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Consejos para la gestión de facturas de forma eficiente

Sandra Teruel
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Una gestión eficiente del tiempo en las facturas de tu empresa implica apostar por la digitalización de este proceso. Consulta éste y otros consejos que te indicamos a continuación.

Gestionar facturas en una empresa implica controlar los ingresos y los gastos dentro de una organización, a través de su facturación. Se trata de una de las tareas más importantes del negocio, pues si no se lleva a rajatabla las cuentas se van a descontrolar y eso puede repercutir a nivel interno y en nuestra relación con hacienda. 

Y es que una gestión eficiente de las facturas es imprescindible también para cumplir con todas las obligaciones fiscales a las que una empresa debe hacer frente. Controla desde el principio todos los pasos de la cadena (emisión, recepción, gestión, cobro o pago) y así mantén una buena relación con tus clientes y proveedores, y asegúrate de tener unas cuentas bien saneadas. 

Desde Captio queremos compartir contigo algunos consejos para mejorar la eficiencia en la gestión de facturas y evitarte problemas. La optimización de procesos es nuestro caballo de batalla, y existe mucho margen de mejora en la facturación de la mayoría de organizaciones. ¡Sigue leyendo!

Mejorar la eficiencia en la gestión de facturas

Aporta orden con la numeración

Empecemos por lo más básico. Aunque seguramente ya lo sepas, no está de más recordar que la clave de la eficiencia es el orden, y esto significa aprender a numerar tus facturas para tener una guía cronológica y que no se pierdan entre la multitud. Cada factura tiene su número, que ha de ser único en su año fiscal y debe ser coherente con la fecha en la que se emitió dicha factura. Si lo necesitas, puedes añadir la serie para diferenciar las facturas según, por ejemplo, el tipo de actividad al que se refiere.

Establece una rutina

La organización es necesaria, insistimos. Si te encargas de contabilidad en tu empresa, márcate los días que vas a dedicar periódicamente a la facturación del mes. Así evitas que se te pase aquella factura que debías haber enviado a principios de mes pero se te olvidó porque tenías cosas más urgentes, y podrás ponerte al día de los impagos y recordárselo a tus clientes. No seas caótico/a ni vayas al día; mejor reservar unas horas con regularidad para revisarlo todo. 

¿Cómo reaccionar ante las facturas pendientes de pago?

Este es uno de los grandes quebraderos de cabeza en las empresas. El retraso en el pago de facturas o directamente la morosidad es un problema que afecta a nuestras cuentas y nos puede dañar a medio y largo plazo. Nunca hay que perder la profesionalidad y la educación, pero tampoco dejar de recordarles la importancia del pago a tiempo. Establece ventajas por un pago anticipado (un leve descuento, por ejemplo) y también “multas” o sanciones por un pago con retraso, para desincentivar.   

Apuesta por la digitalización de la gestión

Lo hemos dejado para el final, pero en realidad es el consejo más importante. Si quieres agilizar y mejorar la gestión de facturas debes digitalizar y automatizar todos los procesos que intervengan en dicha gestión. Es lo que te va a ahorrar tiempo y problemas, ya que una factura digital bien elaborada evita despistes y te asegura que todo está correcto.

Hay mucho margen de mejora en este aspecto. Según una encuesta de Emburse solo el 60% de las empresas habían implementado algún tipo de software automatizado para procesar facturas, y no siempre de forma integral, sino al principio o al final del proceso. La falta de automatización repercute en el coste de procesar las facturas; más de la mitad de los pagos se hacen aún con cheques en papel, que puede costar hasta 10 veces más que realizar un pago electrónico. Los cheques en papel tienen mayor riesgo de estafa, así que migrar al ámbito electrónico es una urgencia para las arcas de la empresa. 

¿Cómo resolvemos este problema? Te recomendamos Chrome River Invoice, una solución desarrollada específicamente para automatizar y agilizar el proceso de gestión de facturas de proveedores. Con Chrome River Invoice abandonas por fin las montañas de papeles y das la bienvenida a la optimización de procesos

 

Si usas Chrome River Invoice podrás automatizar flujos de control con alertas configurables para reducir el fraude interno, leer automáticamente los datos que necesites de cada factura, integrarlo con tu herramienta de gestión de compras y agilizar el proceso de aprobación, directamente con el móvil. Esta herramienta es una muy buena forma de empezar a digitalizar tu gestión de las facturas; no te quedes atrás y aprovecha las novedades tecnológicas a tu favor, para que tu empresa vaya viento en popa. 

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