Una gestión eficiente del tiempo en las facturas de tu empresa implica apostar por la digitalización de este proceso. La eficiencia en el empleo del tiempo de facturación puede cumplirse siguiendo estos seis consejos que te indicamos a continuación.
Gestionar facturas en una empresa implica controlar los ingresos y los gastos dentro de una organización, a través de su facturación. Se trata de una de las tareas más importantes del negocio, pues si no se lleva a rajatabla las cuentas se van a descontrolar y eso puede repercutir a nivel interno y en nuestra relación con hacienda.
Y es que una gestión eficiente de las facturas es imprescindible también para cumplir con todas las obligaciones fiscales a las que una empresa debe hacer frente. Controla desde el principio todos los pasos de la cadena (emisión, recepción, gestión, cobro o pago) y así mantén una buena relación con tus clientes y proveedores, y asegúrate de tener unas cuentas bien saneadas.
Desde Emburse Captio queremos compartir contigo algunos consejos para mejorar la eficiencia en la gestión de facturas y evitarte problemas. La optimización de procesos es nuestro caballo de batalla, y existe mucho margen de mejora en la facturación de la mayoría de organizaciones. ¡Sigue leyendo!
Mejora la eficiencia en la gestión de facturas
1. Aporta orden con la numeración
Empecemos por lo más básico. Aunque seguramente ya lo sepas, no está de más recordar que la clave de la eficiencia es el orden, y esto significa aprender a numerar tus facturas para tener una guía cronológica y que no se pierdan entre la multitud. Cada factura tiene su número, que ha de ser único en su año fiscal y debe ser coherente con la fecha en la que se emitió dicha factura. Si lo necesitas, puedes añadir la serie para diferenciar las facturas según, por ejemplo, el tipo de actividad al que se refiere.
2. Establece una rutina
La organización es necesaria, insistimos. Si te encargas de contabilidad en tu empresa, márcate los días que vas a dedicar periódicamente a la facturación del mes. Así evitas que se te pase aquella factura que debías haber enviado a principios de mes pero se te olvidó porque tenías cosas más urgentes, y podrás ponerte al día de los impagos y recordárselo a tus clientes. No seas caótico/a ni vayas al día; mejor reservar unas horas con regularidad para revisarlo todo.
3. Reacciona con previsión ante las facturas pendientes de pago
Este es uno de los grandes quebraderos de cabeza en las empresas. El retraso en el pago de facturas o directamente la morosidad es un problema que afecta a nuestras cuentas y nos puede dañar a medio y largo plazo. Nunca hay que perder la profesionalidad y la educación, pero tampoco dejar de recordarles la importancia del pago a tiempo. Establece ventajas por un pago anticipado (un leve descuento, por ejemplo) y también “multas” o sanciones por un pago con retraso, para desincentivar.
4. Apuesta por la digitalización de la gestión
Lo hemos dejado para el final, pero en realidad es el consejo más importante. Si quieres agilizar y mejorar la gestión de facturas debes digitalizar y automatizar todos los procesos que intervengan en dicha gestión. Es lo que te va a ahorrar tiempo y problemas, ya que un proceso digital evita despistes y te asegura que todo está correcto.
Hay mucho margen de mejora en este aspecto. Según una encuesta de Emburse solo el 60% de las empresas habían implementado algún tipo de software automatizado para procesar facturas, y no siempre de forma integral, sino al principio o al final del proceso. La falta de automatización repercute en el coste que puede ser hasta 10 veces más que realizar una gestión de forma digital.
¿Cómo resolvemos este problema? Te recomendamos Chrome River Invoice, una solución desarrollada específicamente para automatizar y agilizar el proceso de gestión de facturas de proveedores. Con Chrome River Invoice abandonas por fin las montañas de papeles y das la bienvenida a la optimización de procesos.
Aprovecha todo el potencial de automatizar las cuentas por pagar
¿Tu equipo de contabilidad sigue atascado con herramientas obsoletas? Es hora de aprovechar al máximo la automatización. Nuestro software de gestión de cuentas por pagar transforma la manera en la que gestionas los pagos y compras, haciendo que todo el proceso sea más eficiente y manteniendo el control total en cada etapa. Con las soluciones de Emburse, tendrás una visibilidad completa de los gastos y flujos de trabajo optimizados, liberando tiempo y recursos para que puedas concentrarte en hacer crecer tu negocio sin obstáculos.
