La gestión de los gastos de empresa puede ser una tarea muy complicada si no contamos con herramientas que nos ayuden a ordenar la información y automatizar procesos. Descubre por qué debes usar las apps de control de gastos de empresa.
¿Qué es una app de control de gastos? Se trata de una aplicación informática que puedes usar en tu móvil u ordenador y que sirve para gestionar la contabilidad de una empresa y llevar al día los números. Las app de control de gastos pueden estar enfocadas al mundo empresarial o también a la vida doméstica; existen multitud de aplicaciones que te permiten mantener al día los gastos de tu hogar y así poder asegurarte que aprovechas cada céntimo de tu economía doméstica.
En el ámbito empresarial es más complejo. Las apps de gastos de empresa forman parte de un proceso de transformación digital que ha afectado al sector y ha abierto muchas puertas a la innovación y los cambios de procesos. La digitalización de tareas ha supuesto un ahorro de tiempo y esfuerzos enorme en mano de trabajo, y ahora los miembros de la empresa pueden dedicar más tiempo a tareas creativas y motivadoras y esquivar los trabajos más monótonos, de los que se encarga el software.
Dicho esto, si cuentas con un proyecto empresarial y te estás planteando utilizar una app para tus gastos corporativos, aquí te dejamos un listado de las ventajas que te va a aportar para ayudarte a tomar la decisión.
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Ventajas de usar una app para gastos de empresa
En el kilometraje
Antes muchas empresas se veían abocadas a calcular manualmente los gastos de kilometraje de sus empleados, pero gracias a las apps de control de gastos esta tarea se ha automatizado y el software se encarga de realizarla. Cada aplicación cuenta con unas funciones diferentes, e incluso en algunas de ellas puedes introducir previamente una planificación de las rutas para que calcule automáticamente cuál sería el reembolso.
En el IVA
La recuperación del IVA es compleja porque necesitas antes recolectar todas las futuras. Hay muchas maneras de realizar esta gestión, y las apps de control de gastos optan por vías distintas: algunas permiten a sus empleados adjuntar las facturas y subirlas a un espacio compartido, otras lo gestionan a través de partners o incluso se conectan con una red de establecimientos afiliados que facilita el recuento de dichas facturas. De cualquier forma, al final el objetivo es hacer más sencillo y entendible el proceso.
En la gestión de los viajes
Los viajes corporativos suelen convertirse en un dolor de cabeza para los responsables de recursos humanos y contabilidad. Gracias a las apps de gastos de empresa puedes reservar vuelos, hoteles y desplazamientos desde una misma plataforma y guardar todos tus gastos en la misma app sin perder tiempo visitando mil y una webs para organizar un solo viaje. Son las llamadas soluciones end-to-end, que te facilitan mucho la gestión y posterior justificación de tus gastos.
En los gastos corporativos cotidianos
En nuestro día a día realizamos pequeños gastos corporativos (compra de materiales, desplazamientos en taxi para reuniones) que ahora, a través de aplicaciones, podemos actualizar, justificar y resolver en cuestión de minutos. También puede servir a las empresas para limitar el gasto según sus necesidades y generar hojas de gastos que sirven como archivos de contabilidad.
Captio: la app de gastos corporativos que debes conocer
En un entorno muy competitivo en el que los avances tecnológicos van cada vez más deprisa, queremos recomendarte una app que lo tiene todo para funcionar en cualquier negocio. Se trata de Captio: una aplicación diseñada para adaptarse a la política de gastos de cada organización, y capaz de integrarse con los sistemas que ya se hayan establecido (sistemas de nóminas o ERP).
Con Captio puedes capturar los gastos a través de la app y así deshacerte de los mil y un papelitos que pierdes en todos lados; la aplicación los guarda y archiva. Además, es un software homologado por la AEAT y cuenta con su sello de calidad. Gracias a Captio creas notas de gastos por proyectos o temporales y puedes supervisarlos en todo momento. Haznos caso y anímate a usar una herramienta que hará tu trabajo mucho más fácil. 
