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Guía sobre Gastos de Representación en PDF

¿Qué gastos de representación son deducibles?

Posteado por: Mar Calvo | 26/07/2018 | Categorias: Gastos de representación

Por su propia definición, los gastos de representación están pensados para potenciar comercialmente la empresa por lo que, en principio, serían deducibles siempre y cuando cumplan con determinados requisitos formales. Sin embargo, el concepto de “finalidad comercial” suele ser demasiado flexible. Por eso se regula específicamente.

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gastos de representación límite

La Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que los gastos de representación deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la misma. Sin embargo, en la realidad, distinguir esto no es tan sencillo. Se tienden a considerar gastos de naturaleza opcional para el desarrollo del negocio como fundamental para él.

Gastos de representación hay muchos, aunque si hubiera que escoger los más comunes la lista se quedaría en 6:

  1. Pago de estancias en hoteles a los clientes.
  2. Invitaciones a restaurantes.
  3. Inscripciones en jornadas, conferencias, talleres, etc.
  4. clientes.
  5. Regalos de empresa.
  6. Entradas a espectáculos deportivos y de ocio.
  7. Invitaciones a sesiones relacionados con el cuidado y bienestar.

La Agencia Tributaria marca una serie de pautas para que un gasto pueda ser considerado deducible.

Aparte de que el justificante relacionado cumpla ciertos requisitos formales, para que un gasto sea deducible éste debe ser imputable de forma contable, es decir, debe estar contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio. Esto vinculará el hecho de ser un gasto con un objetivo puramente empresarial.

Además, tiene que ser un gasto que pueda ser imputable temporalmente y esté justificado en base a alguna documentación: facturas completas, recibos, nóminas, etc. La justificación es indispensable para poder tener el derecho de desgravar el gasto.

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La ley del Impuesto de Sociedades en relación a los gastos de representación

La ley del impuesto de Sociedades es la encargada de regular, entre otras cosas, qué gastos de este tipo son deducibles y cuáles no. Dentro del ámbito legal, se consideran gastos de representación deducibles aquellos que cumplen con unas condiciones y finalidades que la empresa deberá justificar en una inspección tributaria. Según la Ley 27/2014 del Impuesto de Sociedades, se establece que los gastos de representación son los siguientes:

  • Los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores. En este caso se establece un límite de deducibilidad en el uno por ciento de la cifra de negocios de la empresa en el periodo impositivo. 

  • Los gastos que, con arreglo a los usos y costumbres, se efectúen con respecto al personal de la empresa.

  • Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o la prestación de servicios.

  • Gastos que se efectúen de acuerdo con los usos y costumbres respecto al personal de la empresa.

gastos de representación límitePor tanto, sí se consideran gastos de representación deducibles el alojamiento de los clientes, las entradas a espectáculos, los regalos de empresa, la asistencia a conferencias o las invitaciones a comidas, entre otros. Precisamente las comidas de trabajo son los gastos de representación más frecuentes.

Para poder deducir el gasto de representación de una comida de negocios tienes que pedir la factura justificativa completa (con nombre de la empresa, razón social, NIF, datos del proveedor, fecha, número de factura, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo) e incluir el número de comensales y el motivo de la comida.

Gastos de representación no deducibles

Dentro del mismo artículo, se establece que, entre otros, no son deducibles gastos como los siguientes:

  • Los que representen una retribución de los fondos propios.

  • Los derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades. No tendrán la consideración de ingresos los procedentes de dicha contabilización.

  • Las multas y sanciones penales y administrativas, los recargos del periodo ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo. 

  • Las pérdidas del juego.

  • Los gastos de actuaciones contrarias ordenamiento jurídico.

  • Los donativos y liberalidades (los gastos que no son necesarios para el funcionamiento de la empresa o la actividad comercial).

  • Las dotaciones para planes y fondos de pensiones.

  • Las operaciones con paraísos fiscales.

gastos de representación límiteComo se puede apreciar, el legislador trata de acotar el abanico de posibilidades de deducción. En cualquier caso, un criterio que se deberá tener siempre en cuenta es la realización del gasto realizado con la actividad empresarial que se realiza.

También es importante señalar que el importe anual destinado a los gastos de representación deducibles no puede ser superior al 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese mismo ejercicio. 

Los gastos de representación en el IRPF

Hasta aquí has visto cómo se regulaban los gastos de representación en el Impuesto de Sociedades. Cuestión aparte es la fiscalidad correspondiente al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Pues bien, debes saber que cuando son los propios trabajadores quienes soportan ese desembolso, no están obligados a reflejarlo en la declaración del IRPF. Al no haber ganancia personal, no se imputa como ingreso. Tampoco como gasto deducible. 

Para justificar los gastos de representación y pedir la devolución del importe adelantado, lo más habitual es que los trabajadores rellenen una hoja de gastos similar a la de los gastos de viaje.

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