hero-imagen
Cómo controlar la cuenta de resultados

Cómo conseguir la aprobación del director financiero para la automatización de la gestión de gastos

El dilema de la automatización

En el cambiante panorama de la gestión financiera, la automatización es clave para lograr la eficiencia, el cumplimiento y la visión estratégica. La automatización va más allá de mejorar la eficiencia operativa; permite a los directores financieros y a los equipos financieros convertirse en artífices de la rentabilidad y del crecimiento estratégico.

A pesar de los claros beneficios, muchas empresas siguen dependiendo de procesos manuales de los informes de gastos. Continuar con estos métodos obsoletos agota los recursos, dificulta la visibilidad y el cumplimiento y da pie a que se produzcan errores y fraudes.

¿El reto? Desarrollar argumentos a favor de la automatización en los términos que más le preocupan al director financiero.

Eso es precisamente lo que abordaremos en esta guía. Comenzaremos descubriendo la principal prioridad de los directores financieros, antes de analizar más detenidamente los cinco elementos que deben incluirse en un modelo de negocio para la automatización de la gestión de gastos. Al final de esta guía, estará en condiciones de obtener la aprobación incluso del director financiero más escéptico.

hero-imagen
hero-imagen

El papel cambiante del director financiero

Las pruebas documentales de Deloitte, McKinsey y KPMG confirman que los directores financieros ya no son simplemente guardianes de las finanzas, sino figuras fundamentales que impulsan el crecimiento estratégico. Su función ahora implica también encontrar formas innovadoras de controlar los costes, mejorar la eficiencia y tomar decisiones fundamentadas. La automatización es tanto una mejora operativa como una exigencia estratégica.

Sin embargo, el rápido crecimiento de las empresas plantea nuevos retos para los directores financieros, especialmente para los de empresas medianas con ingresos anuales entre 50 y 500 millones de dólares. Los directores financieros deben desarrollar estrategias que respalden el crecimiento al tiempo que gestionan la complejidad financiera y controlan los costes.

Los directores financieros con mentalidad de crecimiento necesitan herramientas que les permitan descubrir oportunidades para reducir costes, mejorar la productividad y la eficiencia en toda la empresa, mejorar la visibilidad de la tesorería y los gastos, respaldar las decisiones estratégicas y mitigar los riesgos y las preocupaciones en materia de cumplimiento. La automatización es la clave para abordar estas necesidades.

Cinco ventajas estratégicas de la automatización de la gestión de gastos

Para obtener la aprobación de una solución de gestión de gastos, los responsables financieros deben demostrar de qué forma ayudará la automatización al director financiero a hacer crecer el negocio. A continuación, se presentan cinco formas en las que la automatización ayuda a los directores financieros a alcanzar sus objetivos en materia de crecimiento empresarial.

Reducción de costes

keyboard_arrow_right

Reducir el coste del procesamiento de gastos es una forma que tienen los directores financieros de aumentar los márgenes comerciales. La Global Business Travel Association [Asociación Mundial de Viajes de Negocios] calcula que a las organizaciones les cuesta 58 dólares procesar un informe de gastos y que los empleados dedican una media de 20 minutos para presentar cada informe. Además, el 19 % de los informes de gastos contienen errores, lo que le supone a las empresas 52 dólares de gasto y una media de 18 minutos para corregirlos.

La automatización de la gestión de gastos reduce significativamente el coste de procesar los informes de gastos, convirtiendo una carga financiera en una fuente de ahorro. Al optimizar los procesos, las aprobaciones y los reembolsos, además de eliminar los costes asociados a la gestión manual de los documentos de gastos, los equipos de finanzas pueden centrarse en proyectos que respalden las visiones más estratégicas de los directores financieros para sus equipos.

La automatización de gastos libera a los equipos de finanzas del laborioso procesamiento manual, lo que les permite concentrarse en actividades que aportan valor, como garantizar que se cumplan las condiciones de los contratos con los proveedores. Según Forrester, el 74 % de los responsables de la toma de decisiones en materia de viajes y gastos consideran que mejorar los procesos y herramientas de viajes y gastos es fundamental para reducir costes y mejorar la eficiencia empresarial.

