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Digitalización de la gestión de  facturas para grandes empresas

Facturas timer 4 min.
Sandra Teruel
digitalizacion departamento financiero
Descarga infografía: Tabla comparativa de la gestión de facturas de proveedores: manual vs digital

La digitalización manda en el mundo empresarial. La digitalización del proceso de facturas de proveedores, sin ir más lejos, supone tranquilidad y un ahorro considerable para todos los negocios, pero sobre todo para las grandes empresas. Descubre en este artículo cuál es el proceso y qué ventajas tiene para las empresas de más de 100 empleados la automatización de gestión de facturas.

Descarga infografía: Tabla comparativa de la gestión de facturas de proveedores: manual vs digital

digitalización facturas

Hemos cambiado nuestra forma de relacionarnos con los demás, hemos modificado nuestros hábitos de consumo, estamos creando empresas que hace una década ni imaginábamos que pudieran existir… ¿Entonces por qué sigues gestionando tu empresa como antes?

Te guste o no, la digitalización ha llegado a todos los ámbitos de la vida. Al personal y al profesional. La contabilidad de las empresas, grandes y pequeñas, no la lleva solo el asesor. De organizar y digitalizar el proceso de facturas de proveedores se encargan los programas de contabilidad y facturación en la nube.

El Cloud Computing ha conseguido que las grandes empresas gestionen sus negocios de una forma más efectiva a la vez que reducen costes.

Las grandes empresas ya pueden poner fin a gestionar facturas de proveedores con montañas de papeles, acumulando recargos por pagos atrasados y falta de visibilidad. Con un software de gestión de facturas, agilizarás los flujos de aprobación y pago de las mismas.

Ventajas de digitalizar el proceso de facturas de proveedores para las grandes empresas

Eso nos lleva al tema de las ventajas de digitalizar el proceso de facturas de proveedores para las empresas de más de 100 empleados. ¿Quieres saber cuáles son?

  • Hemos comprobado que las grandes empresas tienen la oportunidad de pasar de 8 días en procesar una factura a 3 días.
  • Como ya hemos adelantado, se ahorra dinero, y mucho, sobre todo en costes de material y personal. Las grandes empresas dejan de gastar un dineral en partidas como el papel o la mensajería. Esas cantidades pueden destinarse a realizar inversiones o a reforzar otras áreas de la empresa. En definitiva, es un modo fácil de cumplir con la norma ISO 14001 de gestión ambiental.
  • Ahorra tiempo. Por un lado, se elimina el proceso manual, con lo que se reducen los costes operativos y las personas encargadas de ese proceso pueden dedicar sus esfuerzos a realizar otras tareas importantes para la empresa. Por otro, al tener las facturas almacenadas de forma electrónica se pueden encontrar en cuestión de segundos. 
  • Permite que el director financiero pueda mejorar el flujo de caja, obtener descuentos por pronto pago e, incluso, evitar sanciones por retrasos en los pagos.
  • Con la gestión automatizada de facturas, la mejora es notable, más eficaz y rentable. Con un software de gestión de facturas la aprobación y el pago de facturas es ágil y eficiente.
  • La sala de archivos estará más despejada, puesto que no harán falta tantos archivadores.
  • Gracias a la digitalización certificada de facturas homologada por la Agencia Tributaria se puede preservar el valor legal de los tiques.
  • No hace falta tener un experto para digitalizar el proceso, pues los softwares para estos programas son, por lo general, muy intuitivos.
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¿Cómo debe ser el proceso de digitalizar la gestión de  facturas?

En cuanto al proceso de digitalizar la gestión de facturas de proveedores, la mecánica es muy simple. Te explicamos los pasos a seguir para la gestión automatizada de facturas con la herramienta Chrome River Invoice:

1. Subida de la factura + lectura automática

Los usuarios pueden subir una factura desde el móvil, tablet o pc, a través el portal web o por correo electrónico. El motor OCR lee los datos de las facturas de forma automática y el usuario añade información adicional.

2. Alertas de conformidad + aprobación

La factura pasa por el flujo de aprobación estipulado en base a la política de la empresa. Los flujos pueden ser simples o complejos dependiendo el importe, tipología de gasto, etc. y pasarán por tantas aprobaciones como sea necesarias.

3. Encaje de órdenes de compra

El sistema consta de reglas que funcionan con el fin de relacionar la orden de compra y la información de la factura para asegurar que solo pagas por los bienes y servicios recibidos.

4. Integración y analítica

Integración con los sistema contables de la empresa. Seguimiento a través del panel de control donde se muestra el estado de cada factura y se pueden realizar reportes a medida.
 
¿Quieres más detalles? En este video grabado, nuestro compañero Enrique Ruíz te explica qué es y cómo funciona la herramienta.

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