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Elementos esenciales a cubrir en una política de viajes corporativos

Viajes de empresa timer 3 min.
Olga Tomàs
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Hoy implementar una nueva política de viajes corporativos en la empresa es todo un reto. Teniendo en cuenta el cambio de paradigma debido al COVID-19, hay factores como el duty of care que han cogido especial importancia. Si quieres estar preparado y saber como elaborar políticas de viajes en estos tiempos convulsos, no te pierdas el siguiente post.

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Muchas empresas han visto reducido o han puesto en stand-by la programación de viajes de negocios debido a la situación de inestabilidad que acompaña la pandemia del COVID-19. Aunque son conscientes de que se ha producido un cambio de paradigma en relación a los viajes corporativos, también conocen su sector y saben que los viajes de empresa son una parte importante en el camino hacia sus objetivos.

Por tanto, las politicas de viajes corporativos se encuentran en fase de readaptación constante y deben tener en cuenta un factor clave; la flexibilidad. Una flexibilidad que va a permitir a la empresa tener una rápida respuesta a las situaciones cambiantes que se pueden dar en este nueva mundo post-covid.

Duty of care

Así pues, el duty of care es uno de los factores clave de hoy a la hora de pensar en cómo elaborar políticas de viajes. La seguridad de los viajeros de empresa y de todo el equipo, dentro de la empresa y fuera de ella, es una prioridad. Construir un protocolo de seguridad robusto y flexible es el punto número uno a tener en cuenta en lo que a políticas de viajes corporativos se refiere.

Peticiones de viajes

La empresa ahora más que nunca debe gestionar muy bien los viajes y evitar los gastos innecesarios. Por tanto, es recomendable implementar un proceso de aprobación pre-viaje.

Gastos de viaje

En la misma línea, del punto anterior, los gastos de viaje deben estar muy bien determinados y controlados. Por tanto, la digitalización en el proceso va a ser fundamental. Una digitalización que va ir asumiendo cada vez más protagonismo en todas las fases del reporte de los gastos pero también en las distintas áreas de las políticas de viajes corporativos de una empresa. Además, en relación a la politica de gastos de viaje se debe detallar especialmente cómo se pagarán los gastos adicionales, en caso que se produzcan. Por otro lado, se debe definir el proceso de enviar los gastos para su reembolso, la fecha límite de envío y el periodo de tiempo en que dichos gastos serán reembolsados.

Reserva

Una correcta política de viajes también debe contar con una sección que explique detalladamente cómo se llevan a cabo las reservas. En este punto, vemos también que el proceso cada vez más se ha digitalizado. Si en la etapa anterior al COVID-19 la digitalización ya se había impuesto en el proceso de reserva a través de las herramientas de las agencias de viajes u otras plataformas, ahora va a ser definitivo.
Por otro lado, dentro de las políticas de viajes corporativos es imprescindible explicar por qué es importante que las reservas se lleven a cabo a través de los canales establecidos por la compañía. También se debe incluir información sobre la antelación con la cual es recomendable realizar las reservas para la optimización de costes de tarifas aéreas y hoteleras.

Alojamiento

En el contexto actual es muy importante saber la situación en la cual se encuentra la evolución de la pandemia en un destino, país, región en concreto. Ante todo la seguridad del viajero es la prioridad.
Por otro lado, se debe de promover aquellas cadenas hoteleras que se encuentran dentro del listado de proveedores preferentes de la empresa, en las políticas corporativas de viajes también se debe especificar si solamente se pueden reservar habitaciones estándar o qué servicios complementarios ( servicio de habitaciones, parking, late check-out) serán reembolsables.

Medios de transporte

Además de animar a los viajeros a reservar teniendo en cuenta el listado de proveedores preferentes, la empresa debe establecer una serie de reglas sobre el tipo de tarifa que los empleados pueden reservar. La política corporativa de viajes debe reflejar qué servicios complementarios serán cubiertos por la compañía. También hay que concretar otras medidas para el ahorro, como cuándo hacer uso de escalas y cuándo tomar un vuelo directo. Por otro lado, para optimizar los costes, es recomendable que el alquiler de coche se limite solamente a los casos en que el taxi o los servicios de transporte no estén disponibles, o sean demasiado caros. En cuanto al alquiler de vehículo, es importante incluir detalles sobre la cobertura del seguro y la información de contacto en caso de que el viajero pueda padecer un accidente.

Estos son algunos de los conceptos básicos a tener en cuenta cuando una empresa se plantea como elaborar políticas de viajes. Así pues la planificación de todos los detalles, la flexibilidad de respuesta y la incorporación de la digitalización son los grandes aliados de una politica de viajes corporativos eficiente y adaptada al cambio de paradigma actual.

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