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9 consejos para organizar un evento de empresa

Trucos para organizar eventos de empresa exitosos

Posteado por: Dan Moser | 30/07/2018 | Categorias: Eventos de empresas

Prácticamente todas las empresas y compañías aspiran a organizar uno o varios eventos anuales de calidad e impactantes, invirtiendo para ello mucho esfuerzo y dinero. Pero, ¿por qué son tan importantes los eventos? ¿Cuáles son sus ventajas? ¿Cómo hay que organizarlos? A continuación, ofrecemos las respuestas a estas y otras preguntas.

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Pese al auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual, el cara a cara sigue siendo uno de los métodos más eficaces para conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales. Organizar un evento rentable y eficaz no es una tarea fácil, puesto que hay que considerar e interrelacionar factores muy diversos: cuestiones técnicas y de recursos humanos, adecuación al presupuesto, definición de objetivos, etc.

Ventajas de organizar un evento de empresa

eventos de empresaLos eventos corporativo son instrumentos de comunicación muy potentes y eficaces. Engloban desde reuniones a cenas de empresa, pasando por meetings, conferencias, congresos, simposios y hasta actividades lúdicas para los empleados. Su principal utilidad es establecer, potenciar e intensificar los contactos personales, tanto externos como internos. Es lo que se conoce como networking.

El networking es un elemento clave en cualquier estrategia de crecimiento o desarrollo de una empresa puesto que permite, entre otras cosas, obtener reconocimiento y protagonismo en el sector, aumentar ventas y explorar nuevas líneas de negocio.

Sea cual sea su forma o tipología, este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en las estrategias de comunicación de las empresas por las ventajas que enumeramos a continuación:

  • Generar y difundir contenido corporativo: los eventos, reuniones y otros actos son instrumentos de comunicación muy eficaces tanto a nivel interno como externo. Esto significa que son muy positivos tanto para dar a conocer los productos o servicios de la empresa a clientes reales y potenciales, así como a otras compañías del sector. También se pueden poner en marcha campañas de información internas y estrechar lazos entre los propios empleados. Además, permiten mejorar la imagen de la empresa tanto externa (potenciales clientes, opinión general) como interna (trabajadores, proveedores, etc.).
  • Posibilitan y fomentan las relaciones interpersonales: los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de contactos o networking, conociendo en persona a clientes, colegas y otros profesionales.

  • Mejoran la motivación y el clima laboral: pocas actividades pueden ser más efectivas para motivar a los empleados y ayudarles a recuperar fuerzas, o a combatir el estrés provocado por la rutina laboral diaria, que un congreso o meeting donde se combine ocio y trabajo en un destino atractivo.
eventos de empresa

Otra variante puede ser la organización de una actividad lúdica, como un campeonato de paintball o una jornada gastronómica donde los empleados de una empresa tienen la oportunidad de estrechar lazos, limar asperezas y conocerse en la esfera personal y no solo en la laboral. Las posibilidades son infinitas.

  • Sirven para premiar logros o reconocer éxitos: la organización de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para reconocer, agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos alcanzados por un profesional, un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.

  • Potencian los negocios y la venta: desde un punto de vista cuantitativo, el beneficio principal de los eventos es que permiten, por la intensidad de los contactos que se consiguen y por su efecto promocional, aumentar ventas y hacer negocios.

Trucos para conseguir un evento de empresa exitoso

Aunque a priori pueda parecer fácil, lo cierto es que organizar eficazmente un evento no es una tarea sencilla. Para considerar un evento como exitoso debe servir para generar contactos de valor y lograr otros objetivos como aumentar ventas, generar contenidos con valor añadido y ofrecer una imagen positiva de la empresa organizadora. Otra cuestión básica es controlar los gastos y adecuar el presupuesto correctamente con el objetivo de lograr un retorno positivo de la inversión.

A continuación citamos las que, a nuestro parecer, son las estrategias y trucos más adecuadas para lograr el éxito en la organización de cualquier tipo de evento.

eventos de empresa

1. Definir los objetivos adecuadamente: es fundamental detallar los objetivos del evento de la forma más pormenorizada posible de manera que se puedan medir cualitativa y/o cuantitativamente para que, posteriormente, el desarrollo del acto sea sencillo, fluido y adecuado al mensaje que se quiere ofrecer.

2. Priorizar el contenido sobre el continente: por encima del lugar y el escenario donde se realice (lo que se conoce como continente), lo verdaderamente importante de un evento son los temas que se traten y la forma de exponerlos, es decir, el contenidoUn buen contenido nos servirá para lograr y mantener contactos de calidad y alcanzar una verdadera rentabilidad y eficacia.

3. Utilizar la tecnología: hoy en día la tecnología aplicada a eventos está muy desarrollada y se pueden conseguir unos resultados, tanto de creación y difusión de contenidos como estéticos, realmente espectaculares. Las posibilidades son ilimitadas y en constante evolución: videos tridimensionales, videoconferencias en alta calidad, clases on line, mapping, etc. Estas técnicas abren un gran espectro de propuestas originales imaginativas con estos nuevos formatos.

4. Mantener un flujo de comunicación: además del propio evento hay que generar un flujo de comunicación constante, muy fácil de crear gracias a las rede sociales, para alargar al máximo la experiencia y mantener un nexo de unión con clientes y colegas.

eventos de empresa5. Administrar adecuadamente los gastos: ceñirse al presupuesto es no solamente una cuestión deseable sino una auténtica necesidad. Para administrar bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores, utilizar algún software específico y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento externo.

6. Añadir un plus de originalidad: con el objeto de llamar la atención, mejorar la experiencia de los asistentes y dejar huella en la memoria de los asistentes, hay que aportar un plus de originalidad y decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos estandarizados o demasiado vistos. Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su atención es la contratación de recursos humanos externos: ponentes de prestigio, presentadores, speakers y hasta humoristas o actores.

7. Recurrir a empresas especializadas: la complejidad de determinados eventos hace muy conveniente y recomendable recurrir a empresas especializadas en su organización. De esta forma se gana en calidad, originalidad, control del presupuesto final y optimización de recursos.

9 consejos para organizar un evento de empresa

Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:

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Fernando Le Monnier

Business Development Manager en Eventoprix.es.
Eventoprix es una plataforma integral de organización y gestión on line de eventos.