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Cómo mejorar la comunicación de las políticas de viaje

Posteado por: Sandra Teruel | 03/07/2014 | Categorias: Gestión de gastos

Uno de los objetivos de la mayoría de empresas es la mejora de la eficiencia de los procesos de gestión de gastos de viaje en sus diversas facetas: control de gastos, comunicación de las políticas de viaje, etc. Se trata de una meta empresarial totalmente lógica si tenemos en cuenta que, pese a la crisis, el número de viajes de negocios en las empresas europeas muestra una clara tendencia al alza. Además, los márgenes de mejora en la optimización de recursos y ahorro directo en este aspecto son todavía bastante amplios.

La eliminación de las tareas manuales, basadas en flujos de papel, es una de las áreas que permiten una rapidísima y directa mejora de la eficiencia y la productividad. Para lograrlo, es necesario implantar algún software de automatización de tareas. De esta manera, la gestión en papel se elimina, sustituyéndose por un proceso mucho más eficaz de digitalización de justificantes y tiques.

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El propio empleado que viaja se convierte en el principal protagonista de esta transformación del formato papel en digital, utilizando para ello su propio smartphone cargado con la aplicación de automatización correspondiente. El proceso se inicia con una captura al justificante y prosigue con un circuito de automatización en diferentes niveles: detección y clasificación de datos importantes, supervisión, validación, adecuación a la política de viajes de la empresa, etc. Todo ello apoyado con servicios en la nube interconectados con otros departamentos y sistemas de la empresa, como contabilidad, fiscalidad o Recursos Humanos.

Los sistemas de automatización como canal de comunicación de las políticas de viaje

Las ventajas de la automatización no acaban en la transformación del papel en archivos digitales y sus beneficios asociados. Estos sistemas también son de gran ayuda para implantar y comunicar eficazmente a los empleados la política de viajes de las empresas, convirtiéndose en un canal de comunicación eficaz.

En la política de viajes se deben definir todos los parámetros relacionados con los desplazamientos de los empleados, como por ejemplo;

  • Topes máximos en las dietas de manutención y otros conceptos en cada país.

  • Gastos no reembolsables en ningún caso.

  • Gastos reembolsables sólo en circunstancias excepcionales.

  • Formas de justificación de estos gastos.

Recordar estos datos no siempre es fácil, lo que puede originar despistes u olvidos de los empleados que deriven en ciertos niveles de conflicto o deterioro del ambiente laboral. Por ejemplo, un empleado puede incurrir en un exceso de gasto durante un viaje por simple desinformación (una comida que exceda del límite establecido) o adquirir un objeto que la empresa no considera gasto reembolsable y, por lo tanto, no procede su devolución (un cargador del móvil o unas pilas para un aparato electrónico).

Este tipo de situaciones, que por otro lado son muy habituales, son fácilmente evitables con un software de automatización, puesto que se puede volcar toda la información y ordenarse de manera que el empleado pueda consultar lo que precise en cualquier momento. También se pueden implantar sistemas recordatorios o de alarma, evitando así que el empleado viajero se que encuentre con la desagradable sorpresa de que un gasto no le va a ser reembolsado por parte de la empresa, por no encontrarse dentro de los parámetros establecidos.

 

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