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Cómo ahorrar tiempo gracias a la gestión electrónica de documentos

Posteado por: Aitor Laskurain | 22/11/2017 | Categorias: Gestion empresarial

Un estudio realizado por la empresa de gestión documental OpenKM desvela que los empleados invierten más de un 36% de su jornada de trabajo a buscar información relevante para desempeñar sus funciones. Si quieres saber cómo utilizar la gestión electrónica de documentos para ahorrar tiempo, sigue leyendo este artículo.
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La gestión electrónica de documentos te ayuda a ahorrar tiempo.jpgSegún este informe de OpenKM, cada empleado dedica exactamente 67 minutos diarios a buscar  información, lo que en una Pyme de unos 20 empleados supondría unos 1.300 minutos diarios dedicados a buscar documentos. En el análisis también se afirma que el 90% de los archivos consultados a diario se manipulan sin ningún tipo de gestión adecuada.  Por el contrario, aplicando sistemas de gestión correctos, esta misma empresa podría ahorrar hasta 150 horas de trabajo por cada departamento, lo que equivaldría a un total de 1.200 euros anuales, aumentando así la productividad laboral.

Si sigues los cuatro consejos que te indicamos a continuación, agilizarás de manera importante la gestión de documentos sin necesidad de utilizar ninguna herramienta específica para ello:

  • Guarda y organizar las carpetas de la empresa en un lugar común centralizado, que sea accesible para los empleados.
  • Haz accesibles a los empleados sólo los documentos relacionados con su actividad. Así también aumentarás la seguridad y la confidencialidad de los datos de la empresa.
  • Cuando los empleados reciban un documento por email, deberán copiarlo y guardarlo en su carpeta correspondiente, según el orden y el sistema establecidos.
  • Al generar un nuevo documento, se deberá guardar en su lugar correspondiente.

Si además de aplicar los consejos que acabamos de indicar, utilizas un sistema de automatización de la gestión documental y de procesos, tu compañía se beneficiará de las siguientes ventajas:

  • Reducción del uso de papel: al tener toda la documentación archivada en formato digital, eliminarás todo el papel Ahorra tiempo con la gestion electrónica de documentos.jpginnecesario y podrás acceder a toda la documentación de forma rápida y sencilla.
  • Gestión ágil de la información: Los sistemas de automatización te permiten guardar todos los documentos de tu empresa en un lugar centralizado y de manera organizada, segura y accesible con un solo clic. Normalmente, estas plataformas de gestión documental cuentan con potentes herramientas de búsqueda con filtros gracias a los cuales puedes acceder a cualquier documento de forma rápida y sencilla.
  • La documentación es accesible para múltiples usuarios al mismo tiempo: Con los sistemas de automatización de la gestión documental  los usuarios pueden acceder a la información en función a sus privilegios.
  • Trazabilidad y seguridad: El perfil y tipo de acceso de cada uno de los usuarios determinarán quién puede acceder a determinados documentos y cómo puede acceder a ellos, como por ejemplo, en modo de edición o de lectura. Gracias a la trazabilidad de los archivos y documentos podrás conocer quién los ha consultado  y cuándo lo ha hecho, al mismo tiempo que permite saber si en esa consulta dichos documentos fueron modificados o enviados.
  • Un total control de las versiones de los documentos: Cualquier acción que se realice en un documento e implique una modificación, genera automáticamente una nueva versión del documento. De esta forma es posible consultar versiones antiguas al estar asociadas a la última versión del documento.

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