pero no menos importante, Emburse Captio también permite detallar el gasto innecesario y fraudulento referente a los gastos de kilometraje. Con la aplicación, los usuarios marcan los kilómetros realizados de sus viajes de empresa y ésta calcula automáticamente el gasto correspondiente con la tasa de kilometraje de la empresa o trayectos determinados. Además, desde el menú principal de la app, los empleados en movilidad también pueden reportar gastos de kilometraje a través de Google Maps. Todo ello permite tener bajo control los gastos realizados por desplazamientos.

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