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¿Cómo se contabilizan los gastos de representación?

Posteado por: Maria Mestres | 17/03/2017 | Categorias: Gastos de representación

La última fase del proceso de gestión de gastos de representación es su contabilización. Para ésto, normalmente se usa el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad.

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gastos de representacion negocio.jpgBásicamente, existen dos mecanismos mediante los cuales un trabajador puede pagar sus gastos de representación durante el viaje. El primero  es la tarjeta de empresa, en este caso no es necesario reembolsar el gasto, ya que corre de la cuenta de la propia empresa. El otro es el efectivo, en el cual el trabajador paga de su bolsillo (a menos que esté usando efectivo anticipado para tal fin por la empresa) un gasto asociado al desarrollo de su labor. 

Los gastos de representación se reembolsan en concepto de gastos y habitualmente aparte del salario del trabajador,  ya que no suponen una remuneración para el empleado sino que se reembolsa una cantidad pagada previamente. El caso más habitual en el que se incluyen los gastos de representacion en el salario es cuando la empresa los reembolsa a trabajadores autónomos.

Contabilizar los gastos de representación

 

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Para contabilizar los gastos de este tipo, se tiene que prestar atención al Plan General de Contabilidad, que es el texto que regula legalmente la contabilidad de las empresas en España, en concreto, el Real Decreto 1514/2007, aprobado en 2007, que busca adaptarse a la normativa contable europea y elaborar un texto contable flexible, abierto y adaptado a las Normas Internacionales de Información Financiera. 

Los gastos de representacion se contabilizan, habitualmente, en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, en concreto a las cuentas 62, perteneciente a “Servicios Exteriores”. No obstante, puede tener alguna variación según el criterio de cada empresa y su contabilidad.

Este grupo de cuentas son utilizadas para reflejar las operaciones de compra y gasto realizadas por la empresa en el devenir de sus actividades comerciales. La cuenta 62 agrupa varias subcuentas que representan las remuneraciones a que tiene derecho el trabajador, tanto en efectivo como en especie, así como distintas contribuciones.

Los subgrupos de la cuenta 62 son los que mayoritariamente albergan los gastos de representación, como por ejemplo los gastos que tienen su origen en sostener una actividad comercial como es una comida de un comercial con un cliente, son gastos en “Publicidad, propaganda y RRPP”, cuenta 627, o gastos en viajes y dietas, cuenta 629, “Otros Servicios”.

 
gastos de representación: preguntas frecuentes
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