<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=133206463822786&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">

Captio: revolucionando el business travel

problemáticas de los gastos de representación

Cómo hacer más productivas las reuniones de trabajo

Posteado por: Myriam Zanatta | 12/01/2018 | Categorias: Gestion empresarial

Las reuniones, ya sean internas o con clientes, proveedores u otros agentes externos, son imprescindibles para cualquier empresa. Se mejora la comunicación, se buscan soluciones, se aclaren puntos, se consensuan pautas de actuación… Pero a veces se convierten en una pérdida excesiva e innecesaria de tiempo.

Descarga el e-book: Eventos de empresa sostenibles

Cada vez son más los trabajadores que piensan que la mayor pérdida de tiempo en una empresa se produce en las reuniones. Por eso puede ser muy útil fijar unas simples “normas” para que estas reuniones sean más eficientes, sobre todo las internas de la compañía.

Marca un timing

Como_hacer_mas_productivas_las_reuniones_de_trabajoLas reuniones tienen que tener un principio y un final marcados. La hora de inicio no suele ser tan problemática, pero lo más habitual es que nos pasemos de la hora prevista para el fin de la reunión. Hay que ser consciente de la duración del evento, con el objetivo de desviarnos del tema. Además, a la hora de marcar este timming está bien fijarse en los flujos de trabajo de los involucrados, para intentar no cortarlos. Por ejemplo, haciendo la reunión a primera hora en vez de a media mañana.

Define los contenidos

Las reuniones tienen que tener un objetivo claro y bien definido. Los puntos a tratar se tendrán que especificar con antelación, para que los asistentes puedan venir preparados, y así solucionar los temas del día más rápidamente y con más eficiencia. Además, de nuevo, nos ayudará a no irnos por las ramas.

Concreta las responsabilidades

La reunión no se tiene que convertir en una conferencia en que solo habla uno de los participantes mientras los otros simplemente escuchan. La comunicación tiene que ser multidireccional, que las diferentes partes se involucren y sean proactivas. De la misma manera, las tareas u objetivos que salgan de esa reunión tienen que ser concretos. Será mucho más eficiente si se define exactamente quién será el responsable de cada tarea en concreto, y se establecen plazos.

reunion de negocios.jpg

Acaba con un resumen

En una reunión se pueden tratar muchos puntos, puede durar varias horas y a veces al finalizar los asistentes no tienen en la cabeza el 100% de lo que se ha hablado y acordado. Por esto, es bueno terminar con un resumen de los puntos tratados, de las tareas que se han encomendado a cada uno, de los objetivos definidos, y en general de todo lo que se haya hablado.

Como ya hemos comentado, se trata de consejos dirigidos más bien a reuniones internas de la empresa. Pero es cierto que también se puede aplicar a otras reuniones, con clientes, proveedores, etc. Eso sí, seguramente será mejor hacerlo con más laxismo, ser menos estrictos en este sentido, para que las negociaciones o tratos que tengamos que realizar no se vean perjudicados.



Organizar un evento sostenible