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Conoce los pasos para crear un departamento comercial eficiente

Gestion empresarial timer 9 min.
Mar Calvo
Workflow Gestión por procesos - POST

Los procesos de gestión son en muchos casos el factor diferenciador entre una empresa exitosa y otra que no logra sus objetivos. Para una buena gestión del departamento comercial, hace falta tener en cuenta ciertos criterios como la definición de las tareas y las competencias de cada miembro del equipo y la estructura del propio departamento. De esta forma optimizaremos la gestión comercial de nuestra empresa y conseguiremos más y mejores ventas.

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1. Nueva estructura del departamento comercial
2. Técnicas efectivas para el comercial
3. Cómo mantener motivado a tu equipo de ventas
4. ¿Cómo aumentar la productividad de la fuerza de ventas?
5. Cómo ayuda Captio al departamento comercial

A lo largo de los últimos años los buenos comerciales con experiencia han experimentado de una alta demanda en el mercado departamento-comercial-motivacionlaboral. La selección adecuada de estos perfiles, la definición de unos objetivos empresariales ambiciosos pero alcanzables y la creación de una estructura clara del departamento de ventas puede definir el éxito o el fracaso de nuestra compañía.


1. Nueva estructura del departamento comercial

Cuando una empresa crece, y con ello también aumenta su equipo comercialuno de los problemas más habituales es la falta de definición de las funciones. Para evitar posibles incidencias, te recomendamos que sigas una serie de pasos que listaremos a continuación:

  • Cambia la estructura del departamento comercial

Lo que hasta ayer funcionaba, hoy puede que ya no sea suficiente. ¿Ha llegado el momento de reestructurar el departamento comercial? Antes de ponerte a firmar cartas de despido o de publicar ofertas de empleo, analiza la situación actual y define unos objetivos.

Para poder atajar la reconversión desde la base, es importante tener definidos el por qué, cómo y para qué. Una estrategia comercial profesional sentará las bases de esa reestructuración.

A la hora de definir la hoja de ruta, debes contemplar acciones como pruebas piloto o programas de formación.

  • Define los roles de tus empleados

Una buena estrategia para alcanzar los objetivos empresariales es distribuir los recursos ya existentes según las departamento-comercia-tecnicas-efectivashabilidades de cada empleado. Revista, actualiza y define los roles en función de las competencias de cada miembro del equipo. Para que el departamento comercial funcione de forma engrasada, debes tener en cuenta no solo las competencias tangibles, sino también las intangibles, como pueden ser las habilidades sociales.

¿Necesitas ayuda para transformar el departamento mediante la revisión y actualización de los roles de los empleados? Quizá debas plantearte la idea de contratar los servicios de un consultor o de un coach corporativo.

  • Rediseña el organigrama interno

Una vez analizada la situación actual con los elementos definidos en el plan estratégico y tengas claro cuál es el potencial de tus trabajadores, diseña un nuevo organigrama interno del departamento comercial.

Lo primero es establecer la cadena de mando. De esta forma, favorecerás la coordinación, evitarás que ciertas tareas queden desatendidas y eliminarás las duplicidades e interferencias. Cada comercial debería depender de un solo superior para que no surjan discrepancias, se apliquen criterios diferentes en situaciones similares o aparezcan problemas de comunicación.

  • Define las funciones claramente

De todo lo dicho anteriormente se deduce que cada miembro del equipo de ventas debe tener bien definidas sus tareas y funciones. Estas van desde la redacción de informes o el mantenimiento de la relación con los clientes hasta los contactos postventa.

Anima también a todos los comerciales que tengan empleados a su cargo a que deleguen funciones y déjales claro que tienen que revisar el trabajo del equipo continuamente, pero sin entrometerse demasiado para que sientan que confían en ellos. Decirles siempre lo que tienen que hacer puede ser contraproducente.

  • Si es necesario, haz nuevas contrataciones

Si después de todo esto compruebas que faltan piezas, es el momento de llevar a cabo una selección de personal minuciosa de acuerdo a los criterios establecidos en los pasos anteriores.


2. Técnicas efectivas para el comercial

departamento-comercial-como-mantener-motivadoTodo lo dicho hasta ahora es muy importante, pero no servirá de nada si no dotas al departamento de ventas de las herramientas necesarias para llevar a cabo la reestructuración y para que puedan desempeñar su trabajo sin mayores contratiempos.

Si quieres contar con un departamento comercial realmente efectivo, una de las primeras acciones es definir un plan de oportunidad de venta que analice el negocio del cliente, la oportunidad de venta, la competencia, la estrategia competitiva de tu empresa o el plan de acción, entre otros.

A partir de ahí, cada comercial debe emplear una serie de técnicas encaminadas a la consecución de sus objetivos de venta. Algo que siempre hay que tener a mano es un documento base para preparar las visitas a los clientes. Dicho papel debe cumplir con los denominados objetivos SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y limitado en el tiempo) e incluir una serie de datos:

  • Información preliminar del cliente. Antes de acudir a una reunión investiga a tu cliente y trata de averiguar los puntos que tenéis en común. Redes sociales como Linkedin son un buen lugar donde buscar información. No te olvides de consultar las novedades de la empresa, por si han subido las ventas, han recibido una inyección de dinero o han sacado un nuevo producto o servicio al mercado
  • Las preguntas clave a realizar al cliente para definir sus necesidades. Así podrás venderle posibles soluciones a esos problemas.
  • Un listado con una serie de respuestas ante posibles cuestiones y dudas que puedan ir surgiendo.
  • Definir por anticipado las posibles decisiones que puede tomar el cliente para preparar los pasos a dar tras finalizar la visita.

Una vez reunidos, esfuérzate por escuchar a tu cliente para poder entender bien lo que busca y, muy importante, para captar su forma de hablar y adaptarte a él. Es muy habitual que los comerciales hablen y hablen sin parar sin que su interlocutor pueda siquiera hacer preguntas.

departamento comercial equipoCuando el encuentro esté en la recta final, tienes que echar mano de la técnica de ventas que creas más adecuada para esa ocasión en concreto. Hay varias estrategias, desde ofrecer descuentos de última hora hasta preguntarle por el método de pago que prefiere.

Puede ser que durante la reunión no se haya cerrado la venta. No tires la toalla. Espera un día para enviar un correo electrónico con todos los detalles analizados durante la reunión. Una semana después, contacta por teléfono. Si aún así no cierras la venta, no insistas por el momento. Espera un par de meses para volver a retomar el contacto.


3. Cómo mantener motivado a tu equipo de ventas

La evaluación del desempeño de los miembros de la red de ventas es otro de los aspectos críticos de la estructura de todo el departamento. Recuerda también que una rotación demasiado elevada de empleados repercute negativamente en la eficiencia y en la rentabilidad del departamento comercial. Por eso es importante tratar de retener a los empleados que hacen bien su trabajo.

¿Quieres mantener motivado a tu equipo de ventas para que se impliquen en el proyecto? Empieza por asignar a los empleados las tareas para las que están capacitados. A partir de ahí, ya puedes establecer una estrategia de objetivos medibles que contenga una política de remuneración siempre es una buena táctica para que los comerciales hagan todo lo posible por alcanzar los objetivos.

departamento-comercial-estructura-departamentoRecuerda, además, que el ordeno y mando ya no tiene sentido. Un jefe de ventas o un director comercial tienen que ser líderes. No sirve de nada buscar fallos para echar la bronca. Es mucho más efectivo ayudar a esa persona a buscar una solución y arrimar el hombro para que su equipo cumpla con los objetivos marcados. Una actitud positiva siempre va a generar una dinámica de trabajo más sana.

Algo muy efectivo y que realmente no cuesta mucho es felicitar a los trabajadores cuando han obtenido buenos resultados. Pero, ojo, que el cómo digas las cosas es más importante que no decirlas. ¿A que no suena igual si dices: “Muy bien, espero que esto siga así”, que: “¡Enhorabuena!, seguid así”?

Tampoco puedes dejar de lado un aspecto al que cada vez más empleados otorgan un valor añadido fundamental. Hablamos de la flexibilidad en los horarios.


4. ¿Cómo aumentar la productividad de la fuerza de ventas?

Por regla general la motivación va de la mano de la productividad, pues un empleado contento y a gusto en su trabajo siempre dará más de sí mismo que alguien que ha perdido la ilusión. Pero en ocasiones, los trabajadores necesitan un pequeño empujón para ser más productivos.

Técnicas para aumentar la productividad de la fuerza de ventas hay muchas. Estas son algunas de las más empleadas:

  • Priorizar tareas para lograr una adecuada gestión del tiempo.
  • Formación continuada. Así, el equipo estará preparado para hacer frente a las exigencias del mercado y a los retos departamento-comercial-gestion-captiode futuro. Cuanto más capacitado y especializado esté un comercial, más recursos tendrá para convencer a los clientes más informados y exigentes.
  • Dejar que los empleados trabajen un porcentaje del tiempo desde casa. Está demostrado que quienes desempeñan su labor en casa incrementan su productividad. Entre los motivos están que el entorno es más agradable o que hay menos distracciones.
  • Dedicar una zona para el ocio de los trabajadores. Como en el caso anterior, se han publicado estudios en los que se concluye que jugar aumenta la productividad, mejora la memoria, incrementa la empatía, aumenta la motivación, nos hace más eficientes, etc. Grandes empresas que todos conocemos lo aplican. Con 4 minutos cada hora, se obtienen resultados similares a los de dar un paseo.
  • Dotar a los comerciales de las herramientas tecnológicas más novedosas.
  • Estructurar el departamento comercial. La clasificación puede ser la siguiente:

    - Por cliente: para llegar a conocer las exigencias de cada uno.

    - Por productos:
    cuanto más especializado esté un comercial en un producto, mejor podrá venderlo.

    - Por zonas geográficas: cuando el mercado es muy amplio, el equipo se divide por zonas.

    Por sectores del mercado.

    - Por funciones: compras, ventas, e-commerce, atención al cliente… En una empresa hay varios departamentos que es necesario cubrir.


5. Cómo ayuda Captio al departamento comercial

departamento comercial captioUn error muy común en muchas compañías, incluso en las grandes empresas, es poner a los comerciales a hacer tareas administrativas. Solo recopilar los tiques de sus viajes y rellenar la hoja de gastos mensuales les lleva un montón de tiempo que no están dedicando a lo importante, que es ganar dinero para la empresa. Y eso sin contar con el posible perjuicio para su propio bolsillo que puede suponer perder un tique.

Utilizando Captio, el comercial solo tiene que sacar su smartphone, hacer una foto del tique y subirla a la plataforma. Unos segundos son suficientes para que todos los justificantes queden perfectamente archivados y listos para que el departamento de administración acceda a ellos cuando lo necesite y/o los integren en la contabilidad general de la empresa.

Otro valor añadido del que algunas empresas todavía no son conscientes es que los gastos de empresa van a estar controlados en todo momento, lo que reduce considerablemente la posibilidad de sufrir un fraude interno.

Por la validez de los documentos generados por la plataforma tampoco debes preocuparte, ya que Captio está homologado por la Agencia Tributaria.   

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