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6 claves para una reunión de trabajo perfecta

Posteado por: Rosa Castellnou | 18/01/2016 | Categorias: Actualidad

El hotel Barceló Sants presenta una serie de consejos para hacer una reunión de trabajo excelente. Planificar, respetar el timing y estudiar bien el lugar donde se celebrará el acto son algunas de las recomendaciones más importantes a tener en cuenta.

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Empezamos el año y con él vienen los mejores propósitos a nivel personal y profesional. La vuelta a la normalidad lleva consigo nuevos actos, convenciones, mítines y reuniones. Por eso el Hotel Barceló ha presentado seis consejos a seguir para asegurar una reunión de trabajo positiva y exitosa:

1. Planificar: Programar la reunión es muy importante, es necesario establecer una agenda de las cuestiones a tratar. Es primordial contar individualmente a los asistentes, y por ejemplo, a través de una aplicación online, enviarles un save the date personalizado con el día, la hora, el lugar y los temas que se discutirán. Una buena planificación nos ayudará a tener un rumbo claro y no tener la sensación de que se está perdiendo el tiempo. 

2. Respetar el timing: Una vez convocados, es importante insistir en la puntualidad. De esta manera será posible tratar todos los temas agendados sin extender demasiado la reunión. La hora perfecta para convocar una reunión es a las 10 de la mañana; no resulta demasiado pronto, pero todavía es el inicio de la jornada laboral y mente y cuerpo están más despiertos y frescos.

3. Elegir bien el lugar del evento:El espacio físico en el cual se desarrollará la reunión es la suma de la importancia. Tenemos que tener claras las necesidades de nuestro acto para que el sitio se adapte a ellas. Tendremos en cuenta iluminación, ventanas, sillas, decoración y un largo etcétera.

4. Instalaciones tecnológicas: Una reunión debe estar a la altura del momento tecnológico en que vivimos. Por ello, es importante que el entorno esté bien adaptado con instalaciones tecnológicas. Disponer de Wi-Fi o de pantallas será un punto a tener en cuenta.

5. Evitar discursos largos y tratar los temas planificados. En una reunión es muy importante cumplir con la agenda para garantizar la máxima eficiencia.  Esta reunión debe ser efectiva, dinámica y rápida; por ello debemos de evitar los monólogos y tratar los temas planificados.  Por ello es conveniente contar con una persona que muestre seguridad en sí misma, que conozca bien el proyecto y evite caer en monólogos extensos, tanto suyos como de los demás participantes.

6. Hacer un seguimiento post-reunión:
Este punto es muy importante para tener el feedback de las personas que asistieron a la reunión. Sin duda, este punto es muy importante para corregir errores  y planificar futuras reuniones, implementando ciertas mejoras y perfeccionando la relación con los asistentes.

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