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Gastos de viaje: cómo gestionar gastos imprevistos y ahorrar costes

Posteado por: Dan Moser | 23/05/2013 | Categorias: Gestión de gastos

Los viajes de trabajo suponen un gasto para la empresa, que en función de la frecuencia, número de trabajadores desplazados y destino puede llegar a ser muy importante. Dichos costes pueden ser previsibles o bien, cuando se producen sobre la marcha, imprevistos. En cualquier caso, existen unas claves o trucos para gestionarlos correctamente.

Si te interesa aprender cómo gestionar de forma eficiente los gastos de viaje que se generan en tu empresa, te recomendamos la lectura de nuestra guía en PDF sobre el tema. Puedes descargarla al final de este post.

gestionar gastos de viaje imprevistos

Dependiendo de su tamaño y del número de viajeros frecuentes que se cuenten entre sus filas, las empresas planifican en mayor o menor medida la programación de sus viajes. Un volumen elevado del coste de un viaje de negocios se gasta en variables que –normalmente– son fáciles de pronosticar y planificar.

Los gastos de viaje son, principalmente, de dos tipos: dietas de manutención (comidas) y transporte ya sea público o en vehículo particular (kilometraje). La mayoría de estos gastos pueden preverse de antemano si se hace un análisis previo, aunque los viajes de negocios suelen ser muy sensibles a los cambios: citas que se cancelan, prioridades que cambian, reuniones que se alargan, aviones que se pierden… En definitiva, que resulta difícil seguir exactamente la agenda marcada y a menudo hay que re-planificar durante el transcurso del propio viaje. Este hecho es inevitable y es la raíz de varios problemas: aumentos inesperados del budget, problemas con la gestión…

Una correcta planificación en este ámbito es sinónimo de ahorro de costes y tiempo e incluso es posible optimizar los gastos previsibles y reducir al máximo los imprevistos.

Las 5 Claves para gestionar los gastos de viaje

Antes de empezar con el desarrollo de las distintas claves, es importante tener muy claro que todas ellas se engloban en una idea global que no es otra que la planificación previa del viaje corporativo.

1) Análisis previo de la situación

Antes de organizar un viaje de trabajo o corporativo, ya sea para uno o más empleados, siempre hay que realizar un análisis previo de la situación, teniendo en cuenta diversos factores: lugar de destino, duración del viaje, si viaja con familia o no, funciones a realizar, sobre todo si se tienen que ejecutar en el lugar de trabajo o pueden llevarse a cabo, en su totalidad o en parte, en el lugar de alojamiento, etc.

2) Elegir el tipo de alojamiento más apropiado según la duración de la estancia

El tipo de alojamiento más apropiado, tanto por la comodidad del usuario como para optimizar el presupuesto, para viajes de una semana como máximo es el hotel. Los apartamentos con servicios de limpieza y manutención son ideales para estancias de hasta un año, ya que suponen un ahorro considerable en dietas en relación al alquiler tradicional, que solo es la mejor solución para proyectos largos (de un año o más).

3) Tener en cuenta los gastos adicionales

En todo viaje existen una serie de gastos adicionales, que son perfectamente previsibles, como por ejemplo, los gastos de transporte desde el alojamiento al lugar del trabajo o la necesidad de alquilar un párquing. Por lo tanto, es importante hacer una lista con todos estos conceptos y tenerlos en cuenta en el presupuesto.

4) Comparar precios y reservar con antelación

En el mercado actual, con fluctuaciones de precios y diferencia importantes entre las distintas webs o agencias de viaje para lograr un buen precio es fundamental, buscar, comparar y, sobre todo, reservar con antelación para conseguir ofertas. En caso de falta de tiempo o inexperiencia, existe la opción de encargar estas gestiones a una agencia especializada.

5) Evitar y minimizar los gastos imprevistos

No siempre se pueden evitar determinados gastos y circunstancias con la que no contábamos, aunque sí se pueden reducir y minimizar sus consecuencias con estos trucos:

  • Hacer reservas que siempre permitan el reembolso o el cambio de fechas. De esta forma, si se cancela una cita, reunión o hay que modificar lugares de destino o fechas no se pierde el dinero.
  • Contratar seguros que cubran incidencias como cancelaciones de vuelos, robo, pérdida de equipaje, etc.
  • Una opción interesante –y no excluyente– a sopesar puede ser trabajar con algún proveedor de viajes corporativos. Aparte de la descarga de tareas relacionadas con la búsqueda y contratación, suelen ser interesantes los precios que puede conseguir y, a nivel de análisis, la información sobre los gastos que ofrecen. Este tipo de servicios facilitan la vida del viajero, que puede localizar de forma fácil un servicio de confianza al que acudir, y también la de la empresa, que puede gestionar con mayor transparencia los gastos y ahorrar. Además, si se trabaja con una agencia de viajes corporativos, suelen ofrecer entre su catálogo de servicios números de atención al cliente de 24h muy útiles para gestionar imprevistos.

Una planificación adecuada en el viaje, ejecutando las claves y trucos que hemos comentado, tiene un doble beneficio: la empresa gana en cuestiones financieras y organizativas y, además, redunda en la tranquilidad, bienestar y satisfacción de los empleados cuando viajan por cuestiones laborales.

Descárgate aquí la Guía Definitiva sobre los Gastos de Viaje de Empresa en PDF: