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Control de facturas de proveedores:  5 consejos a tener en cuenta

Facturas timer 4 min.
Mireia Solé
digitalizacion departamento financiero
Descarga la guía: Gana visibilidad y agilidad con la gestión automatizada de facturas

Establecer un proceso de control de la facturación te ayudará a llevar mejor la administración de tu negocio. Ahorra tiempo y dinero con estos cinco consejos que te proponemos en el siguiente artículo.

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control facturas de proveedores

El control de facturas de proveedores es clave para la administración de una empresa. Te ayuda a ahorrar tiempo y dinero, y evita errores y complicaciones de última hora. Como director financiero o gerente de una empresa, debes gestionarlas sin sorpresas inesperadas; llevar un buen control de las facturas servirá de apoyo a la contabilidad de tu negocio. Así que dejemos de lado la improvisación, y adelante con el control.
 
Para obtener resultados óptimos con la gestión de facturas de proveedores, te apuntamos cinco consejos básicos.

1. Bloquea un día y una franja horaria para gestionar todas tus facturas

Es importante conocer los periodos de pago de tus clientes, así puedes planificar el cobro de las facturas presentadas. Bloquear un día o un periodo de tiempo de cada mes para elaborarlas te asegura que las empresas reciban la factura a tiempo o antes de la fecha habitual de pago, que puede ser a finales de mes o a principios, según cada empresa. También es bueno este método de fijarse un día cada mes para evitar retrasos u olvidos en la presentación de facturas.
 
 
 2. Valida las facturas de proveedores antes de tramitarlas
Las facturas de proveedores deben estar impecables. Antes de emitir una factura, hay que revisar los posibles errores sin esperar a que el cliente compruebe si todo es correcto o no. Una factura sin revisar puede llegar a pagarse más tarde de lo debido si previamente no se han comprobado los posibles fallos, y también puede comportar incorrecciones en las declaraciones trimestrales que posteriormente cuestan más de rectificar y incrementan el trabajo administrativo.
En el caso de que no hayas validado a tiempo la factura del proveedor, tendrás que pedir otra que solucione todos los fallos ocasionados en la anterior, una factura rectificativa, y asimismo una declaración trimestral complementaria, si el error no se ha subsanado a tiempo y ya se ha entregado dentro del plazo fijado por la Administración. 

3. Revisa tu libro de registro de facturas para estar al día

Las facturas recibidas deben estar siempre anotadas en un documento Excel. ¿Tienes bajo control todas tus facturas de proveedores? Olvidarse de facturar un trabajo entra dentro de la casuística del ritmo habitual de una empresa. El tiempo se acorta y, con la vorágine de tareas pendientes del día, puede quedar a un lado la factura por el trabajo realizado y, en consecuencia, el pago no llega a enviarse al proveedor.

Si prefieres evitar que esto te pase, te recomendamos un registro de todos los trabajos entregados por tus proveedores. 

4. Controla las facturas pendientes de pagar

Tanto para el proveedor como para la empresa que diriges, el control de pagos de las facturas es una de las tareas más importantes para la gestión de la facturación. Un mal control de facturas de proveedores puede ocasionar problemas de liquidez.

Por este motivo, hay que llevar un registro de todas las facturas de proveedores pendientes de pagar e indicar la fecha máxima de pago a la que tu empresa está obligada a cumplir, según sus estatutos y la normativa vigente. No hacerlo puede dificultar el proceso de pago y generar intereses de demora por no pagar dentro del plazo estipulado. Además puedes dejar desprovisto al cliente sin los mecanismos procedentes para reclamar el cobro de la factura emitida.

5. Utiliza un software de gestión de facturas de proveedores  adaptado a las condiciones de tu empresa

Un método eficaz para el control de facturas de proveedores es, sin duda, una plataforma de gestión de facturas. Si dispones de un software automatizado adaptado a tu empresa, reduces el esfuerzo de la gestión de facturas de proveedores y los costes operativos, y agilizas el cierre financiero y los procesos de auditoría. Además una plataforma de gestión de facturas facilita el análisis de facturas y la supervisión del rendimiento, y consigue que los pagos se emitan en los plazos previstos, sin demora.

 

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