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Captio: revolucionando el business travel

Contabilidad y fiscalidad de los gastos de transporte en tren

Posteado por: Myriam Zanatta | 21/11/2014 | Categorias: Contabilidad y fiscalidad

Para los viajes de negocios a media distancia, son muchas las empresas que optan por el tren. Las ventajas de este medio de transporte son muchas: es cómodo, permite al comercial o empleado seguir trabajando durante el trayecto si es necesario, de fácil acceso, etc. Te explicamos qué hay que tener en cuenta respecto a la contabilidad y la fiscalidad de estos gastos de empresa.

A nivel contable, lo incluiremos en una cuenta u otra dependiendo del motivo que haya originado el desplazamiento:

  • En la cuenta 627, si la empresa necesita el gasto para temas comerciales.

  • En la cuenta 629, si la empresa necesita el gasto para el desempeño de la actividad a la que se dedica.

  • En la cuenta 640, si la empresa paga al trabajador para que este gaste el dinero en concepto de dietas.

En cuanto a la fiscalidad, el IVA de este tipo de gastos es del 10% cuando se realiza en territorio español, y al cruzar una frontera, se pasa a pagar el IVA correspondiente del país en cuestión. Sí es desgravable siempre y cuando la empresa pueda justificar que el motivo del viaje ha sido laboral. Esto es muy importante, ya que en caso de inspección, la empresa debe de ser capaz de justificar este gasto, o bien ese gasto y ese IVA pueden ser anulados por la Administración Pública con los correspondientes recargos o posibles sanciones posteriores.

Contabilidad_y_fiscalidad_gastros_transporte_tren

Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es que los billetes de tren no son suficientes para poder deducir el IVA correspondiente. Como ya sabrás, hace falta tener una factura, y los billetes de transporte público no lo son, puesto que no cumplen todos los requisitos formales. Por lo tanto, tendrás que pedir a RENFE la factura correspondiente, a través del servicio de atención al cliente, entregando los billetes físicos, o bien a través de su servicio de emisión de facturas online, disponible para usuarios registrados.

Como puedes comprobar, la contabilidad y fiscalidad de los gastos de transporte en tren son muy parecidas a la de las dietas en general. La mayoría de las veces, en caso de duda es mejor aplicar el principio de prudencia para evitar posibles problemas si llegase una inspección.

Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:

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Eduardo de Mesa

Economista. Socio co-fundador de De Mesa y Vertiz Consultores

Guía sobre contabilidad de sueldos y salarios