La gestión basada en procesos, también conocida como BPM, es el tipo de gestión recomendada tanto por las normas ISO 9000 como por el Modelo EFQM de excelencia. Establecer este tipo de gestión implica una mejora importante en todos los entornos de gestión de la organización.
Cualquier compañía tiene marcados unos objetivos que debe cumplir para obtener los beneficios deseados. Para alcanzarlos, las empresas deben gestionar eficientemente sus medios y actividades, además de contar con métodos de gestión que las beneficien y les permitan alcanzar los objetivos que se propongan. Es importante que cualquier organización establezca un sistema de gestión que les sea eficaz y le permita adoptar herramientas y metodologías que les ayuden a conseguir sus metas.
El enfoque basado en procesos
Los fundamentos de una gestión basada en procesos parten de una visión sistémica de la compañía. Ésta se contempla como un sistema relativamente complejo, basado en una serie de procesos que interfieren y/o interactúan entre otros con la misma finalidad: conseguir los propósitos establecidos por la compañía.
Tanto la norma ISO 9000 cómo el modelo de excelencia empresarial de la Fundación Europea para la Gestión de la Calidad, promueven un sistema de gestión de la empresa basado en los procesos. Según los principios de calidad de la norma ISO 9000, un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como procesos.
El proceso y el procedimiento
En la gestión basada en procesos es fácil confundir el concepto “proceso” con el de “procedimiento”. Los procedimientos son el “cómo” se lleva a cabo una o varias actividades, centrándose en la forma de trabajar o realizar determinadas tareas. En cambio, el proceso, según la norma internacional ISO 9000 de sistemas de gestión de calidad, se entiende como una serie de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan entre ellas, las cuales transforman elementos de entrada (necesidades de los clientes) en elementos de salida (necesidades ya gestionadas). Éstos últimos tienen que aportar un valor añadido a los elementos entrantes para considerar el proceso eficiente. Pongamos un ejemplo. Una empresa quiere mejorar el proceso de gestión de los gastos de viaje de sus trabajadores. Esto se consideraría el proceso a mejorar. ¿Cómo lo hará la empresa para mejorar este proceso? Las acciones que se realicen para llevar a cabo esta mejora serán los procedimientos. En este caso, se podría tratar de poner más recursos en administración para disminuir el tiempo de reembolso de los gastos, extender el uso de tarjetas de empresa para facilitar el pago o implantar herramientas de gestión para facilitar el reporte de gastos.
La diferencia entre los dos conceptos no es difícil de apreciar si se entienden los principios básicos del enfoque basado en l los procesos:
"La gestión de procesos es una gestión centrada en los procesos de la organización. Éstos están relacionados entre sí, formando un sistema complejo y por lo tanto dan origen a una gestión sistémica de la organización. Esta gestión, define una serie de procesos que transforman entradas en salidas mediante los procedimientos (las acciones que se llevan a cabo en los procesos). El objetivo fundamental es que la salida final de todos los procesos tenga valor sobre la entrada”
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Director en QPT Consultores, especializado en Gestión de la Innovación, el management y la gestión del conocimiento
