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El mejor software para gastos empresariales de empleado: conoce Captio

Gestión de gastos, Captio timer 4 min.
Sandra Teruel
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¿Por qué es importante llevar un control de gastos en la empresa? ¿Qué herramientas pueden ayudar a nuestros empleados a hacerlo? ¿Qué ventajas tiene apostar por la digitalización de esta tarea? Sigue leyendo y encontrarás la respuesta a todas las preguntas. 

 El control de los gastos de empresa es una tarea imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier organización. Los gastos empresariales son las salidas o egresos de dinero, es decir, cualquier partida que disminuye el beneficio de nuestra empresa. Para explicarlo de un modo más claro, los gastos empresariales engloban desde el alquiler de espacios, los gastos financieros (impuestos, tasas, intereses), de mantenimiento, de transporte o los materiales de oficina. Y también los gastos de empleado, muy importantes y en los que Captio te puede ayudar.

¿Por qué es importante llevar a cabo un control de gastos? En primer lugar, la información es poder y necesitas tener acceso a ella de forma clara, ordenada y sin vacíos para así extraer los mejores insights que te ayudan a tomar decisiones correctas y coherentes. El control de gastos te ayuda a identificar las áreas o departamentos en los que se está malgastando dinero y ajustar donde sea necesario; también al revés, detectar espacios de crecimiento en los que sea positivo invertir para hacer crecer tu proyecto. 

La gestión de gastos manual es una tarea farragosa, que chupa mucho tiempo y energía y nos limita a la hora de dedicarnos a tareas más creativas. Por eso debemos alegrarnos de la transformación digital en empresas y todo lo bueno que nos aporta: nuevas herramientas y softwares de gestión contable que agilizan el proceso y automatizan tareas. En ellas podemos confiar para tener un mayor control sobre la transferencias y movimientos. En consecuencia nos acercamos en nuestra relación con el cliente, al que podemos atender de forma personalizada y en cada paso de una gestión; y lo mismo con nuestros empleados, a los que facilitamos la justificación de sus gastos. 

El mejor software para gastos empresariales de empleado: conoce Captio

El software para control de gastos perfecto para empleados: Captio

Captio es un software para control de gastos que hará que tomes el control de la gestión de la contabilidad de tu empresa. Se adapta a todo tipo de negocios y lo puedes manejar con una sencilla app, diseñada para integrarse con los sistemas que ya se estén usando en tu empresa (ERP, CRM o sistemas de nóminas). 

¿Cuáles son las funcionalidades de Captio, y por qué te interesa usarlo? Son muchas, ya que este software para los gastos de empleado está pensado para ayudarte en todo el proceso. Aquí destacamos algunas de las más importantes:

Pondría por separado una primera opción que sea "capturar gastos" a través de la app para deshacerte de los recibos en papel de la subida de gastos digitales, que es subir gastos que ya son digitales en sí, los que recibes en email o en pdf.

  • Capturar gastos. Gracias a Captio capturas gastos a través de la app para así poder deshacerte de los recibos en papel y centralizar la información en una única plataforma. 
  • Subida de gastos digitales. También puedes adjuntar en tu cuenta de Captio todos los gastos que hayas recibido de forma digital, normalmente a través de e-mail y/o en formato PDF. 
  • Lectura automática de alta fidelidad. Nuestra tecnología traslada la imagen a texto, digitalizando la información e identificando las diferentes partes de un recibo o factura. Usamos la tecnología ICR que reconoce los campos de fecha, importe y proveedor para que no lo hagas a mano. 
  • Generación de informes. Con Captio puedes generar informes por viajes y proyectos por un lado y, por otro, recibir los informes directamente de tu equipo. Estos informes se generan siempre que los necesites y de forma ilimitada. Los gastos se pueden añadir desde su propia ficha, en el bloque desde el informe en la app o con selección múltiple en la web. 
  • Alertas automáticas. Captio se alinea con las políticas de empresa y comprueba que cada gasto introducido sea coherente con ellas. De no ser así, salta con un aviso que va desde la comprobación de campos obligatorios a la verificación del importe máximo. 
  • Flujos de aprobación. Captio ofrece flujos de aprobación de gastos a distintos niveles, para que el proceso esté lo más automatizado posible y sea transparente. 
  • Single Sign On: Uno de nuestros últimos servicios. Con Captio puedes configurar un inicio de sesión único con el que los clientes tengan el control completo sobre la autorización y autenticación de las cuentas de usuario alojadas en la aplicación web de Captio o en las apps. 

Captio cuenta con la homologación de la AEAT. Nuestro proceso de digitalización está certificado por la Agencia Tributaria y, una vez la imagen del gasto queda subida a la plataforma, tiene plena validez legal y puedes deshacerte de la copia en papel. O, al menos, no preocuparte por si la pierdes; la digitalización te ahorra clasificar montañas de papeles y deja en manos de nuestro software de gastos empresariales ordenar tu información. 

Confía en Captio, un software de gastos empresariales para empleados completo, fácil de utilizar, intuitivo y fiable. Estamos seguros que es lo que necesita tu empresa para liberar de carga a los responsables de contabilidad, mejorar las dinámicas de trabajo y conseguir optimizar los recursos para incrementar la curva de crecimiento del proyecto. Contáctanos y te daremos más información. 

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