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¿Estás convencido de que tu empresa no está perdiendo dinero por fraude en el reembolso de gastos?

Fraude interno timer 4 min.
Sandra Teruel
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Descarga el informe El impacto del fraude interno en la gestión de gastos de  las empresas

Según un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE, por sus siglas en inglés) en 2018 se perdieron un total de 6.000 millones de euros por fraude laboral. Esta cifra corresponde a 2.690 casos de fraude laboral registrados en 125 países en 23 sectores.

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fraude-gastos-empleadosAdemás de que el fraude laboral se da en empresas de casi todos los sectores, parece que el tamaño de la empresa no es un factor de protección. De hecho, este mismo informe señala que las pequeñas empresas (con menos de 100 empleados) sufrieron una pérdida media de 170.000 euros por fraude, el doble que la media de las grandes empresas. La magnitud de los fraudes también varía, desde una pequeña inflación de gastos hasta gastos de viaje inventados del orden de los 2,1 millones de euros.

¿Y de dónde viene todo este fraude? Según la ACFE, al menos el 15 % procede de pedir el dinero directamente. Estamos hablando de informes de gastos falsos. A continuación te explicamos qué hay que vigilar y cómo puedes evitar que tu empresa sea víctima del pago de gastos fraudulentos.

Tipos de informes de gastos falsos

En lo que respecta a las notas de gastos falsas, hay cuatro tipos principales que debes vigilar.
  • Exageración de los gastos. Este tipo de fraude en los gastos ocurre cuando los empleados exageran el precio de un artículo o de un viaje y puede ser muy difícil de detectar, ya que suelen hacer referencia a gastos reales de vuelos y hoteles que se han realizado. Ejemplo de ello puede ser cuando empleados que han compartido un gasto (por ejemplo, al compartir un coche de alquiler) presentan las mismas solicitudes de reembolso de gastos.
  • Gastos personales. Otra forma de fraude habitual y difícil de descubrir es cuando los empleados incluyen gastos personales como gastos de la empresa. Ejemplo de ello son las comidas, los viajes y la famosa y ambigua categoría de «ocio» que se utiliza para salir con los clientes.
  • Reembolsos repetidos. Este caso puede obedecer tanto a un error humano como a un fraude, por lo que es muy complicado poder sancionar a los infractores. Cuando se presentan muchos recibos al mismo tiempo, es fácil meter un mismo gasto varias veces sin que nadie se dé cuenta.
  • Gastos falsos. La forma más perversa de fraude es inventarse recibos de gastos que no se han producido nunca. La llegada de la tecnología moderna ha hecho más fácil que nunca modificar o incluso falsificar recibos e informes de gastos. Incluso hay un sitio web, losthotelreceipt.com, que permite introducir los datos y generar recibos si «olvidó» pedirlos durante su reciente estancia en un hotel.

Estos ejemplos dejan claro que uno de los mayores problemas del fraude de gastos es su detección y la aplicación de la ley. Según la ACFE, la duración media de los planes de lucha contra el fraude laboral es de 16 meses, y en la última década el número de procesos judiciales por estos fraudes se ha reducido en un 16 %, en gran parte por el miedo a la mala publicidad para la empresa. Dicho de otro modo, la prevención es mucho mejor que la detección y la aplicación de la ley, tanto para limitar las pérdidas como para la imagen de la empresa.

Cómo prevenir el fraude en tu empresa

Aunque puede parecer complicado detectar el fraude entre un mar de piezas y números que avanzan a gran velocidad en tu empresa, hay algunas medidas sencillas y concretas que puedes adoptar para ayudar a reducir el fraude en tu empresa.
  • Crear un sistema de directrices estrictas en materia de reembolsos. La ambigüedad es amiga del fraude. Cuanto menos específicas sean las pautas para categorías como «ocio» y «viajes», más libre será la interpretación que sus empleados hagan de los «gastos de empresa». Muchas empresas prefieren fijar unas dietas para ciertos elementos como la comida, ya que de esta manera la empresa puede limitar sus gastos y evitar la microgestión de los gastos de cada empleado.
  • Revisión y auditoría periódica de los gastos. Uno de los principales elementos disuasorios de una mala conducta es la posibilidad de ser reprendido. Asegúrate de dedicar el tiempo necesario a revisar los gastos y realiza auditorías periódicas. De esta manera te será más fácil detectar gastos erróneos y los empleados se mantendrán fieles a las directrices de reembolso. De todos modos, recuerda: este paso no es posible sin el primer paso, así que asegúrate de crear un buen sistema de directrices para los gastos.
  • Exigir documentación original. Este debería ser un punto clave en cualquier sistema de informe de gastos: exigir los recibos. Sí, es verdad que existe la posibilidad de modificarlos o falsificarlos, pero no hay nada mejor que tener una prueba concreta de una compra para ayudar a imponer un buen comportamiento de compra.
  • Utilizar tarjetas de empresa. Una de las ventajas de las tarjetas de crédito de empresa es que se pueden emitir con restricciones por categoría, fecha y cantidad, lo cual restringe en gran medida que se puedan utilizar de forma indebida. Si tiene a un empleado de viaje, puede hacer que solo se puedan realizar compras durante ese tiempo y que el importe no supere una cantidad determinada. Y como se cargan a la cuenta de la empresa y no se reembolsan en efectivo, se reduce la tentación de utilizarlas para beneficio personal.
  • Tomar medidas. Aunque no es común iniciar acciones judiciales por fraude en los gastos, sí es importante aplicar unas medidas estrictas en caso de producirse. Como gran parte de los informes de gastos pueden estar sujetos a errores humanos, es importante contar con un sistema y unas directrices sobre gastos bien definidos, para evitar que se pueda penalizar injustamente a los empleados.
Si sigues estas directrices y buscas las formas más habituales de inflación y falsificación en los informes de gastos, estamos convencidos de que podrá reducir los gastos erróneos. En el caso que prefieras agilizar la gestión de los gastos y controlar mejor los costes de tus empleados, puedes contactar con nosotros.

 

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