En la economía actual, donde predominan los tipos de interés elevados y los presupuestos ajustados, unas prácticas eficaces de gestión de gastos resultan no sólo ventajosas, sino prácticamente imprescindibles. Cuando los datos de gastos están repartidos en varios sistemas distintos, controlar los costes, gestionar el flujo de caja y garantizar el cumplimiento se vuelve muy complejo y requiere mucho tiempo.
El software de gestión de gastos ayuda a simplificar y a agilizar el flujo de trabajo de los equipos y permite gestionar los gastos y flujos de caja a la vez que se optimizan costes, se aplican medidas de control para el cumplimiento de la política y se ofrece una mayor visibilidad en tiempo real para impulsar el crecimiento de la empresa.
En el ámbito de los gastos, el cumplimiento de las políticas y la reducción del riesgo de fraude son las principales prioridades y suponen todo un reto para los empleados encargados de revisar y aprobar los gastos. Según los estudios, casi el 20 % de las notas de gastos contienen errores, ya que a menudo incluyen información errónea o que no se ajusta a la política de la empresa.1
Mediante la gestión de gastos automatizada, es posible garantizar la precisión de los datos y el cumplimiento de las políticas, ya que avisa automáticamente cuando algún gasto incumple las políticas previamente introducidas en el sistema. La automatización de los gastos reduce la carga de trabajo manual al identificar repeticiones, errores e infracciones antes de su aprobación, y consigue así un proceso más eficiente.
1 Global Business Travel Association
Con las mejores soluciones de gestión de gastos, cualquier equipo financiero puede convertirse en líder de una empresa basada en datos, al conseguir más margen para el análisis y la toma de decisiones basadas en datos. Con la automatización de gastos, el equipo financiero puede recurrir al seguimiento de gastos, ver datos de gastos en tiempo real y obtener información pormenorizada de toda la empresa. Ya no es necesario pasar horas elaborando informes obsoletos y examinando hojas de cálculo llenas de datos como cuando se utiliza un proceso de gestión de gastos manual. Por el contrario, el equipo financiero puede acceder fácilmente a información que ayuda a impulsar el negocio.
2 Finance Trends, Emburse
Según la Global Business Travel Association, procesar una única nota de gastos supone un coste medio de 58 dólares, si tenemos en cuenta el tiempo que tarda el departamento financiero en revisar, aprobar, archivar y reembolsar los gastos.
Una solución de gestión de gastos mejora la eficiencia de la organización al reducir de forma proactiva los errores y los incumplimientos de la política antes de enviar las notas de gasto para disminuir así el tiempo que necesita el departamento financiero para revisar los gastos. Además, el ahorro de tiempo y las mejoras van más allá del departamento financiero, ya que se mejora la experiencia de todos los empleados en general al simplificar y agilizar todo el proceso de las notas de gastos.
Coste medio que supone para una empresa procesar una única nota de gastos sin un software específico para ello
Coste medio que supone para una empresa procesar una única nota de gastos con un software específico para ello
Media de notas de gastos presentadas por empleado/a al mes
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