Uno de los grandes retos a los que se enfrentan las empresas año tras año es su capacidad de integrar nuevos procesos de gestión para rentabilizar su estrategia de ventas. No existe una fórmula exacta para el éxito pero si una ecuación ideal para optimizar el crecimiento de tu negocio: a menor gasto mayor beneficio. Si no sabes por dónde empezar a optimizar tu estrategia te ayudamos con 5 pasos muy sencillos.
1. Automatiza tu gestión
El tiempo es el recurso más costoso para una empresa. Cada minuto cuenta y cuesta. Cuanto mayor tiempo le dedican tus
trabajadores o responsables a la supervisión de los gastos e ingresos, menor es el periodo que pueden dedicar a su trabajo. La automatización permite ahorrar tiempo y por lo tanto dinero para focalizarse en generar nuevos ingresos y aumentar los beneficios de la empresa.
El proceso de reportar los gastos relacionados con un viaje de negocios puede costar horas de trabajo productivas. Introducir los datos de cada tique, supervisar que se ha realizado correctamente o archivar los recibos son sólo algunas de las tareas asociadas a este proceso. Gracias a herramientas digitales automatizadas como Captio puedes ahorrar un 80% de tu tiempo y dedicarlo al asesoramiento para optimizar la gestión.
2. Unifica tus políticas de gasto
Durante los viajes de negocios hay muchos gastos asociados y en ocasiones existen dudas sobre qué se puede considerar un gasto de empresa o qué es un gasto personal. Tus empleados pueden pensar que “todo vale” y ocasionar un problema para ambas partes. Para evitar confusiones, la gestión a través de herramientas que simplifiquen esta información permite a los responsables controlar los gastos de sus equipos y educar a sus empleados sobre qué costes son asumidos por la empresa o cuáles no.
Los procesos manuales pueden implicar no detectar a tiempo micro fraudes por parte de los empleados. Por ejemplo, algunos trabajadores han considerado la gasolina restante de un depósito, tras un viaje de negocios, como parte del gasto de empresa.
3. Reserva un tiempo para el análisis
La categorización de cada gasto de forma automática te ayuda a visualizar un mapa global sobre los costes relacionados con los viajes de negocios. De esta forma podrás detectar fugas de gastos que se pueden eliminar o reducir para ahorrar dinero en tu plan estratégico.
4. Unifica los procesos de gestión de tu equipo
En una misma empresa puede haber varios departamentos que necesiten realizar desplazamientos para ejercer su trabajo: como un equipo comercial y una división de producción de eventos. Al proceder de diferentes ámbitos pueden tener diferentes “modelos” de gestión. Unificar sus protocolos de gastos a través del uso de herramientas les permitirá ahorrar tiempo aportando un plus de transparencia con sus responsables.
Para personas especializadas en otras áreas de trabajo, el tiempo dedicado a rellenar plantillas de gastos puede ser un motivo de frustración por tener una percepción de pérdida de tiempo. Tener una persona dedicada en exclusiva a esta tarea es un gasto que se puede suprimir. Utilizar una herramienta que automatice los procesos además elimina los errores humanos que se pueden ocasionar por una falta de interés en dicha labor. Tu equipo te agradecerá tener más tiempo para lo que mejor saben hacer.
5. Digitaliza tu contabilidad en tiempo real 
La digitalización de las empresas ha generado que muchos puestos de trabajo ya no estén ligados a un espacio físico. Éste modelo de negocio puede ser un inconveniente a la hora de realizar procesos contables relacionados con los gastos de viajes o actividad comercial. Es por ello que la opción de contar con una aplicación móvil o una herramienta con soporte en la nube crea una conexión directa y en tiempo real entre trabajador-gestor facilitando el proceso de control.
Tu equipo comercial tiene la facilidad de capturar todos los tiques y despreocuparse de la gestión o dudas a la hora de introducir gastos. El responsable podrá autorizar o no los gastos en función de las directrices de la empresa. Una vez aprobados los gastos, los reembolsos se agilizan y los trabajadores en consecuencia estarán más satisfechos.
Ahora ya sabes cómo empezar a rentabilizar tus recursos. Puede que la barrera de crecimiento de tu negocio no sea el mercado sino la propia gestión estratégica. Implementar poco a poco herramientas y procedimientos que ayuden a la gestión diaria de gastos puede ser el eslabón que necesitabas para impulsar tu negocio.