Las soluciones de gestión de gastos agilizan la creación, presentación, aprobación y reembolso de los informes de gastos con solo unos clics. El envío por medios electrónicos activa los procesos de flujo de trabajo y aprobación, con correos electrónicos automatizados que mantienen al tanto sobre el estado del informe a los gerentes y empleados.

De esta forma, se elimina la necesidad de que los empleados dediquen tiempo a archivar recibos en papel, imprimir informes de gastos mensuales o enviar información de gastos a otra oficina. Los gerentes ya no necesitan conciliar manualmente la información de gastos y la automatización reduce drásticamente el potencial de que se produzcan errores.

Una de las ventajas más significativas de la automatización de gastos es una mejor visibilidad de las operaciones financieras. Los directores financieros pueden obtener información en tiempo real sobre los patrones de gasto, lo que permite tomar decisiones más fundamentadas y mantener una planificación estratégica. Esta transparencia es fundamental para mantener la disciplina presupuestaria e identificar oportunidades de ahorro de costes.

Según Aberdeen Group, la empresa estadounidense media destina entre el 6 % y el 12 % de sus ingresos totales a gastos. Dado que el gasto en viajes y entretenimiento representa una parte significativa del presupuesto anual de una empresa típica, controlar el gasto es fundamental. Sin embargo, el 28 % de las organizaciones de tamaño mediano carecen de la visibilidad oportuna de los datos de gastos, según el IFP.

La automatización de los gastos pone a disposición de los directores financieros y otros gestores de tesorería información respaldada por datos. Además, según PwC, las organizaciones financieras con mejores resultados dedican un 20 % más de tiempo al análisis que a la recopilación de datos.

Los directores financieros han pasado de ser controladores financieros a estrategas en términos de crecimiento. Para tomar decisiones rápidas y fundamentadas sobre el flujo de tesorería y los gastos, necesitan tener acceso instantáneo a la información. Los procesos manuales de gestión de gastos impiden que los directores financieros y otros líderes accedan a los datos necesarios para la previsión financiera, el control de costes, el cumplimiento y la visibilidad del gasto en toda la compañía.

Las soluciones de gestión automatizada de gastos ofrecen informes completos en tiempo real y visibilidad de los datos de gastos. De esta forma, los directores financieros pueden acceder de manera instantánea a información útil, lo que les permite medir el gasto en relación con los presupuestos, identificar los excesos presupuestarios y ajustar el gasto a los objetivos comerciales en constante evolución.

Estas soluciones también pueden identificar oportunidades para consolidar proveedores y ofrecer a los equipos de suministro los datos que necesitan para negociar los contratos con los proveedores.

Según el Institute of Finance and Management [Instituto de Finanzas y Gestión] (IOFM, por sus siglas en inglés), los directores financieros están priorizando la mitigación del riesgo en materia de cumplimiento porque las infracciones pueden dar lugar a multas, sanciones y daños a la reputación que dificultan el crecimiento.

La automatización de la gestión de gastos mejora el cumplimiento normativo al proporcionar transparencia en el gasto. Y los directores financieros y los controladores, por lo general, son responsables de garantizar que se apliquen estos controles y procedimientos de seguimiento.

Las soluciones automatizadas de informes de gastos ofrecen acceso instantáneo a los datos de gastos y funciones de cumplimiento integradas. Los contables y gerentes pueden establecer políticas de viaje estrictas y flexibles dentro del sistema. Se avisa a los empleados cuando un gasto excede el límite de lo permitido, con lo que pueden modificar o retirar su solicitud de reembolso. A continuación, la solución revisa los gastos y marca o rechaza los elementos que no cumplen los requisitos. La automatización también permite a las compañías auditar fácilmente los gastos de viaje de cada empleado, en lugar de depender de auditorías aleatorias y, en gran medida, manuales.

Para obtener más información sobre cómo tu organización puede beneficiarse de la automatización de gastos, pide una demo gratis:

Ahorra tiempo y dinero con Captio

Solicita ahora una demostración de producto de forma gratuita. Estaremos encantados de enseñarte cómo podemos digitalizar el proceso de gestión de gastos de empresa.