Cómo reservar un viaje de empresa paso a paso: guía práctica para evitar errores

Reservar un viaje de empresa puede parecer una tarea rutinaria, pero hay muchos factores que marcan la diferencia entre una experiencia eficiente y una caótica. En esta guía te explicamos qué necesitas saber para organizar tu primer viaje corporativo de forma clara, controlada y sin errores. Te mostramos los pasos clave, las mejores herramientas y algunos consejos prácticos para optimizar costes y simplificar el proceso.

¿Qué implica reservar un viaje de empresa?

Reservar un viaje de empresa significa gestionar los desplazamientos de uno o varios empleados con un propósito corporativo definido, como reuniones con clientes, asistencia a ferias o congresos, o visitas a otras oficinas de la compañía. A diferencia de los viajes personales, los corporativos requieren alinear las reservas con las políticas internas de gastos, documentar correctamente los trayectos y buscar un equilibrio entre comodidad y optimización de costes.
Una buena planificación de los viajes de empresa permite:

• Reducir costes al comparar tarifas y anticipar reservas
• Asegurar el cumplimiento de las normativas y procedimientos internos
• Mejorar la experiencia y productividad de los viajeros al minimizar imprevistos

¿Quién se encarga de organizar los viajes corporativos en las empresas?

La responsabilidad de gestionar los viajes de empresa varía según el tamaño y la estructura de cada organización. En compañías medianas y grandes, suele recaer en roles especializados como:

• Asistentes ejecutivos o de dirección
• Responsables de administración y finanzas
• Travel managers o gestores de viajes corporativos

En empresas más pequeñas, es habitual que esta tarea se reparta entre varios profesionales o incluso se externalice a una agencia. Para decidir quién debe encargarse, conviene valorar factores como la disponibilidad de tiempo, el presupuesto asignado, la experiencia previa y el volumen total de viajes a gestionar.

¿Qué pasos debes seguir para reservar un viaje de empresa de forma eficiente?

El proceso de reserva de un viaje corporativo se puede resumir en cuatro pasos básicos:

1. Definir el propósito, las fechas y los participantes

Es esencial tener claro el motivo del viaje, su duración aproximada y quiénes van a desplazarse. Esta información es clave para estimar el presupuesto necesario.

2. Verificar el presupuesto disponible y las políticas internas

Antes de empezar a buscar opciones, hay que confirmar el importe máximo autorizado para el viaje y revisar si hay normativas internas que establezcan proveedores homologados, límites de precio o clase para los transportes y alojamientos, necesidad de visados, etc.

3. Seleccionar los destinos y proveedores

Con el marco general definido, es el momento de elegir los itinerarios de vuelo o tren, el hotel y otros servicios necesarios. Conviene comparar varios proveedores y valorar la flexibilidad de cancelación o cambios.

4. Realizar las reservas y guardar los justificantes

Una vez elegidas las mejores alternativas, se tramitan las reservas. Es crucial guardar todos los emails de confirmación, facturas y recibos para poder justificar los gastos posteriormente.

¿Qué información necesitas recopilar antes de hacer la reserva?

Para poder gestionar ágilmente una reserva de viaje corporativo, es recomendable recopilar previamente los siguientes datos:

• Nombres completos y documentos de identidad de los viajeros
• Información de contacto actualizada (email y teléfono móvil)
• Necesidades especiales: alergias, intolerancias alimentarias, requerimientos de movilidad
• Número de la tarjeta corporativa a utilizar o datos de facturación de la empresa
• Copia de los visados y/o pasaportes en vigor si el viaje es internacional
• Póliza del seguro de viaje corporativo (si existe)

¿Cómo puedes controlar los costes al reservar un viaje de empresa?

Para mantener los gastos de viaje bajo control y evitar sorpresas desagradables, es recomendable aplicar las siguientes buenas prácticas:

Definir una política clara de viajes

Es el punto de partida esencial. Este documento debe especificar aspectos como:

• Límites de gasto por día y por tipo de servicio (hotel, comidas, transportes)
• Categorías de hoteles y clases de vuelo permitidas según el perfil del viajero (directivos, mandos intermedios, otros empleados)
• Necesidad de validación para gastos que superen ciertos límites
• Proveedores preferentes con los que la empresa tiene acuerdos
• Criterios para poder combinar viajes de negocios con estancias personales
• Plazos para justificar los gastos tras la finalización del viaje
  

Hacer las reservas con antelación

Siempre que sea posible, conviene cerrar los billetes de tren, avión y las noches de hotel con un mínimo de 2-3 semanas de antelación. Esto permite acceder a tarifas más económicas.

Priorizar proveedores con descuentos corporativos

Una de las ventajas de definir una política de viajes es poder negociar tarifas especiales con determinadas cadenas hoteleras, compañías aéreas o empresas de alquiler de coches. Centralizar las reservas en esos proveedores preferentes permite acceder a descuentos por volumen o a packs con condiciones ventajosas.

Elegir el medio de transporte más eficiente

No siempre el avión es la mejor alternativa. Para distancias cortas, especialmente si conectan grandes ciudades, el tren de alta velocidad puede ser una opción más rápida y económica. Incluso por carretera, alternativas como BlaBlaCar para trayectos compartidos pueden suponer un notable ahorro. Conviene comparar varias alternativas antes de decidir.

Ser flexible con las fechas y horarios

Siempre que sea posible, conviene evitar viajar en hora punta, fines de semana y festivos, ya que las tarifas suelen dispararse. Tener flexibilidad para coger vuelos a horas menos populares, como primera hora de la mañana o última de la noche, puede suponer ahorros.

