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28/09/2012

Creando una política de gastos para la pequeña empresa

Posteado por: Dan Moser

Aunque tu empresa sea pequeña, si hay un grupo de trabajadores que viaja de forma más o menos habitual por motivos laborales, una política de gastos de empresa clara es algo que tu empresa debería tener. Recoger en un documento corporativo todas esas reglas que tú y tu equipo más o menos conocéis te ayudará a oficializarlas y a crear una base sobre la que afrontar eventuales incidentes.
Políticas de gastos
Crear una política de gastos no tiene porque ser una tarea demasiado compleja. No partes de 0. No es la primera vez que tu equipo te reporta sus gastos, conoces la mayoría de gastos en los que incurren. Simplemente se trata de tomar todo ese conocimiento y ponerlo en negro sobre blanco con todo lo que esto conlleva: explorar el abanico de situaciones posibles, poner cifras exactas a cada punto, marcar bien los límites, etc.

Una regla de oro es ser claro y conciso. Una buena política de gastos debe ser fácil de entender y de recordar. Una cosa que suele funcionar es estructurarla en secciones. Hoteles, dietas, desplazamientos… Esto te hará más fácil recopilar posibles escenarios y regularlos, y será más fácil de recordar para todos.

Es útil añadir una sección específica para gastos no reembolsables. Puedes partir de tu experiencia. ¿Qué elementos no reembolsables te suelen llegar con las notas de gastos de tu equipo? Comidas con acompañantes, alcohol, gastos que se han producido fuera de la jornada laboral… Tú lo sabes mejor que nadie.

Un punto interesante a incluir es hacer saber al equipo qué medidas se van a tomar para asegurar el cumplimiento de la política de gastos. No está de más dar a conocer que las notas de gastos serán revisadas una por una cuidadosamente por un responsable; y que pueden ser revocadas si no se adaptan a las reglas descritas.

Otra cosa importante a tener en cuenta es que si te decides a oficializar una política de gastos de empresa es necesario que la controles. Sé concienzudo revisando los informes de gastos, si acabas no haciéndolo, probablemente notarás un relajamiento en el cumplimiento de las reglas.

Por último, la política de gastos de empresa no tiene porque ser un documento cerrado. Prueba e itera, pero hazlo de manera ordenada. Si no, puedes acabar desorientando al personal.

¿Aconsejarías algo más para establecer correctamente una política de gastos de empresa?

Image(s): FreeDigitalPhotos.net

Publicado en: Gestión de gastos Deja un comentario

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