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Digitalización de facturas para grandes empresas

Posteado por: Mar Calvo | 08/03/2018 | Categorias: Digitalización certificada

La digitalización manda en el mundo empresarial. La facturación online, sin ir más lejos, supone tranquilidad y un ahorro considerable para todos los negocios, pero sobre todo para las grandes compañías. Descubre en este artículo cuál es el proceso y qué ventajas tiene para las empresas de más de 100 empleados digitalizar facturas.

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Hemos cambiado nuestra forma de relacionarnos con los demás, hemos modificado nuestros hábitos de consumo, estamos creando empresas que hace una década ni imaginábamos que pudieran existir… ¿Entonces por qué sigues gestionando tu empresa como antes?

Te guste o no, la digitalización ha llegado a todos los ámbitos de la vida. Al personal y al profesional. La contabilidad de las empresas, grandes y pequeñas, no la lleva solo el asesor. De organizar y digitalizar las facturas se encargan los programas de contabilidad y facturación en la nube.

El Cloud Computing ha conseguido que las grandes empresas gestionen sus negocios de una forma más efectiva a la vez que reducen costes.

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Ventajas de digitalizar facturas para las grandes empresas

Eso nos lleva al tema de las ventajas de digitalizar facturas para las empresas de más de 100 empleados. ¿Quieres saber cuáles son?

• Como ya hemos adelantado, se ahorra dinero, y mucho. En su día, el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información (ONTSI) calculó que optar por un programa de facturación online suponía un ahorro económico del 50% con respecto a la gestión tradicional. Eso sin tener en cuenta el dineral que las grandes empresas dejan de gastar en partidas como el papel o la mensajería. Esas cantidades pueden destinarse a realizar inversiones o a reforzar otras áreas de la empresa.

• Permite que el director financiero pueda mejorar el flujo de caja, obtener descuentos por pronto pago e, incluso, evitar sanciones por retrasos en los pagos.

Ahorra tiempo. Por un lado, se elimina el proceso manual, con lo que se reducen los costes operativos y las personas encargadas de ese proceso pueden dedicar sus esfuerzos a realizar otras tareas importantes para la empresa. Por otro, al tener las facturas almacenadas de forma electrónica se pueden encontrar en cuestión de segundos. Eso por no hablar de los programas que son capaces de gestionar los ciclos de compras y ventas completos, incluyendo el stock de mercancía.

• La sala de archivos estará más despejada, puesto que no harán falta tanto archivadores.

• Las facturas se elaboran conforme a la legislación vigente, con su numeración y orden correspondiente. Además, cuando se emite una factura se van actualizando los datos del IVA, retenciones, gastos e ingresos.

• Es posible hacer una factura, guardarla en “borradores” y emitirla una vez que el cliente la haya aceptado. De esta forma, si hay algún error se puede subsanar rápidamente.

• No hace falta tener un experto para digitalizar facturas, pues los softwares para estos programas son por lo general muy intuitivos.

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Cómo debe ser el proceso de digitalizar facturas

Hablando de software, vamos a detenernos en este punto, ya que es muy importante en el proceso de digitalización de facturas. Para que una factura electrónica tenga la misma validez que una en papel, debe cumplir una serie de requisitos. Uno de los más importantes es utilizar uno de estos softwares homologados por la AEAT.

Utilizar un formato homologado (ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF), escanear con una resolución mínima de 200 píxeles o incluir la firma digital son otros de los requisitos para que el documento se legal.

Es importante recordar también que los destinatarios de las facturas electrónicas deben haber dado su consentimiento y que los medios electrónicos empleados tienen que garantizar “la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación”.

Por tanto, las grandes empresas están obligadas a conservar todas las facturas recibidas y a guardar una copia de las emitidas.

En cuanto al procedimiento para digitalizar facturas, la mecánica es muy simple. Cuando un proveedor envía la factura lo primero es extraer los datos, luego se validan, se almacenan en el programa de gestión empresarial, se aprueban y se pagan. Por último, se guardan. Ya está, factura digitalizada y archivada.

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