Una automatización que transforma las cuentas por pagar
Con las soluciones de contabilidad de Emburse conseguirás:
- Mayor visibilidad
- Flujos de trabajo flexibles
- Tramitación de facturas desde cualquier lugar
- Procesos optimizados
- Automatización de los pagos
Procesos de cuentas por pagar mejorados
¿Te imaginas un proceso de cuentas por pagar sin complicaciones? Cada etapa del ciclo de vida de las facturas se automatiza para optimizar al máximo la gestión de pagos de tu empresa. Esta tecnología inteligente no sólo reduce costes, sino que también permite detectar oportunidades de ahorro, acelerar los pagos y tomar decisiones financieras mucho más precisas. Olvídate de los retrasos y los errores; Emburse lleva tus cuentas por pagar a un nuevo nivel de eficiencia y control.
Esa mayor eficiencia que brinda la automatización ayuda a:
- Reducir costes
- Detectar oportunidades de ahorro
- Acelerar los pagos
- Tomar decisiones más informadas
Por qué automatizar las compras
¿Quieres decir adiós al caos en el proceso de compras? Con las soluciones automatizadas de Emburse, puedes eliminar las órdenes no autorizadas, dar seguimiento preciso a entregas y facturas, y reducir errores comunes. Este sistema inteligente aporta claridad total al flujo de pedidos, permitiéndote supervisar cada solicitud y asegurar que sólo se cumplan órdenes autorizadas.
Con Emburse, transforma la gestión de compras en un proceso ordenado y eficiente, liberando a tu equipo para que se enfoque en tareas estratégicas.
5. Características que marcan la diferencia
Las soluciones de Emburse te ayudan a simplificar y optimizar los pagos y las compras. Con estas funciones fáciles de usar puedes…:
- Trabajar donde y cuando quieras gracias a una solución SaaS accesible
- Configurar los enrutamientos de aprobación para hacerlos más sistemáticos y eficientes
- Ofrecer a tu equipo las herramientas que necesitan para ganar en control, eficiencia y productividad
- Visualizar las estadísticas de cada factura para garantizar la puntualidad de los pagos y la visibilidad de las obligaciones
- Reducir costes gracias a los descuentos por pronto pago y a negociaciones con proveedores basadas en datos
- Mejorar la supervisión y el control con un proceso de solicitud online e intuitivo
- Rellenar instantáneamente los datos de las facturas mediante tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
- Conciliar pedidos, albaranes y pagos con funciones de comparación inteligentes
- Enlazar con el catálogo electrónico de tus proveedores para ahorrar tiempo y simplificar los procesos de compra
6. Servicios que distinguen a Emburse
Con Emburse, cada detalle en la gestión de gastos se transforma en eficiencia y tranquilidad. Gracias a servicios únicos como la visibilidad en tiempo real del flujo de efectivo, opciones de personalización avanzada y automatización de procesos, Emburse simplifica la administración de facturas y asegura un control total en cada etapa. Además, su interfaz intuitiva y el acceso a informes detallados mejoran la toma de decisiones, permitiendo a los equipos centrarse en lo que realmente importa: hacer crecer el negocio.
Ofrecemos servicios profesionales que priorizan al cliente en todo momento:
- Formación. Creamos y difundimos contenido para que saques el máximo provecho de tus soluciones y estés al tanto de las nuevas funcionalidades.
- Ayuda. Nuestro equipo de analistas siempre está dispuesto a resolver tus consultas y a ayudarte en lo que necesites.
- Éxito. La experiencia y el conocimiento de nuestros asesores de cuentas estratégicos te ayudarán a lograr tus metas.
- Servicios gestionados. Nos adaptamos a tus necesidades con nuestro servicio experto de consultoría y de configuración proactiva.
Si usas Chrome River Invoice podrás automatizar flujos de control con alertas configurables para reducir el fraude interno, leer automáticamente los datos que necesites de cada factura, integrarlo con tu herramienta de gestión de compras y agilizar el proceso de aprobación. Esta herramienta es una muy buena forma de empezar a digitalizar tu gestión de las facturas; no te quedes atrás y aprovecha las novedades tecnológicas a tu favor, para que tu empresa vaya viento en popa.
