Como ocurre con cualquier proyecto, los objetivos son la parte más importante de un evento. Definirlos clara y detalladamente es fundamental para poder organizar un evento y desarrollar adecuadamente el resto de etapas, tanto a nivel estratégico como organizativo.
Consejos que pueden ayudar a definir objetivos
A la hora de planificar los objetivos de un evento, reunión, cena de empresa, actividad lúdica o cualquier otro acto de este tipo, conviene tener muy presente los siguientes puntos:
1. Pensar en unos objetivos lo más concretos y detallados posibles
Hay que huir de las generalidades del tipo «con este congreso quiero aumentar ventas y mejorar mi red de contactos». Los objetivos de un evento deben ser mucho más claros y concretos. Por ejemplo, «nuestra meta es aumentar un 10-15 % las ventas anuales de un producto específico, por ejemplo un software financiero, tras realizar una presentación del mismo» o «vamos a organizar un congreso de tres días en un hotel de lujo para aumentar nuestra red de proveedores y clientes entre 300 y 400 personas».
2. Plantear su definición bajo un prisma cualitativo y/o cuantitativo
En la medida de lo posible, los objetivos deben poder medirse de una forma cuantitativa: porcentaje de ventas conseguido, número de servicios contratados, profesionales concretos añadidos a nuestra red corporativa, etc.
Existen determinados objetivos, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o la intensificación del compañerismo tras una actividad de recreo o lúdica, que son muy difíciles de computar con cifras y datos numéricos concretos. No obstante, siempre se pueden valorar de manera cualitativa con encuestas, observación de la actitud de los empleados, etc.
3. Buscar objetivos que sirvan para influir en un colectivo
Los eventos son actos de comunicación en vivo que, fundamentalmente, sirven para lograr que un determinado colectivo pase a la acción.
Teniendo en cuenta esta máxima, se trata de definir objetivos que concreten el tipo de acción: comprar un producto, fortalecer relaciones de fidelidad, activar contactos, adquirir conocimientos, cambiar actitudes, potenciar competencias, mejorar la cohesión de un equipo de trabajo, etc.
4. Priorizar los contenidos sobre los aspectos formales
Para que los objetivos deseados sean realmente realizables, estos tienen que estar más enfocados y centrados en los contenidos del evento que en las cuestiones puramente formales.
Este planteamiento supone un cambio muy notable respecto a lo que se hacía hasta hace poco, que era otorgarle mayor importancia al lugar o espacio, el catering, la decoración o la animación, que a los temas a tratar en el evento y la manera de exponerlos.
En los últimos años se ha puesto de moda el concepto de “Meeting Architecture”, el cual potencia y prioriza los contenidos de los eventos para lograr los objetivos, por encima de los aspectos meramente formales o de continente.
Para el presente artículo hemos contado con la ayuda de:
Business Development Manager en Eventoprix.es.
Eventoprix es una plataforma integral de organización y gestión on line de eventos.
