Tendemos a pensar que lo más importante es la decisión de qué programa vamos a elegir para gestionar nuestra empresa. Pero igual de importante es el desarrollo e implementación del software que viene después, y en la que pueden ocurrir muchos errores que debes tener en cuenta.
La implementación de software en una empresa es el proceso de ejecución y puesta en marcha de un programa que previamente ha sido contratado en la organización. Ahora mismo muchas empresas están acelerando su transformación digital por las demandas del mercado, y se han dado cuenta que la mejor forma de adaptarse al futuro post-Covid que se avecina será a través de herramientas digitales que faciliten el teletrabajo.
ERPs y CRMs de todo tipo, al igual que softwares específicos como Captio para la gestión de gastos de los empleados, son algunos ejemplos de softwares que necesitan una implementación adecuada para que el equipo aprenda a usar el servicio con las mayores garantías. Pero en el proceso pueden surgir problemas que no habíamos previsto y dificulten el plan de implementación de un proyecto de software.
Así que presta atención. Antes de firmar tu contrato de implementación, te recomendamos hablar con la consultora que vaya a encargarse y abordar con ellos todas tus dudas. Plantéales estos posibles errores para que los tengan en cuenta y así podamos evitarlos antes que ocurran. Porque la prevención es la mejor política para ahorrar tiempo y ser eficaces:
Diseño e implementación de software: ¿qué errores te puedes encontrar?
No definir correctamente los requisitos
Un software de gestión de la empresa puede cambiar mucho en su diseño o aplicaciones dependiendo de la marca, pero en esencia debe ayudar a tu empresa en tres áreas clave: finanzas, gestión de tu equipo de trabajo y gestión de tus clientes.
Debes asegurarte que tu software de elección cumpla estos requisitos y sea capaz de satisfacer tus necesidades en todos los campos. No te lances a comprar y menos aún implementar un programa sin conocer al dedillo todas sus funcionalidades ni definir previamente qué necesitas de él, a todos los niveles.
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Equivocarte al elegir el software
Las empresas confían en consultorías y otras compañías tecnológicas en que les aconsejen sobre el mejor software para cubrir sus necesidades. Muchos factores entran en juego y uno de los más importantes es, por supuesto, el presupuesto. Tu dinero disponible será decisivo a la hora de elegir un programa, y tal vez los ajustes económicos no te permitan acceder al software ideal para tu organización. En ese caso debes valorar si vale la pena adquirir una herramienta un poco “peor” o hacer un esfuerzo económico durante unos meses para luego disfrutar del software que realmente te hace falta.
No asignar las personas adecuadas al proyecto
En la implementación de un proyecto de software las empresas deben aportar parte de su equipo para trabajar codo con codo con la consultora encargada de ejecutarlo. El mejor consejo es este: hay que elegir los perfiles más imprescindibles de la empresa para supervisar la implementación. Aquellos con mayores conocimientos sobre los procesos internos, los que saben predecir y resolver problemas, serán los que aseguren una correcta implantación del software. No caigas en la tentación de delegar esta tarea en miembros más jóvenes o inexpertos; dale la importancia que merece y pon a los mejores a supervisar y ayudar.
Problemas de comunicación
Un clásico. Cualquier cambio genera dudas y temores, inquietud e incluso confusión en tu propio equipo. En el caso de implantar un nuevo CRM o ERP, es algo que va a alterar la forma en que trabajamos y nuestras dinámicas internas. Aunque el resultado a largo plazo será positivo y nos permitirá optimizar nuestro tiempo, al principio debes esforzarte en establecer canales de comunicación abiertos con los encargados de la implementación y con todas las personas que se verán afectadas por los cambios; escucharlos, atender sus dudas y pacificar los conflictos que vayan apareciendo.
Descuidar el mantenimiento y ciclo de vida del software
Podemos pensar que una vez la implementación del software se ha terminado con éxito y empezamos a funcionar con el programa, los problemas se han acabado. La realidad no es así. El mantenimiento es igual de importante, y por eso te animamos a tener en plantilla un perfil específico que actúe como soporte ante las dudas que tengan otros compañeros o los problemas que pueda dar el software a lo largo de su vida útil. Sin ese perfil, estaremos perdidos al mínimo contratiempo que tengamos.
A pesar de los problemas que hemos planteado, el desarrollo e implementación de software es una decisión clave en el crecimiento de la compañía. Una de las herramientas que debes considerar es, sin duda, Captio: un software de gestión de gastos de los empleados que optimiza y agiliza tu contabilidad de forma automática. Te animamos a probarlo y observar cómo tu control financiero aumenta para así tomar mejores decisiones, al tener acceso a toda tu información clara y ordenada como no habías tenido antes.
