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Cómo controlar la cuenta de resultados

¿Por qué todas las organizaciones necesitan automatizar la gestión de gastos?

¿Y por qué la tuya también?

En la economía actual, donde predominan los tipos de interés elevados y los presupuestos ajustados, unas prácticas eficaces de gestión de gastos resultan no sólo ventajosas, sino prácticamente imprescindibles. Cuando los datos de gastos están repartidos en varios sistemas distintos, controlar los costes, gestionar el flujo de caja y garantizar el cumplimiento se vuelve muy complejo y requiere mucho tiempo.

El software de gestión de gastos ayuda a simplificar y a agilizar el flujo de trabajo de los equipos y permite gestionar los gastos y flujos de caja a la vez que se optimizan costes, se aplican medidas de control para el cumplimiento de la política y se ofrece una mayor visibilidad en tiempo real para impulsar el crecimiento de la empresa.

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Consigue un mayor control sobre las notas de gastos

En el ámbito de los gastos, el cumplimiento de las políticas y la reducción del riesgo de fraude son las principales prioridades y suponen todo un reto para los empleados encargados de revisar y aprobar los gastos. Según los estudios, casi el 20% de las notas de gastos contienen errores, ya que a menudo incluyen información errónea o que no se ajusta a la política de la empresa.1

Mediante la gestión de gastos automatizada, es posible garantizar la precisión de los datos y el cumplimiento de las políticas, ya que avisa automáticamente cuando algún gasto incumple las políticas previamente introducidas en el sistema. La automatización de los gastos reduce la carga de trabajo manual al identificar repeticiones, errores e infracciones antes de su aprobación, consiguiendo así un proceso más eficiente.

Global Business Travel Association

Al utilizar una solución de gestión de gastos, las empresas experimentaron una reducción del 64% en errores y una mejora del 40% en el cumplimiento de las políticas de empresa.

El Grupo Aberdeen

Mejora de la gestión del flujo de caja y mayor visibilidad sobre los gastos

Con las mejores soluciones de gestión de gastos, cualquier equipo financiero puede convertirse en líder de una empresa basada en datos, al conseguir más margen para el análisis y la toma de decisiones basadas en datos. Con la automatización de gastos, el equipo financiero puede recurrir al seguimiento de gastos, ver datos de gastos en tiempo real y obtener información pormenorizada de toda la empresa. Ya no es necesario pasar horas elaborando informes obsoletos y examinando hojas de cálculo llenas de datos como cuando se utiliza un proceso de gestión de gastos manual. Por el contrario, el equipo financiero puede acceder fácilmente a información que ayuda a impulsar el negocio.

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Según un estudio reciente llevado a cabo por Emburse, una de las prioridades de muchos directores financieros es llevar a cabo una gestión más cuidadosa del gasto. Prácticamente la mitad de los responsables financieros encuestados (un 44%) afirmaron que tenían previsto adoptar un sistema de automatización con vistas a aumentar la visibilidad y el análisis del gasto para mejorar el bienestar financiero de su organización.2 Las organizaciones que utilizan datos y análisis completos consiguen una imagen más holística, precisa y en tiempo real del gasto de la empresa, lo que contribuye a aumentar el bienestar financiero.

Finance Trends, Emburse

Aumentar la eficiencia de los empleados al tiempo que se ahorran costes

Según la Global Business Travel Association, procesar una única nota de gastos supone un coste medio de 58 dólares, si tenemos en cuenta el tiempo que tarda el departamento financiero en revisar, aprobar, archivar y reembolsar los gastos.

Una solución de gestión de gastos mejora la eficiencia de la organización al reducir de forma proactiva los errores y los incumplimientos de la política antes de enviar las notas de gasto, disminuyendo así el tiempo que necesita el departamento financiero para revisar los gastos. Además, el ahorro de tiempo y las mejoras van más allá del departamento financiero, ya que se mejora la experiencia de todos los empleados en general al simplificar y agilizar todo el proceso de las notas de gastos.

Al implantar una solución de gestión de gastos, puedes reducir en casi un 60% el coste que supone procesar los gastos

El Grupo Aberdeen

Retorno de la inversión (ROI) de la automatización de la gestión de gastos:

58 €

Coste medio que supone para una empresa procesar una única nota de gastos sin un software específico para ello

49 €

Coste medio que supone para una empresa procesar una única nota de gastos con un software específico para ello

1.5

Media de notas de gastos presentadas por empleado/a al mes

Cálculo básico del retorno de la inversión (ROI)

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Para conocer con mayor exactitud cuánto podríais ahorrar al mes, es necesario saber el coste medio que supone procesar las notas de gasto. Si no dispones de esa información, puedes utilizar la plantilla de GBTA. Basta con multiplicar el coste medio del sector a la hora de procesar una única nota de gasto por el número de notas de gasto que se procesa cada mes en la empresa. En caso de no saber el número de notas de gasto de la empresa, puedes utilizar el coste medio del sector por empleado y multiplicarlo por el número de empleados de tu organización.

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A continuación, deberás tratar de averiguar cuánto te costaría procesar los gastos mensuales con un software de gestión de gastos. Puedes calcular este coste basándote en el tiempo que crees que el software te puede ahorrar en comparación con el proceso actual. Otra opción es utilizar los datos de GBTA para realizar tu estimación.

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Calcula la diferencia entre los costes nuevos y los antiguos para ver el ahorro mensual.

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Por último, puedes calcular cuál sería el ROI de la solución de gestión automatizada de gastos restando los nuevos costes mensuales de tramitación de dicho ahorro y dividiendo el total por su nuevo coste mensual. En otras palabras, ¿habrá un cambio considerable en el ahorro de costes?

Este sería el cálculo del ROI utilizando los datos de GBTA para una empresa con 150 empleados:

[58 € x (150 x 1,5)] = Coste actual de tramitación al mes de 13 050 €

[29€ x (150 x 1.5)] = Nuevo coste de tramitación al mes de 6525 €

[13 050 €] - [6525 €] = 6525 € de ahorro mensual o un ROI de (13 050 € - 6525 €) / 6525 € = 50%

Esto se traduce en un ahorro de más de 6000 $ al mes en costes de tramitación de notas de gasto.

Para saber más sobre cómo tu organización puede beneficiarse de la automatización de gastos, consulta los siguientes recursos:

Calculadora del ROI

Calcula el retorno de la inversión que podría obtener con Emburse tomando como base los datos del sector de GBTA e IOCP.

Informe sobre tendencias en materia de gestión de gastos de 2023

Emburse encuestó a más de 500 profesionales del ámbito financiero para conocer cómo se están aplicando las técnicas de gestión de gastos en las distintas organizaciones.