Usar herramientas para encontrar las mejores tarifas

A parte de los proveedores corporativos, es interesante utilizar herramientas como Emburse Reshop o Emburse Book. Hay que tener en cuenta que a veces las tarifas más baratas conllevan restricciones (no admiten cambios ni cancelaciones) que pueden salir caras ante cualquier imprevisto.

Con Emburse Reshop puedes encontrar la tarifa más barata del mercado. Hace un seguimiento de tus reservas de hotel y de vuelos disponibles y, cuando encuentra una más económica, la cambia automáticamente y consegue ahorrar más de lo que tenías previsto inicialmente.

Con Emburse Book  puedes controlar cada fase de un viaje corporativo de principio a fin con eficiencia y obteniendo el máximo ahorro. Además, la gestión de los viajes de empresa, los gastos y el cumplimiento de las políticas empresariales se pueden realizar en una única plataforma.

Establecer pautas sobre "extras"

Los gastos que más se descontrolan durante un viaje de negocios suelen estar relacionados con consumos extra: minibar del hotel, room service, conexión a Internet de pago, etc. La política de viajes debe especificar claramente si están permitidos y hasta qué límites. Comunicar estas normas por adelantado a hoteles y agencias puede evitar disgustos.

Utilizar métodos de pago que aporten información

Abonar todos los gastos del viaje con tarjetas de empresa (ya sean de débito, crédito o prepago) ayudará a tener controlado el presupuesto. Estos medios de pago aportan extractos detallados que facilitan el seguimiento en tiempo real. Si se pagan servicios en efectivo, se corre el riesgo perder justificantes de pago y no poder deducirlo.

Justificar y contabilizar los gastos rápidamente

No hay que esperar a volver del viaje para empezar a recopilar facturas y tiques. Lo ideal es ir guardándolos en el momento con el escaneo digital. Al llegar, lo mejor es transcribirlos inmediatamente a una nota de gastos digital para su aprobación y posterior contabilización. Cuanto más tiempo se tarde, más probabilidades hay de perder justificantes o de que se cuestionen ciertos conceptos.

¿Qué errores debes evitar al gestionar reservas de empresa?

Reservar un viaje de empresa no es lo mismo que organizar unas vacaciones. Hay muchos más aspectos a tener en cuenta y el margen de error es menor. Estos son algunos de los problemas más frecuentes que pueden surgir antes, durante y después del viaje:

Antes de la reserva:

• Desconocimiento de la política de viajes. Si los criterios sobre proveedores preferentes, límites de gasto o necesidades de aprobación no están claros, es fácil incurrir en reservas fuera de presupuesto o no autorizadas. Es esencial formar a todos los empleados en este aspecto.
• Errores al introducir datos de los viajeros. Un simple error en un nombre, número de documento o fecha puede invalidar una reserva, con el consiguiente sobrecoste. Hay que extremar la precaución y revisar siempre los datos antes de confirmar.
• Falta de provisión para imprevistos. A veces los planes cambian sobre la marcha y hay que modificar billetes o noches de hotel. Prever cierta flexibilidad (aunque cueste algo más) evita quebraderos de cabeza.

Durante el viaje:

• Pérdida o robo de documentación. Extraviar el pasaporte, los billetes de avión o tren o las tarjetas puede suponer un problema grave, especialmente en el extranjero. Es importante contar siempre con copias de seguridad (en papel y online) y contactos de emergencia.
• Problemas de salud. Cualquier enfermedad o accidente durante un viaje de empresa puede no solo poner en riesgo la continuidad del viaje, sino derivar en elevados gastos médicos. Contratar un buen seguro de asistencia en viaje y conocer los teléfonos y procesos a seguir ante una incidencia es crucial.
• Cambios de planes de última hora. Desde cancelación de reuniones hasta problemas con vuelos y trenes, las alteraciones de la agenda son más frecuentes de lo deseable. Contar con un buen servicio de asistencia 24 horas (ya sea una agencia o una herramienta digital) ayudará a minimizar los trastornos.
  

Al regreso:

• Tiques y facturas extraviados. En el ajetreo del viaje es fácil perder algún justificante de pago. Si no se digitaliza sobre la marcha, será difícil recuperarlo después. Una buena práctica es hacer una foto y subirla a la nube en el momento del pago.
• Retrasos en la presentación de gastos. Cuanto más tiempo se deje pasar, más difícil será recordar a qué corresponde cada apunte. Lo ideal es ir completando el informe de gastos en "tiempo real" y presentarlo nada más volver para facilitar la supervisión y contabilización.
• Gastos por encima de los límites autorizados. A veces es difícil ceñirse a las cantidades fijadas, especialmente cuando surge algún imprevisto. Pero eso no eximirá al viajero de tener que justificar cada desviación, por lo que conviene ser lo más disciplinado posible para ahorrar trámites.

4 puntos finales para reservar un viaje de empresa con más agilidad

Reservar un viaje de empresa implica equilibrar las necesidades del viajero con la política interna de gastos. Para lograrlo sin complicaciones, es fundamental:

1. Definir un proceso claro con responsabilidades y pasos a seguir
2. Apoyarse en herramientas digitales que automaticen las tareas más tediosas
3. Establecer una política de viajes realista y comunicarla adecuadamente
4. Digitalizar la justificación de gastos y su contabilización para ganar trazabilidad

Con esta combinación de buena planificación y adecuada tecnología, organizar un viaje corporativo puede convertirse en un proceso mucho más ágil y controlado. La clave está en anticiparse, comparar opciones y apoyarse en datos para tomar las mejores decisiones.