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Captio: revolucionando el business travel

hoja de gastos como herramienta de mejora

Cómo tener los gastos de kilometraje y dietas bajo control

Posteado por: Olga Tomàs | 18/01/2016 | Categorias: Gestión de gastos

La movilidad durante la jornada laboral se ha convertido en la tónica general de muchos trabajadores. Eventos, reuniones, visitas a clientes  fuera de la ciudad forman parte de la rutina. Todas las empresas tienen sus políticas de gastos pero a veces tener el kilometraje y dietas bajo control se hace especialmente complicado. Averigua cómo puedes conseguirlo.

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El tener que desplazarse por motivos de trabajo forma parte del día a día de muchos trabajadores. Una lista de gastos interminable que va desde billetes de tren a facturas,  a tiques de taxi, a la gasolina, claro. Es decir, un conjunto de gastos de locomoción que suelen ir acompañados de dietas. Habitualmente el trabajador que debe desplazarse en su jornada laboral también genera gastos de manutención si se debe quedar a comer en un restaurante o a dormir a un hotel. Un suma y sigue que puede desbordar el balance económico de la empresa.

Algunas claves que van a permitirte tener los gastos de kilometraje y las dietas bajo control son:

A/ Delimitar qué tipo de gastos de transporte y dietas tendrá cubiertos cada profesional, en qué condiciones y si hay un presupuesto limitado para ello. Así como fijar cuándo y qué hacer si hay que superarlo. Y es que la política de gastos de la empresa debe definir el proceso y elementos necesarios para la justificación de cualquier gasto de viaje. Para las dietas, la empresa puede exigir información contextual al viaje. Para los gastos relacionados con la locomoción o los recibos relacionados con peajes, aparcamiento, por ejemplo, se suele informar de factores como el objetivo del viaje y el cliente visitado.

B/Llevar un control del listado de las facturas, pero también recoger y archivar adecuadamente recibos de todos ellos.

C/ Digitalizar y automatizar el proceso. Dos tareas que  a priori requieren mucho tiempo sobre todo desde el equipo de finanzas encargado de la supervisión. Una solución práctica es contar con una plataforma digital que ayude a la gestión de gastos de viaje de la empresa. De esta manera se optimiza el tiempo destinado  a la supervisión de gastos y se gana en operatividad y eficiencia.

 

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