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Captio: revolucionando el business travel

¿Puedo deducir el IVA del transporte en mis viajes de trabajo?

Posteado por: Mar Calvo | 20/02/2018 | Categorias: Cómo deducir el IVA

La Agencia Tributaria contempla la devolución del IVA del transporte para los viajes de negocios, siempre que aportemos las facturas completas y el gasto esté vinculado a la actividad económica de nuestra empresa.

Descarga el e-book: Devolución del IVA: cómo convertir los justificantes en  facturas deducibles

Cuando realizamos un viaje de negocios los gastos a los que nos enfrentamos son muchos: desplazamiento, el alojamiento, las comidas... Si somos trabajadores por cuenta ajena no tenemos más que pasar el tique a la empresa y el departamento de administración se encarga de todo. ¿Pero qué ocurre cuando la empresa somos nosotros?

Una de las opciones que tenemos para recuperar algo de dinero es pedir la devolución del IVA de los gastos de viaje. El IVA del transporte, por ejemplo, es deducible. De ello hablaremos a lo largo de este artículo.

¿Cuándo se puede deducir el IVA del transporte? 

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Lo primero que debemos saber es que el IVA del transporte público que se aplica actualmente es del 10%. Pero si cumplimos los requisitos establecidos por Hacienda este IVA soportado es deducible. El viaje debe estar:

  1. Vinculado a la actividad económica desarrollada. Es decir, que los gatos son necesarios para obtener ingresos.
  2. Justificado documentalmente. Esto quiere decir que hay que pedir la factura (no basta con el billete).
  3. Debidamente registrado en la contabilidad. Dependiendo de la naturaleza del viaje de negocios el apunte contable se registrará en una cuenta o en otra. De esta forma, si la empresa necesita el gasto para el desempeño de la actividad a la que se dedica, el asiento se realizarán en la cuenta 629.

Asimismo, hay que recordar que el plazo para pedir la deducción del IVA del transporte finaliza transcurridos cuatro años desde la emisión de la factura. Si no se pide en ese periodo, se pierde esa opción.

¿Cómo se justifica el IVA del transporte?

Vamos a deternernos ahora en un punto importante: el documento justificativo del IVA del transporte. Aunque en el billete parezca que vienen todos los datos necesarios para pedir la devolución del IVA, lo cierto es que no nos sirve ante Hacienda. Tampoco se aceptan las facturas simplificadas. Siempre tenemos que pedir la factura original completa. No puede faltar ninguno de los datos que listaremos a continuación:

  • Numeración de la factura
  • Fecha
  • Lugar de emisión
  • Datos fiscales del emisor y del receptor
  • Descripción completa
  • Base imponible
  • Tipo impositivo aplicado
  • Cuota repercutida
  • Moneda en la que se paga

Muchas compañías ofrecen la posibilidad de pedir la factura online, como es el caso de Renfe.  Una forma muy sencilla de guardar a buen recaudo los justificantes de datos es digitalizar los tiques y recibos.

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¿Se puede deducir el IVA del transporte en el extranjero?

También es importante señalar que estamos hablando de deducir las cuotas del IVA en España. Si el viaje es a otro país de la UE puede recuperarse, pero el procedimiento varía en función de los países (así lo establece la Resolución de 23 de diciembre de 2009, de la Dirección General de Tributos). Algunos, como Alemania, disponen de mecanismos para que las empresas no residentes puedan solicitar la devolución del IVA soportado dentro de sus fronteras. Si no, podemos acudir a la Agencia Tributaria y solicitar el formulario correspondiente, pero el proceso de devolución puede ser largo.

En el caso de que los gastos de viaje se los vayamos a cargar a un cliente, debemos incluirlos en la factura como suplido, así que no tenemos que aplicar impuestos. Nosotros adelantaremos el dinero y el cliente lo abonará posteriormente. Será este último quien tenga que solicitar la devolución del IVA del transporte.

Guía avanzada para deducir el IVA