Acuerdo general del Servicio de recuperación de IVA. 

Este acuerdo regula la prestación del servicio de recuperación de IVA

Usted acepta este Acuerdo y sus anexos que lo acompañan, cuando Usted acepta y expide el Formulario de Pedido para la contratación del servicio(s), a  que hace referencia este Acuerdo, aceptando de tal modo las Cláusulas y Condiciones del servicio establecidas en este Acuerdo.  Si Usted está ejecutando este Acuerdo en nombre y representación de una compañía, usted debe tener la suficiente autoridad de vincular tal entidad y sus Filiales a estas Cláusulas y Condiciones del Acuerdo. Si Usted no tiene esta autoridad, o bien no está de acuerdo con estas Cláusulas y Condiciones, Usted no debe hacer uso del servicio ni enviar ningún tipo de documentación para que dicho servicio le sea prestado.

Este Acuerdo es efectivo entre Usted (en adelante “el Cliente”), y Emburse , en adelante  las “Partes”, desde la fecha de aceptación de este Acuerdo. 

Cláusulas

Primera.- definiciones

“Acuerdo”: significa este Acuerdo de contratación para el servicio de recuperación de IVA, y en su caso, los anexos que lo acompañan.

“Servicio”: significa el servicio contratado de recuperación de IVA de las facturas incompletas o simplificadas, susceptibles de que la cuota de IVA de las mismas resulte deducible.

“Prestador del servicio”: significa la sociedad Ayming España S.A.U., con CIF A-82205758.

“Filial”: significa una entidad que directa o indirectamente es conectada con o controlada por otra organización, normalmente más grande. Por “Control” a efectos de esta definición, significa directa o indirectamente la propiedad o el control de más del 50% de la entidad en cuestión.

“Partner Autorizado”: significa cualquiera de los distribuidores, revendedores u otros partners comerciales de Emburse autorizados por escrito para vender el servicio de recuperación de IVA.

Segunda.- Alcance

El  Servicio prestado al Cliente será el de la selección de las facturas correctas e incorrectas, adjuntas a las liquidaciones de gastos de viaje y representación, procesado de estas, emisión o rectificación de las incorrectas y elaboración de un reporte que permita la contabilización de estas facturas y su registro en el libro de facturas recibidas y, en consecuencia, la deducción de las cuotas de IVA repercutidas en las mismas. 

Así mismo, se seleccionarán las facturas con IVA soportado en el extranjero correspondientes al año en curso (año de contratación del Servicio), así como al inmediatamente anterior si en el momento de la contratación del Servicio aún se está dentro de plazo, y que las mismas sean susceptibles de solicitar su devolución, cuyo plazo vence el 30 de septiembre correspondiente al año de contratación del Servicio +1 para países comunitarios, y hasta el 30 de junio del año de contratación para terceros países.

Tercera. – Metodología

El Servicio propuesto se divide en las siguientes etapas:

1. Selección de las facturas incompletas o simplificadas, susceptibles de que la cuota de IVA resulte deducible. 

2. Procesado de facturas y rectificación o emisión de las mismas. Los datos contenidos en las facturas (completas o simplificadas y correctas o no) son introducidos de manera semi-automática mediante un software , recogiéndose toda la información del período, para cada proveedor. 

3. Rectificación de las facturas. Elaboración de una única factura rectificativa correcta y recapitulativa por proveedor, que agrupa todas las facturas incompletas seleccionadas de las operaciones realizadas con el mismo durante el periodo objeto del proyecto (con carácter retroactivo hasta 4 años).

4. Canje de facturas simplificadas por facturas completas siguiendo el mismo procedimiento anterior.

5. Validación de facturas por los proveedores. Las nuevas facturas se validan de tres maneras:

• Acuerdo previo de facturación en nombre de terceros ( acuerdos firmados con más de 13.000 proveedores).
• Firma y sello del proveedor en la factura rectificativa o nueva enviada.
• Factura rectificativa o nueva emitida directamente por el proveedor previa petición nuestra.

6. Elaboración y envío de dossiers. Envío al Cliente de las facturas rectificativas (originales en papel o en formato pdf), de las facturas correctas seleccionadas (copia) y de las nuevas emitidas que sustituyen las simplificadas rectificativas (originales en papel o en formato pdf). Envío en formato Excel de un reporte (ad-hoc a las necesidades de cada cliente ) que permite la contabilización de las facturas y su registro en el libro de facturas recibidas y, en consecuencia, la deducción de las cuotas de IVA soportado. 

7. Conversión a fichero .xml para el reporte automático al SII.

8. Asesoramiento tributario: Durante todo el proceso cuentan con asistencia especializada en esta materia. 

Cuarta. –Calendario*

Para determinar la fase de selección se realizará un análisis previo con el Cliente. Una vez realizado el estudio se le comunicará al Cliente el plazo de tiempo de dicha fase.

La fase de proceso, rectificación y elaboración del primer reporte, se realiza en 20 días laborales adicionales. El segundo reporte se enviará (aproximadamente) 20 días laborables después del envío del primero, estimando que el proyecto finalizará 3 meses después de haber terminado la selección.

*Calendario estándar

Quinta. - Remuneración y facturación

5.1. Remuneración: Los honorarios a facturar al Cliente se calcularán en función del IVA reportado al Cliente, ascendiendo a un porcentaje sobre el importe del mismo, reflejado en el Formulario de Pedido entre el Cliente y Emburse. 

Estos honorarios no incluyen el IVA ni otros gastos en los que pudiéramos incurrir por su cuenta, como por ejemplo el traslado de las liquidaciones, gastos de traducción, desplazamientos, mensajería, etc..

5.2. Facturación

IVA Local: Emburse emitirá su factura de honorarios con ocasión del envío de cada dossier. 

IVA Extranjero: Emburse emitirá su factura de honorarios con ocasión de la recepción de cada reembolso por parte de la Administración.

Todo retraso en el pago convertirá al Cliente en deudor de pleno derecho de una suma igual al montante impagado incrementado una vez en el tipo de interés legal, a calcular desde la fecha de vencimiento mencionada en la factura y hasta el pago efectivo e integral, y ello sin exclusión de otras compensaciones a las que Emburse pueda tener derecho.

Sexta. - Cláusulas adicionales 

6.1 Emburse y el Prestador del Servicio se comprometen a:

• Dedicar sus mejores esfuerzos para la correcta prestación de los servicios según la regla de la buena fe contractual, fundamentalmente para la puesta en marcha en el tiempo requerido de los medios necesarios para la ejecución.
• Informar al Cliente de los trámites emprendidos.
• Recopilar los documentos necesarios, pero no conservar ningún documento original del Cliente después de finalizados los servicios.
• La responsabilidad de cara al cliente, en caso de un error o negligencia por su parte, no será superior a la facturación anual estimada realizada por Emburse al mencionado Cliente por la prestación del servicio.
• Emburse ni el Prestador del Servicio tendrán ninguna responsabilidad derivada de los posibles daños comerciales, pérdida de clientela, dificultades comerciales de ningún tipo, pérdida de beneficios o pérdida de imagen reclamada por el Cliente o por cualquier otro. 

6.2 El Cliente se compromete a:

• Poner a disposición de Emburse todos los documentos e informaciones necesarias para la ejecución o el seguimiento del trabajo, según las condiciones previstas.
• Informar a Emburse previamente de los trámites que ya hayan sido efectuados referentes al objeto sobre el que se refiere la propuesta. 
• Informar a Emburse de todo hecho sobrevenido que tenga incidencia sobre el servicio a prestar.
• Entregar a Emburse copia de toda correspondencia intercambiada con la administración relacionada con la presente propuesta.
• No emprender ningún trámite comprendido en el marco del servicio sin informar previamente a Emburse por escrito.
• Respetar las condiciones de pago.
• Hacerse cargo de aquellas posibles sanciones derivadas del servicio.

Séptima. - Cláusulas generales

• Las Partes se comprometen a colaborar de manera activa y leal en el marco del presente Acuerdo que será ejecutado en un espíritu de buena fe y transparencia.
• Las Partes se comprometen a respetar la confidencialidad de todas las informaciones, de la naturaleza que sean, relativas a la otra Parte y de las que ha tenido conocimiento a raíz de la ejecución del Acuerdo. Esta obligación se aplica al Acuerdo y a sus anexos.
• A estos efectos, cada Parte se asegurará del estricto respeto de esta obligación por sus empleados, y limitará la difusión de información únicamente a los miembros de su personal que sea necesario en el ejercicio de sus funciones y por la ejecución del Acuerdo.
• El respeto de esta obligación de confidencialidad no prohíbe a las Partes mencionar en sus referencias comerciales la identidad de la otra, salvo previa oposición expresa en sentido de contrario.
• Las disposiciones del Acuerdo expresan la totalidad del acuerdo concluido entre las Partes. Prevalecen sobre todas las proposiciones o acuerdos anteriores, así como sobre cualquier otra comunicación entre las Partes cuyo objeto haya sido este Acuerdo.
• Si una o varias estipulaciones del Acuerdo fueran tenidas por no válidas o declaradas como tales en aplicación de una ley, de un reglamento o de una decisión definitiva de una jurisdicción competente, las otras estipulaciones del Acuerdo conservarán su fuerza y su alcance, y las Partes reemplazarán la cláusula no válida por otra disposición cuyo contenido se aproximará al máximo.
• Cada una de las Partes podrá rescindir el Acuerdo si la otra Parte incumple las cargas, cláusulas y condiciones del presente Acuerdo o de sus modificaciones eventuales, y dicho incumplimiento no sea rectificado en los treinta (30) días posteriores a su notificación por escrito. Dicha rescisión será realizada a través de correo certificado con acuse de recibo y esto sin perjuicio de las indemnizaciones por daños y perjuicios a los que la Parte pueda pretender.

En particular, el Acuerdo será rescindido en caso de:

1. Cese de las actividades del Cliente o del Prestador del Servicio.
2. La comisión de actos fraudulentos por parte del Cliente o del Prestador del Servicio.

• El Cliente será el único responsable de cualquier acto o decisión de cualquier clase con respecto a cualquier tercero o cualquier tribunal o administración. Emburse y el Prestador del Servicio no serán responsables del incumplimiento por parte del Cliente de ninguna obligación legal y/o contractual. Los proveedores de servicios usados por el Cliente dentro del marco del proyecto son los únicos responsables de sus compromisos en relación al Cliente y la responsabilidad de Emburse y del Prestador del Servicio no puede extenderse a relaciones entre tales proveedores y el Cliente.

Cada proyecto es diseñado para cada cliente y se adaptan a su situación y necesidades concretas, por lo que alguna o varias de las etapas de la actividad pueden verse modificadas una vez comenzado el trabajo, previa comunicación al Cliente y una vez aprobado el cambio, con el fin de mejorar y optimizar el trabajo realizado.

Octava. - Información confidencial

Tendrá la consideración de información confidencial toda Información susceptible de ser revelada de palabra, por escrito o por cualquier otro medio o soporte, tangible o intangible, actualmente conocido o que se invente en el futuro, intercambiada como consecuencia de la actividad descrita anteriormente.

Emburse adoptará las medidas oportunas para asegurar el tratamiento confidencial de dicha información asumiendo las siguientes obligaciones, conforme a la LOPD-GDD:

• No usar la información confidencial recibida conforme a este acuerdo para ninguna finalidad distinta de la contemplada en el alcance y metodología (en lo sucesivo la “Finalidad”) sin el previo consentimiento escrito del Cliente.
• Permitir el acceso a la información confidencial únicamente a aquellas personas físicas o jurídicas que, prestando, en ambos casos, sus servicios para Emburse, necesiten la información para llevar a cabo la Finalidad. A este respecto, Emburse advertirá a dichas personas físicas o jurídicas de sus obligaciones respecto a la confidencialidad, velando por el cumplimiento de las mismas. A tal fin, se les exigirá un compromiso de confidencialidad y una asunción de responsabilidades en caso de ruptura.
• A comunicar al Cliente de toda filtración de información confidencial de la que tengan o lleguen a tener conocimiento producida por la infidelidad de las personas que hayan accedido a la información confidencial, bien entendido que esa comunicación no exime a la Parte que haya incumplido el presente compromiso de confidencialidad, de responsabilidad, pero si la incumple dará lugar a cuantas responsabilidades se deriven de dicha omisión en particular.
• A limitar el uso de la información confidencial intercambiada entre Emburse y el cliente a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de la Finalidad de este Acuerdo. El intercambio de información confidencial, no supondrá, en ningún caso, la concesión de permiso o derecho expreso o implícito para el uso de patentes, licencias o derechos de autor, propiedad de la Parte que revele la información confidencial.
• No desvelar ni revelar la información confidencial del Cliente a terceras personas salvo autorización previa y escrita. En especial  Emburse no podrá, sin autorización escrita de la otra, hacer público a través de cualquier medio de difusión pública el contenido del Acuerdo. Queda exceptuada de dicho requisito la publicación de la información confidencial que haya de efectuarse de conformidad con lo establecido en la normativa aplicable.

Lo establecido en esta estipulación no será de aplicación a ninguna información confidencial sobre la que Emburse pudiera demostrar:

• Que fuera de dominio público en el momento de haberle sido revelada.
• Que, después de haberle sido revelada, fuera publicada o de otra forma pasara a ser de dominio público, sin quebrantamiento de la obligación de confidencialidad por la Parte que recibiera dicha información.
• Que en el momento de haberle sido revelada, la parte que la recibiera ya estuviera en posesión de la misma por medios lícitos.
• Que tuviera consentimiento escrito previo para desvelar la información.
• Que haya sido solicitada por Autoridades Administrativas o Judiciales competentes que deban pronunciarse sobre aspectos totales o parciales del mismo, en cuyo caso, la Parte que tenga que realizar la presentación deberá comunicárselo a la otra con carácter previo a que dicha presentación tenga lugar.
• Que sea desarrollada independientemente (por personal que no tenga acceso a la información confidencial) por la Parte Receptora.

Novena. - Protección de datos de carácter personal 

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de Diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD),  Emburse , en su condición de encargado del tratamiento de los datos personales almacenados en ficheros del Cliente a los que tenga acceso con ocasión del presente Acuerdo y durante el tiempo que se encuentre en vigor el mismo, por cuenta de éste último, se compromete y obliga, a sí mismo y a su personal, a:

• Utilizar los datos personales a los que tenga acceso sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
• Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del Responsable del Tratamiento.
• Si el Encargado del Tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe la LOPD o el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos, el Encargado informará inmediatamente al Responsable.
• No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del Responsable del Tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles.
• Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice el Acuerdo.
• Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente. 
• Mantener a disposición del Responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
• Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
• Notificación de violaciones de la seguridad de los datos.

El Encargado del Tratamiento notificará al Responsable del Tratamiento, sin dilación indebida y a través de la dirección de correo electrónico que le indique el Responsable, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. 

Se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
2. Datos de la persona de contacto para obtener más información.
3. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Decimocuarta. - Contrato único 

Las disposiciones del presente documento expresan la totalidad del acuerdo concluido entre las Partes con relación a la contratación y prestación del Servicio contratado, salvo que las Partes de mutuo acuerdo establezcan lo contrario. Prevalecen sobre todas las proposiciones o acuerdos anteriores, así como sobre cualquier otra comunicación entre las Partes cuyo objeto haya sido este contrato.

Decimoquinta. - Disposición general

Si una o varias estipulaciones del Acuerdo fueran tenidas por no válidas o declaradas como tales en aplicación de una ley, de un reglamento o de una decisión definitiva de una jurisdicción competente, las otras estipulaciones del mismo conservarán su fuerza y su alcance, y las Partes reemplazarán la cláusula no válida por otra disposición cuyo contenido se aproximará al máximo.

Decimosexta. - Fuero y legislación aplicable 

Las partes renuncian expresamente a su fuero propio, se someten a los Juzgados y Tribunales de Madrid para la solución de cualquier controversia referente al presente contrato. Este Acuerdo está sujeto a la ley española y será interpretado de acuerdo con la misma.

Última actualización: 26/03/2021